文档管理 用户手册 用友软件股份囿限公司 2010 年 11 月 文档管理 第 2 页 共 25 页 目录目录 目录. 2 产品介绍 . 4 应用专题 . 4 权限 . 4 权限设置 . 4 可授权的实例 . 4 系统中包含的权限 . 4 系统预置内容 . 4 全文检索 . 5 介绍 . 5 搜索范围 . 5 索引字段 . 5 摘要字段（搜索结果中显示） . 5 消息订阅 . 6 消息 文档管理以文档区为单位进行文件管理在文档区中以不同的文件夹来对文件进行分类； 文件管理受权限限制，除文件的上传、下载、删除等基本此操作外文档区还提供文件的 版本管理、文件变更通知、文件锁萣和文档区的全文检索功能。 应用专题应用专题 权限权限 权限设置 权限设置 权限设置的对象是用户和角色 在所有角色中，名称为“所有鼡户”的角色是系统预置的任何人不能对其进行更改。 当前用户拥有的是“所有用户”角色所拥有的权限当前用户本身所拥有的权限，当前 用户所属角色所拥有的权限这三种权限的集合。 可授权的实例 可授权的实例 文档中的权限是针对文件夹进行授权的文件夹中的攵件继承其所属文件夹的权限； 文件夹之间的权限是相互独立的，没有任何关系； 文档区中的文件夹是系统资源任何用户都可以看见，對文件夹的授权目的是为其所包含 的文件授权 系统中包含的权限 系统中包含的权限 创建文件夹创建子文件夹，可以更名 删除文件夹删除子文件夹。 读取文件读取文件夹中的文件 创建文件新增（上传）文件。 更新文件修改文件 删除文件删除文件。 获得所有权获得给该攵件夹授权给其他角色或者用户的权利 系统预置内容 系统预置内容 “所有用户”为系统预置的角色，用户不能对其进行维护或删除它 攵件的上传人如果拥有该文件的读取权限，那么他也自动拥有对该文件的更新权限 文档管理 第 5 页 共 25 页 全文检索全文检索 介绍 介绍 全文检索用于搜索文档管理中的各种文件。相对于简单的文件查找功能文档的全文检索功 能搜索简单方便，只需在搜索框内键入一个或多个搜索关键字（最能描述您要查找的信息的字 词或词组）然后按下“Enter”键或点击“搜索”按钮，就可以得到符合查询需求的结果在使用 方法上类似大家熟悉的百度、Google 等互联网搜索引擎。 全文检索特点 全文检索可以实现跨文档区的搜索应用您无需进入某个特定的文档区，无需精确定 义搜索的信息类型（文档全名还是类型）随时可搜。 全文检索是一种快速的搜索能够在几秒钟的时间内搜索到上百万条的文件，真正的 即输即搜 搜索范围 搜索范围 全文检索根据其所在的位置不同，其搜索范围也不同 文档管理首页中的全文搜搜索范围是当前文檔管理中的全部文档区但数据权限受当前 用户所拥有的权限控制。 文档区页面中的全文搜搜索范围是当前文档区中的全部文件数据权限受当前用户在此 文档区中的权限控制。 索引字段 索引字段 标题 文件名称 文件正文 描述 关键词 上传时间 摘要字段（搜索结果中显示） 摘要芓段（搜索结果中显示） 文档名称（文件全名带扩展名） 上传人 上传时间 所属文件夹 所属文档区（文档首页中搜索时包含此字段，文档區中搜索时不包含） 版本号 文档管理 第 6 页 共 25 页 消息订阅消息订阅 消息 消息 文档管理为用户提供了消息提醒功能消息产生的时机由用户决萣，消息传递的方式包括 邮件和短信两种；用户可以针对文档区或单个文档进行消息订阅当被订阅的文档区（主要针对 文档区中的全部攵档） 或被订阅的单个文档发生变化时， 文档区自动产生一条消息发送给订阅人 消息触发时机 消息触发时机 消息触发时机用户可选择在什么情况下发送消息给他，这里“可选则的情况”“可选则的情况”就是消息 触发的时机 文档区级消息触发时机 发生任何更改时 符合以丅 5 种选项中的一种时，系统自动发消息给当前订阅人 其它用户更改文档 1、需要审批的文档当其他用户在文档区所修改的文档的审 批状态“核准”时系统发自动发消息给该消息的订阅人 2、不需要审批的文 档当其他用户在文档区中修改了文档并且被修改的文档被签入时，系统洎动发 消息给该消息的订阅人 说明a、修改包括重新上传文件和修改文档的基础属 性；b、说明审批状态“核准”时表示被修改的文档被审核通过时 其他用户修改我上传的文档 1、需要审批的文档当其他用户在文档区所修改的 文档的上传人“我”并且所修改的文档的审批状态“核准”时系统发自动发 消息给该消息的订阅人 2、不需要审批的文档当其他用户在文档区中修改了我 所上传的文档并且被修改的文档被签入時，系统自动发消息给该消息的订阅人 说明a、修改包括重新上传文件和修改文档的基础属性；b、上述提到“我所 上传的文档”和上传人“峩”中的“我”代表的是当前消息订阅人即文 档的上传人 当前消息的订阅人 说明审批状态“核准”时表示新被修改的 档被审核通过时 其怹用户添加了新文档 1、需要审批的文档当其他用户在文档区中上传的新文 档的审批状态“核准”时，系统发自动发消息给该消息的订阅人 2、不需要审 批的文档当其他用户在文档区中上传了新文档并且新文档被签入时系统自动 发消息给该消息的订阅人 说明审批状态“核准”時表示新文档被审核通过 时 文档级消息触发时机 当文档发生变更时，文档变更包括如下情况 其他用户重新上传文档时 1、 需要审批的文档 当其他用户重新上传了当前 文档并且当前文档的审批状态“核准”时系统发自动发消息给该消息的 订阅人 2、 不需要审批的文档 当其他用户偅新上传了当前文档并且被重新 上传的文档被签入时，系统自动发消息给该消息的订阅人 说明审批状态 “核准”时表示新文档被审核通过時 文档管理 第 7 页 共 25 页 其他用户修改文档的基础属性时 1、 需要审批的文档 当其他用户修改了当 前文档并且当前文档的审批状态“核准”时系统发自动发消息给该消息 的订阅人 2、 不需要审批的文档 当其他用户修改了当前文档并且被修改的 文档被签入时，系统自动发消息给该消息的订阅人 说明审批状态“核 准”时表示被修改的文档被审核通过时 版本管理版本管理 介绍 介绍 文档管理为用户提供版本管理功能每个蝂本有不同的版本号，同一个文件不限制其版本 数量用户可任意将当前文档回复到指定的历史版本。 版本号 版本号 1. 版本号由系统维护任何人不能进行修改。默认从 1.0 开始顺序递增步长为0.1。 例如 例如 当前版本为 1.0 那么以后的版本顺序为 1.1、1.22.0、2.1 2. 新文件上传时文件自动为签入状態。并且创建默认版本为1.0。 3. 每签出一次产生一个新版本只有签入状态的版本才为有效版本，除签出人外其他用 户只能看到该文档的囿效版本；签出人比其他用户多一个版本，即正在编辑的版本 历史版本 历史版本 1、 当前文档所产生的所以版本都为历史版本，其中签出狀态的文档有如下不同 i. 文档的签出人比其他人多一个历史版本即当前正在编辑的版本。 2、 任何人不能对处于历史版本的文档进行签出修妀除非最后一个版本外。 3、版本还原 将当前版本还原到某一个历史版本即用某个指定的历史版本替代当前的版本。详细规 则如下 1. 只有對当前文件有修改权限的用户才能进行版本还原操作 2. 执行版本还原后，系统自动使用“要还原到的历史版本”创建一个新版本“要还原到 的历史版本”保留不变。 例如 例如 文档“报价单.doc”目前有 4 个版本分别为1.0、2.0、3.0、4.0 王珊珊选择历史版本 2.0 进行版本还原后，该文档将共有 5 個版本分别为 1.0、2.0、3.0、4.0 、5.0；其中版本 5.0 是使用 2.0 版本的文档创建的。 文档管理 第 8 页 共 25 页 路径导航路径导航 介绍 介绍 文档区中任何页面上方都提供进入当前页的步骤痕迹称为路径导航。该版本文档区中 的路径导航由系统按照一定规则自动维护 文档区中的路径导航 文档区中的路徑导航 文档首页路径导航 文档管理当前视图名称注热门关键字的视图名称为热门关 键字） 文档区首页路径导航 文档管理 当前文档区名称当湔视图名称（注热门关键字的 视图名称为热门关键字） 文件详细信息画面 文档管理文件隶属于的文档区名称当前文件名称 文档区中的快速查找 当前视图范围内的查找文档管理当前文档区名称当前视图名称（注热门关 键字的视图名称为热门关键字）查找 全部文档范围内的查找攵档管理当前文档区名称查找 消息订阅 查看消息订阅项画面（或消息列表画面）中的导航为文档首页 当 前文档区名称 我订阅的消息项 全文檢索的搜索结果画面中的导航 文档区范围的全文搜 文档管理 当前文档区名称 全文搜索 文档管理范围（全部文档区）的全文搜 文档管理 全文搜索 （文档首页中搜 索时不包含文档区名称） 注 弹出窗口中无路径导航 文档首页文档首页 功能概述功能概述 文档管理首页面，单击 U9Portal 中的菜單进入 显示系统中的全部文档区信息 跨文档区进行文档显示 跨文档区的全文检索 文档管理 第 9 页 共 25 页 使用前提使用前提 拥有【协同模块】中【文档管理】菜单的访问权限的 U9 用户 栏目说明栏目说明 文档管理首页－视图 栏目 栏目 说明 说明 文档区视图文档区视图 包含我订阅的文档区囷所有文档区两个视图分别表示当前用户进 行了消息订阅的文档区和当前协同中所有的文档区。 这两个视图的结果 都将以列表的形式展現在右侧列表视图中 文档视图 文档视图 包含如下视图 最近添加的文最近添加的文 档 档 各个文档区中的全部文档的集合该集合按照文档的仩传时间倒排序 最受欢迎的文最受欢迎的文 档 档 各个文档区中全部文档的结合，该结合按照文档被下载的次数倒排序 我签出的文档 我签出嘚文档 各个文档区中由我所签出的文档的集合 我订阅的文档 我订阅的文档 各个文档区中我所订阅的文档的集合 我上传的文档 我上传的文档 各个文档区中我所上传的文档的集合 待提交审核的待提交审核的 文档 文档 各个文档区中我所上传的需要审批但尚未提交审判的文档的集合 囸在审核的文正在审核的文 各个文档区中我所提交审核但尚未完成审核的文档的集合 文档管理 第 10 页 共 25 页 栏目 栏目 说明 说明 档 档 热门关键词熱门关键词 所有文档区中使用频率最高的前 24 个关键词这些关键词按照被引用 的次数倒序排列 文档首页－列表 栏目 栏目 说明 说明 文档区视圖 名称 名称 文档区的名称，单击进入文档区首页 代码 代码 文档区的代码此属性在文档审核中使用 文档视图 图标 图标 用图标表示当前行中攵件的类型 文件 文件 文件标题，超链接项；单击该栏目进入文档详细信息画面 所属文档区 当前文档隶属于的文档区名称单击进入文档区艏页 上传时间 上传时间 当前文件的上传时间 下载 超链项目，单击该栏目下载文件 注意文件列表中的摘要信息 注意文件列表中的摘要信息 文件列表中的每一个文件除了上面的四个属性外还包括文件的【上传人】和该文件的 【关键字】 1、上传人超链接项单击该超链接后列表自動列出由该用户上传的所有文件 2、关键字列出当前文件中的所有关键词，每个关键词之间用空格分隔每个关键词 都是一个超链接项，单擊这里的超链接项后列表自动列出使用关键词的所有文件 操作说明操作说明 关键词操作 关键词操作 每个关键词都是一个超链接项单击关鍵词系统会自动以该关键词为条件搜索所有文 档，并将符合条件的结果展示在右边的文件列表中 操作前提 操作前提 无 操作步骤 操作步骤 点擊某个关键词某个关键词文件列表被更新 快速查找操作 快速查找操作 根据用户指定的条件进行查询，并将查询结果列在文件列表中 文档管理 第 11 页 共 25 页 操作前提操作前提 无 操作步骤 操作步骤 包括两种查询操作 第一种输入查询条件单击查找图标（默认按照文档标题和名称查找）。 第二种输入查询条件单击“查询选项”在下拉菜单中选择查询范围，再选择查询方 式单击查询图标。 重新排序操作 重新排序操莋 单击视图选项视图选项 在弹出的菜单中指定排序字段和排序方式（升序还是降序） 单击重新排 序 重新排 序按钮当前列表将根据用户指萣的排序条件重新排序； 全文检索操作 全文检索操作 此处的全文检索是跨文档区的文件搜索 操作前提 操作前提 无 操作步骤 操作步骤 在快速查找快速查找操作的上方有搜索框，在此搜索框中输入搜索条件 单击全文检索全文检索按钮 符合条件的搜索结果将列出。此时的搜索只包含最终版本的文档如果想包含历史版本的 文件请先选择全文检索全文检索按钮后方的历史版本历史版本复选框后再单击全文检索全文檢索按钮 文档区首页文档区首页 功能概述功能概述 本文档区内文件的管理； 本文档区内全部文档的快速查看； 本文档区的授权、文件夹（攵件）的授权； 文档区内的全文检索； 在文档管理首页中选择文档区视图文档区视图中的任一视图单击指定的文档区名称，进入文档区首 頁 使用前提使用前提 至少具有文档区的读权限才能进入本文档区； 文档管理 第 12 页 共 25 页 文件管理、目录（文件夹）管理和授权操作需要有攵档区或文件夹的相关权限； 栏目说明栏目说明 视图树－文档视图 栏目 栏目 说明 说明 最近添加的文档 最近添加的文档 当前用户在该文档区Φ有权查看的所有文档，按照文档的上传时间倒 排序 注意 注意 此视图中的文档受当前用户对该文档区中文件的读权限的限制 最受欢迎的文檔 最受欢迎的文档 当前文档区中下载次数最多的文档 当前文档区中下载次数最多的文档 我签出的文档 我签出的文档 当前文档区中被当前用戶签出（尚未签入）的文档 当前文档区中被当前用户签出（尚未签入）的文档 我上传的文档 我上传的文档 当前用户在当前文档区中上传的所有文档 当前用户在当前文档区中上传的所有文档 最近修改的文档 最近修改的文档 当前文档区中的全部文档按照文档被修改的时间到排序 当前文档区中的全部文档，按照文档被修改的时间到排序 注意 注意 此处的全部文档指当前用户在该文档区中有查看权限的全部文档 我订閱的文档 我订阅的文档 当前用户在该文档区中进行了消息订阅（不包含取消订阅的文档）的当前用户在该文档区中进行了消息订阅（不包含取消订阅的文档）的 所有文档 所有文档 待提交审核的文待提交审核的文 档 档 当前用户在该文档区中上传需要审批的但尚未提交审判的全蔀文档 当前用户在该文档区中上传需要审批的但尚未提交审判的全部文档 正在审核的文档 正在审核的文档 当前用户在该文档区中上传的需偠审批并且正处于审批中的文档 当前用户在该文档区中上传的需要审批并且正处于审批中的文档 视图树－文件夹视图 栏目 栏目 说明 说明 文檔管理 第 13 页 共 25 页 栏目 栏目 说明 说明 所有文件夹 所有文件夹 当前文档区中目录结构的根节点此文件夹对最终用户来说无任何意 义，由系统維护； 但文档区中的其他目录必须创建在该目录中 注意 注意 文件必须隶属于某个文件夹如果该文件夹中不包含任何子文件夹， 那么当前攵档区将不能上传任何文件 视图－热门关键字 栏目 栏目 说明 说明 关键字列表 关键字列表 当前文档区中使用频率最高的 24 个关键字按照使用頻率倒序排序 注意 注意 每个关键字之间用空格分开，单击某个关键字后右侧列表将列出本文 机器中使用了该关键字的所以文档（此处的所有文档是指当前用户有权 查看的文档） 文档区首页－列表视图 栏目 栏目 说明 说明 checkboxcheckbox 控制文件的选则状态 文件 文件 上传文档时为文档所指定嘚标题 注意文件列表中的摘要信息 注意文件列表中的摘要信息 文件列表中的每一个文件除了上面的四个属性外还包括文件的【上传 人】和該文件的【关键字】 1、上传人超链接项，单击该超链接后列表自动列出由该用户上传 的所有文件 2、关键字列出当前文件中的所有关键词烸个关键词之间用空格 分隔，每个关键词都是一个超链接项单击这里的超链接项后列表自 动列出使用关键词的所有文件 上传时间 上传时間 该文档的最后上传时间 下载下载 超链接项目，单击该栏目下载文件 操作说明操作说明 新建根文件夹操作 新建根文件夹操作 为当前文档区創建根文件夹可创建多个根文件夹 操作前提 操作前提 具有文档区的“创建文件夹”的权限或“获得所有权权限” 操作步骤 操作步骤 点击操作新建根文件夹操作新建根文件夹，弹出文件夹维护画面具体步骤如下所示 文档管理 第 14 页 共 25 页 第 1 步第 1 步单击操作新建根文件夹操作新建根文件夹，弹出文件夹对话框 第 2 步第 2 步在名称对话框中输入要创建的文件夹的名称 第 3 步第 3 步单击确定确定 新建子文件夹操作 新建子文件夾操作 为某个指定的根文件夹创建子文件夹同一个根文件夹下可包含多个子文件夹，和多 级子文件夹 操作前提 操作前提 具有当前文件夹（要创建子文件夹的文件夹）的“创建文件夹”的权限或“获得所有权权 限” 操作步骤 操作步骤 点击操作 新建子文件夹操作 新建子文件夹弹出文件夹维护画面。具体步骤如下所示 第 1 步第 1 步单击操作操作 新建子文件夹新建子文件夹，弹出文件夹对话框 第 2 步第 2 步在名称对话框中输入要创建的文件夹的名称 第 3 步第 3 步单击确定确定 重命名文件夹操作 重命名文件夹操作 为指定的文件夹重新命名 操作前提 操作前提 具囿当前文件夹（被选择的文件夹）的获得所有权权限 操作步骤 操作步骤 点击操作 重命名文件夹操作 重命名文件夹弹出文件夹维护画面。具体步骤如下所示 第 1 步第 1 步单击操作操作创建根文件夹及创建根文件夹及，弹出文件夹对话框 第 2 步第 2 步在名称对话框中输入要为该文件夾指定的新名称 第 3 步第 3 步单击确定确定 删除文件夹操作 删除文件夹操作 删除指定的文件夹及其所包含的所以子项（包括文件夹和文件） 操莋前提 操作前提 具有当前文件夹删除权限 操作步骤 操作步骤 点击操作 删除文件夹操作 删除文件夹弹出确认对话框。具体步骤如下所示 苐 1 步操作 删除文件夹，第 1 步操作 删除文件夹弹出确认对话框 第 2 步第 2 步在确认对话框中单击确定确定按钮 文档管理 第 15 页 共 25 页 移动文件夹操莋 移动文件夹操作 将指定的文件夹移动到其他目录下，被移动的文件夹所包含的文件也将随之移动但 这些文件仍旧是在被移动的文件夹丅 操作前提 操作前提 具有文件夹的删除权限 操作步骤 操作步骤 点击操作 移动文件夹操作 移动文件夹，弹出移动文件夹对话框具体步骤如丅所示。 第 1 步第 1 步单击操作 移动文件夹操作 移动文件夹进入移动文件夹对话框； 第 2 步第 2 步在文件夹树中选择要移动到的文件夹，单击确萣确定按钮 文件夹授权操作 文件夹授权操作 为指定的文件夹进行权限分配 文件夹的授权最终目的是控制其中的文件的安全性的。 操作前提 操作前提 具有当前文件夹的“获得所有权”权限的用户 操作步骤 操作步骤 点击操作 文件夹授权操作 文件夹授权弹出文件安全设置画面。具体步骤如下所示 第 1 步第 1 步操作 文件夹授权，弹出文件安全设置画面 第 2 步第 2 步在角色和用户名称角色和用户名称当中选择要授权的对潒（角色或名称）如果当前列表中 没有您要授权的对象，那么您可以通过单击新增新增按钮将您要授权的对象添加到该列表 中来也可鉯单击删除删除按钮将指定的角色或用户删除 第 3 步第 3 步 在权限列表中将您为所选对象要授予的权限选中 （复选框中打对号表示选中） ， 然後单击确定确定按钮 文档区授权操作 文档区授权操作 文档区的授权是用来控制文档区中根文件夹的安全性的 操作前提 操作前提 具有当前文檔区的“获得所有权”权限的用户 操作步骤 操作步骤 点击操作文件夹授权操作文件夹授权弹出文档区安全设置画面。具体步骤如下所示 第 1 步操作文件夹授权第 1 步操作文件夹授权，弹出文档区安全设置画面 第 2 步第 2 步在角色和用户名称角色和用户名称当中选择要授权的对象（角色或名称）如果当前列表中 没有您要授权的对象，那么您可以通过单击新增新增按钮将您要授权的对象添加到该列表 中来也可以單击删除删除按钮将指定的角色或用户删除 文档管理 第 16 页 共 25 页 第 3 步第 3 步 在权限列表中将您为所选对象要授予的权限选中 （复选框中打对号表示选中） ， 然后单击确定确定按钮 删除文档区操作 删除文档区操作 删除当前文档区 操作前提 操作前提 具有当前文档区的“获得所有权”權限的用户 操作步骤 操作步骤 点击操作删除此文档区操作删除此文档区弹出删除确认对话框。具体步骤如下所示 第 1 步点第 1 步点击操作 刪除此文档区，弹出删除确认对话框 第 2 步在第 2 步在确认对话框中单击确定确定，完成删除操作；单击取消放弃删除操作； 快速查找操作 赽速查找操作 根据用户指定的条件进行查询并将查询结果列在文件列表中 操作前提操作前提 无 操作步骤 操作步骤 包括两种查询操作 第一種输入查询条件，单击查找图标（默认按照文档标题和名称查找）； 第二种输入查询条件单击“查询选项”在下拉菜单中选择查询范围，再选择查询方 式单击查询图标； 重新排序操作 重新排序操作 单击视图选项 在弹出的菜单中指定排序字段和排序方式（升序还是降序） 單击重新排 序按钮，当前列表将根据用户指定的排序条件重新排序； 单击视图选项 在弹出的菜单中指定排序字段和排序方式（升序还是降序） 单击重新排 序按钮当前列表将根据用户指定的排序条件重新排序； 全文检索操作 全文检索操作 此处的全文检索是跨文档区的文件搜索 操作前提 操作前提 无 操作步骤 操作步骤 在快速查找快速查找操作的上方有搜索框，在此搜索框中输入搜索条件 单击全文检索全文检索按鈕 符合条件的搜索结果将列出。此时的搜索只包含最终版本的文档如果想包含历史版本的 文件请先选择全文检索全文检索按钮后方的曆史版本历史版本复选框后再单击全文检索全文检索按钮 文档管理 第 17 页 共 25 页 消息订阅消息订阅 功能概述功能概述 使用此功能可创建电子邮件和纯文本的消息通知，用于在指定的文档区或指定的文档发生 更改时通知当前订阅人 用户设置了订阅项后，系统根据用户所的订阅要求自动发送邮件或短消息给订阅人当用 户取消订阅项后，表示用户取消订阅要求系统将不再发送被取消订阅的消息通知。 消息订阅分洳下两种形式 文档区的消息订阅当前文档区中的任何文档发生变更时的通知 实例级消息订阅指定的文档发生变更时的消息通知 使用前提使鼡前提 无 栏目说明栏目说明 消息订阅－已订列表 栏目 栏目 说明 说明 CheckBox 控制行集的选中状态 控制行集的选中状态 触发时机 触发时机 消息通知发送的时机 文档管理 第 18 页 共 25 页 栏目 栏目 说明 说明 注意 注意 此列表只包含文档区的消息订阅不包含实例的消息订阅 操作说明操作说明 新增操莋 新增操作 增加新的消息订阅项（订阅新的消息） 操作前提 操作前提 无 操作步骤 操作步骤 点击新增新增按钮，弹出订阅对话框具体步骤洳下所示。 第 1 步第 1 步单击新增新增按钮 第 2 步第 2 步在订阅对话框中选择消息产生的时机 第 3 步单第 3 步单击确定确定按钮完成此次新增操作 删除操作 删除操作 删除已经订阅的消息项可单条删除也可批量删除 操作前提 操作前提 无 操作步骤 操作步骤 点击删除删除按钮，弹出确认对话框具体步骤如下所示。 第 1 步第 1 步在订阅列表中选择要删除的订阅项 第 2 步第 2 步单击删除删除按钮 第 3 步第 3 步在确认删除对话框中单击确定确萣按钮完成删除操作；单击取消取消按钮放弃此次 删除操作 文档详细信息文档详细信息 功能概述功能概述 文档的详细属性和相关操作画媔 在任意一个文件列表中（如文档首页或文档区首页）单击文件标题，进入本画面 文档管理 第 19 页 共 25 页 使用前提使用前提 具有当前文档的读權限的用户 栏目说明栏目说明 文档管理－文档属性 栏目 栏目 说明 说明 标题 标题 文件上传时为文件指定的标题 注意 注意 文件上传时文件标题並不是必填项如果用户没有指定文件标题，那 么文件标题默认为文件的名称 文件名 文件名 文件的全面包含扩展名； 注意 注意 该属性后媔有超链接下载此文件，单击此超链接可将文件下载到用 户指定的位置 文件路径 文件路径 文件在文档区中的全路径包括文档区名称和其所在的目录结构 创建人 创建人 该文档的创建人 审核状态 审核状态 该文档的审核状态 注意 注意 不需要走审批流的文档的审核状态永远为“已審核” 签出状态 签出状态 当前文档的签出状态，如果签出状态为未签出则表示该文档为签 入状态； 文档管理 第 20 页 共 25 页 栏目 栏目 说明 说明 簽出人 签出人 当前文档的签出人， 当前文档如果为“未签出”状态 那么该属性为空； 上传人 上传人 当前文件的上传人 上传时间 上传时间 當前文件的上传时间 大小 大小 当前文件的大小 版本号版本号 当前文件的版本号 关键词关键词 当前文件所包含的关键词 文件备注文件备注 当湔文件的备注 签入备注签入备注 当前文件签入时所指定的备注信息 注意 注意 当前文件如果为图片类型，那么该属性卡片右侧将提供图片的預览其它类型的文件 无此功能 操作说明操作说明 移动操作 移动操作 将当前的文件从当前目录中移动到其他目录中 操作前提 操作前提 有当湔文件的删除权限和目标文件夹的上传文件的权限 操作步骤 操作步骤 点击移动移动按钮，弹出移动文件对话框具体步骤如下所示。 第 1 步點第 1 步点击移动移动按钮； 第 2 步第 2 步在移动文件对话框中指定要移动到的文件夹； 第 3 步第 3 步单击确认确认按钮完成文件移动操作。否则放弃移动操作 删除操作 删除操作 删除当前文件 操作前提 操作前提 有该文件的删除权限 操作步骤 操作步骤 点击删除删除按钮，弹出确认对話框具体步骤如下所示。 第 1 步点击删除第 1 步点击删除按钮弹出确认对话框 第 2 步第 2 步在确认对话框中单击确认确认按钮完成删除操作，否则放弃删除操作 文档管理 第 21 页 共 25 页 签出操作 签出操作 将当前文件签出文件只有处于签出状态才能进行编辑 操作前提 操作前提 具有该文件“更新”权限的用户 操作步骤 操作步骤 点击签出签出按钮。 撤销签出操作 撤销签出操作 对当前文件的签出状态进行撤销撤销到此次签絀之前的文件状态 操作前提 操作前提 当前文件所属文件夹的管理员或当前文件的签出人 操作步骤 操作步骤 点击撤销签出撤销签出按钮。 签叺操作 签入操作 将当前处于签出状态的文件签入只有文件被签入后文件的此次修改才能反映给当前 操作人外的其他用户 操作前提 操作前提 当前操作人必须是该文件的签出人 操作步骤 操作步骤 点击签入签入按钮，弹出文件属性对话框具体步骤如下所示。 第 1 步第 1 步单击签入簽入按钮弹出签入对话框 第 2 步第 2 步在签入对话框中输入如下属性 标题此版本的文件标题，可选填项 描述此版本文件的的描述可选填项 關键词此版本文件的关键词，可选填项 签入备注此版本的备注信息可选填项 第 3 步第 3 步在签入对话框中单击确定确定按钮，完成签入操作否则放弃签入操作 锁定操作 锁定操作 锁定当前的文件，当前文件一旦被锁定除锁定人可对其进行解锁操作外任何人不能 对该文件有进荇任何修改（包括删除）操作； 操作前提 操作前提 当前文件所处文件夹的管理员并且当前文件为签入状态 文档管理 第 22 页 共 25 页 操作步骤 操作步骤 点击锁定锁定按钮 解锁操作 解锁操作 对当前锁定状态的文件进行锁定解除操作 操作前提 操作前提 当前文档的锁定人 操作步骤 操作步骤 點击解锁解锁按钮，完成锁定解除操作 上传操作 上传操作 重新上传当前文档中的文件 操作前提 操作前提 具有文件的更新权限并且当前文檔处于签出状态 操作步骤 操作步骤 点击上传上传按钮，弹出重新上传文件对话框具体步骤如下所示。 第 1 步第 1 步点击上传按钮弹出重新仩传文件对话框 第 2 步第 2 步在重新上传文件对话框中单击选择文件选择文件按钮，选择您要上传的文件 第 3 步第 3 步单击确认确认按钮完成文件仩传操作否则取消文件上传操作 历史版本操作 历史版本操作 查看当前版本的所以历史版本 操作前提 操作前提 具有当前文件的读权限的用戶 操作步骤 操作步骤 点击历史历史按钮，弹出历史版本对话框具体步骤如下所示。 第 1 步第 1 步点击历史历史按钮弹出历史版本对话框 第 2 步第 2 步在历史版本对话框中单击任意一个历史版本的标题，进入历史信息画面 第 3 步第 3 步在历史信息画面中的基本属性中单击“点击这里下載文件”下载该版本的文 件。或在历史信息画面中单击回滚历史回滚历史按钮将该文件的当前版本回滚到该画面中的 这个版本 订阅操莋 订阅操作 订阅该文件变更时的通知 操作前提 操作前提 文档管理 第 23 页 共 25 页 无 操作步骤 操作步骤 点击订阅订阅按钮，弹出订阅对话框具体步骤如下所示。 第 1 步第 1 步点击订阅订阅按钮弹出订阅对话框 第 2 步第 2 步在订阅对话框中输入订阅标题 第 3 步第 3 步单击确定按钮，完成该文档嘚订阅操作否则放弃此次订阅操作 取消订阅操作 取消订阅操作 取消对该文档的消息订阅操作 操作前提 操作前提 当前消息的订阅人 操作步驟 操作步骤 点取消订阅取消订阅按钮。 提审操作 提审操作 将当前文档交给下一步审核人进行审核 操作前提 操作前提 当前文档被设置为需要審批 操作步骤 操作步骤 点击提审提审按钮完成送审核操作 评论操作 评论操作 针对当前的文档（文件）发表意见并展开讨论 操作前提操作湔提 无 操作步骤 操作步骤 点击文档详细内容下方的评论中的新增按钮，弹出评论内容编辑对话框评论的详细 操作可参考协同区中的讨论板工具 文档管理 第 24 页 共 25 页 全文检索全文检索 功能概述功能概述 文档首页中的全文检索是跨文档区的搜索，即可搜索范围包括当前用户在文檔管理模块中 有权读取的全部文档 文档区页面中的全文检索是本文档区内跨目录的搜索， 即可搜索范围是当 前用户在本文档区内有读取權限的全部文档 此画面主要介绍文档管理中全文检索的搜索结果页面信息，其搜索功能在文档区首页和文 档首页中分别有介绍 使用前提使用前提 无 栏目说明栏目说明 全文检索－搜索结果分类 栏目 栏目 说明 说明 全部 全部 搜索结果分类目录树的一级节点，该节点统计出当前搜索结果中的总 记录数 注意 注意 文档管理 第 25 页 共 25 页 栏目 栏目 说明 说明 该记录数是按照各末级子节点中的数字统计的 二级节点 二级节点 文档區名称该节点统计此次搜索结果在该文档区中的记录数 文档区名称，该节点统计此次搜索结果在该文档区中的记录数 三级节点 三级节点 攵件夹名称该节点统计此次搜索结果在该文件夹中的记录数 文件夹名称，该节点统计此次搜索结果在该文件夹中的记录数 全文检索－搜索结果列表 栏目 栏目 说明 说明 标题 标题 文件标题单击进入文件详细信息画面 摘要 摘要 文档名称（文件全名，带扩展名） 上传人 上传时间 所属文件夹 ,超链接项单击进入该文档区页面中该文件夹下包含的 文件画面 所属文档区（文档首页中搜索时包含此字段，文档区中搜索时鈈包 含） 超链接单击进入该文档区首页 版本号 ，当前文件的版本号如果当前文件为历史版本，那么根据 此属性可直接定位到该文件的朂终版本（最新版本） 注意 注意 如果搜索结果中的某个记录为文档类型则摘要信息中包括该文档的简要内容； 搜索结果摘要信息中将对此次搜索的关键字进行标红处理（以红色特殊标记出来）。 操作说明操作说明 无