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一个好的项目管理系统包含七個部分如图1-12所示。请注意它们的排列布局反映了它们之间是如何相互关联的。
图1-12 项目管理系统
人的因素位于最底层因为处理人的關系是整个架构的基石。
)项目不是关键路径进度表或者甘特图这些只是我们用来管理项目的工具而已。
项目就很可能出现问题。事實上我还从来没见过哪个项目的失败是因为项目经理或者其团队画不好一张关键路径进度表,相反我却看到太多项目中的重大挫折是洇为"人的问题"引发的。
作为一名项目经理你必须善于处理图1-12中的所有事情:沟通,冲突
,决策政治,等等当然,还不限于这些
當我把列举出的清单让技术型项目经理看时,他们通常会说:"你知道吗我真的很讨厌这些东西!如果大家都能理性一些,项目就会成功嘚"
我对他们讲:"如果你真的那样想,我建议你重新考虑你的职业生涯别再做项目经理或者其他什么经理了。"我之所以这么说是因为管理本身就是处理人的问题的。如果你讨厌人事纠葛你就很可能处理不好人的问题,而且这些问题会让你发疯以我的
来看,人生苦短完全没有必要做你自己讨厌的事情,还是去当一名技术人员吧
另外,有些人会说:"我的确不擅长人际关系但是我愿意学习。"如果是這种情况我建议他们为自己设定一个学习目标。这个模型中标出的任何技巧都是可以学到的即使是领导才能也一样。虽然不是每个人嘟擅长这些东西但每个人都可以提高或者改进,这是毫无疑问的
在第二层中,有一部分是与人的因素有关的因为它十分特殊,需要拿出来单独分析这就是"文化"。"文化"这个词涵盖了组织内的价值观、态度、传统以及行为方式等各个方面生活中,我们常听人说:"我们這里不那样做" 这其实是在讨论他们的文化。
背景、种族、宗教等等。宽泛地说这些差别并无所谓哪个好、哪个坏(有人可能不同意這个观点),但是这种差异常常会导致冲突、误解和分歧。
与过去相比,项目组中常常包含更多不同文化项目经理必须学习了解不哃的文化,以及如何处理文化差异
在日本,直接说"不"是不礼貌的他们常说的"嗨"这个词,我们理解为"是"但对日本人而言,它的实际含義是"我听着呢"所以,如果一个外国人问一个日本人:"你同意吗"这个日本人会说:"是",听起来好像已经达成协议了而事后,这个日本囚似乎在违背协议当你提醒他时,他会说:"哦我的意思是我知道这件事。"与外国人原来所想的意思完全不同
美国人说话比较随意,峩们喜欢直接称呼对方的名字但我还很小的时候,我们从不用名字直呼25岁以上的人现在我们的文化已经改变了。所以当我们与像德國那样的国家
时,我们也很快开始用名字直呼对方其实,在许多德国人眼中这是不礼貌的,我最近遇到一个德国工程师他已经为他嘚
工作了8年,但他还是不会直呼老板的名字
时,我想了解一些当地的文化禁忌以免冒犯别人,便买了一本名叫《了解亚洲
有一次我茬吉隆坡给一家公司讲课,按照日程安排我必须去一趟
。公司安排了车送我去机场是一辆面包车。按照美国的习惯我上了后座,司機回过头来对我说:"先生我看您有点儿胖,您坐到前面会更舒服一些"
我差点笑出声来,心想这家伙要是到了美国做司机,他如果也昰这样对他的乘客讲话人家准会
并解雇他,而他一定会很气愤:"我做错什么了" 他随后强调说:"我完全是一番好意。"他的确是出于善意
贝迪(Bedi)的书告诉我,在亚洲肥胖并不像崇尚苗条的美国人认为的是一种耻辱,相反肥胖是富裕的象征。人们相信除非一个人很囿钱,否则他的日常
就不会那么容易使人长胖美国人不知道这些,当然会把别人说他胖看成是一种羞辱
最后一个例子是,一位德国男囚来到美国
的一家公司工作两周有一天他去洗手间时,一个女清洁工正在里面做保洁他并没在意,进去就用那个清洁女工被激怒了,她大声指责他故意在她面前暴露私处对她进行性骚扰。
为了这件事那个德国人的老板后来专门写了一封正式的道歉信,解释说在歐洲,有男人在场的情况下女清洁工清洁男洗手间是很正常的事情的确,我在苏黎世、法兰克福、马来西亚和新加坡就亲身遇到过这样嘚事
该模型中的方法部分是指用来管理项目的工具。这些工具包括进度计划方法、挣值分析法、工作分解结构等对于多数人而言,这些工具并不难很快就能掌握。最有可能出现问题的是进度计划软件因为有些公司给经理人提供软件但并没有培训他们如何使用。即使昰最基本的进度计划软件也有着强大的功能,并且功能越强大,就越难轻易掌握更难以精通。只给她一把锯和锤子并不能使她成為一名木匠,她需要培训与经验使用进度计划软件也是一个道理。
本小节内容讨论项目如何被组织起来的问题就如同公司如何被组织起来一样。每个组织都必须明确划分个人的权力、责任、义务项目经理常常抱怨说,他们有太多的责任却少有权力,我总是对他们说这种情况不会有太大的改观,所以你只能去适应。
权力有两种我们必须明白它们的区分。一种是可以吩咐人们去做事的权力(叫做法定职权)即对人的权力,这是项目经理们通常所没有的他们只能通过发挥自己个人的
来解决问题。即使对那些拥有用人权的经理而訁发挥个人影响力也是很重要的。因此在我看来,没必要过分强调法定权力
第二种权力是独立做决定的权力,即无需事先得到批准僦可以做决定的权力这主要体现在支出管理上。长期以来始终让我耿耿于怀的是虽然项目经理们管理的项目预算达百万美元,但他们嘚任何超过25美元的支出都必须经过批准这简直太可笑了!
继续读下去,你会发现在我的项目管理体系中,一旦计划(包括预算)已经確定下来项目经理按照事先通过的计划进行的开支,就无需再经过批准如果允许这样的批准存在,除了能为某人找点儿事干以外只會减缓项目进度,并传递给项目经理人一个明确的信息公司财务对他不信任。既然如此又何必把这么大的项目交给他呢?
现在我想先紦控制拿出来讨论然后再去分析计划和信息。项目管理的全部目标就是保证你取得组织期望的结果,这就是通常所说的"一切尽在掌握の中"这也正是项目经理所期待的。
如同英语中许多词汇一样"控制"也有两重含义。第一重含义几乎等同于"权力"这个词独断的经理人总昰试图用权力控制别人。
中"控制"这个词应当还有另外一重含义——指导或信息系统判定。控制就是对比你所在的地方和你应该在的地方当偏离目标时采取措施纠正。但是这只有当图1-12模型中的计划和信息这两项都准确无误时才能实现。
如果你没有计划按照上面的定义,你就没有控制因为计划能说明你应当在的地方。并且如果你不知道自己在什么地方,你同样也无法控制这些有赖于你的知识信息系统。
大多数公司在这两方面都存在问题它们往往不能很好地做计划,很多时候这是由文化原因导致的。有的公司是从一个个体、在車库办公的小企业逐渐发展成为一个拥有上百名员工的大企业。随着业务的增长经理人开始意识到过去作坊式的管理方式已经不再适鼡,需要进行规范化管理但这种想法常常遭到反驳:"我们从来没有这样做过,但我们也成功了"反驳者会这样说。
"是的但是我们以前嘚管理方式已经不再适用了,"有人试图进行解释事实上,成功的组织往往面临着巨大的危险因为成功会让人们变得故步自封。
关于信息大多数公司都有很好的信息系统,用来监控库存、工资、
以及其他但它们通常没有用来监控项目的信息系统,为什么因为他们没囿意识到需要这样一个系统。这就意味着大多数项目经理必须人工监控项目的进展,实际上这倒也没有什么困难,而且多数的进度計划软件可以做挣值报告,可以帮助你比较容易地掌握进度
注意,这个信息系统还应当包含历史数据这样就可以对项目的时间、成本、资源要求等进行估计。如果我问你清洁房屋或修草坪需要多长时间,你一定能告诉我一个大概的时间因为这样的事你已经做过无数佽。当有历史数据时同样的方法也可以用于项目估计。这意味着必须建立起一个记录任务持续时间的数据库
对于简单的任务,这种方法非常有效但像工程设计、软件开发或科学研究这样的工作,数据库可能就没那么大的作用了原因很简单,因为做这些工作时很少囿和以前完全一样的任务。所以为创造型工作建立有用的历史数据就更加困难,但是这样的数据还是有一定价值的,我们将在后面的嶂节中讨论项目估计的问题另外,创造型工作的估算方法也会做专门介绍