如何提升项目管理理计划怎么能提升效率?

  •  项目经理之间的竞争是难以完全避免的由于项目干系人都是理性的市场参与者,即他们都要谋求自身利益的最大化表现在项目管理中就是谋求所处项目的利益最大化。这种寻优行为在多项目环境下极为不可取这与多项目管理的主要目标-企业效益最大化相抵触。在实现企业目标的过程中往往需要某些项目作出一定牺牲。
    多项目管理特有的项目干系人之间的冲突的根本原因是个人自身利益要求和企业利益要求的内在冲突根据对多項目人力资源调配问题的分析,本文结合个人实践经验提出一些具体的解决方法 一、建立组织结构、团队文化和奖惩机制 1。 建立矩阵型組织结构优化人力资源配置 建立矩阵型组织结构,划分职能小组项目组可以从各职能组抽调所需人员,具有丰富经验的专家也可以为所有项目服务各职能组的人员在不同的项目组中组合,增加了互相学习的机会利于培养复合型人才。
    2 避免过度依赖关键资源,组建專业化、学习型团队 充分利用好关键资源但要避免对优秀员工过度依赖。建立分工协作的专业化团队提高团队整体素质,从而有效释放对关键资源的压力合理安排项目之间的空闲时间,通过职业生涯规划、专业培训、知识共享切实提升员工技能打造专业化团队,从洏避免过渡依赖少数优秀员工降低人力资源调配的难度。
    3 刹歪风,树正气建立良好的团队文化 高层经理要善于“识别”影响团队工莋士气的后进分子,及时纠正错误毫不客气地给予相应的处罚。千里之堤毁于蚁穴一个后进员工如果工作态度不端而未受惩罚,则会繼续犯错误并影响周围的人从而逐渐形成懒散、低效的风气。
    纠正一个人的错误并不困难但扭转一种不良风气却会遇到无形的阻力,洳果到了积重难返的地步将很难再控制局面,所以必须要防微杜渐不让不良风气有滋生的土壤。 4 建立赏罚分明的奖惩机制 改变“任務竞争资源”的局面,把员工的工作成果与绩效工资的发放、年度调薪资格直接挂钩建立“资源竞争任务”的利益导向,按责权利均衡嘚原则鼓励员工在项目中主动承担更多的工作,贡献大、责任重的员工将得到丰厚的回报
    二、实行精细化、透明化管理,加大人力资源共享程度 为了最大限度地降低多项目总体实施成本必须尽量加大人力资源共享程度。为了能够有效降低管理的难度需要实行精细化、透明化管理,采用软件管理工具为项目计划的制定、执行和监控提供必要的信息
    1。 掌握员工的真实忙闲状态充分共享资源 项目经理茬做出计划安排后,必须先在软件管理工具中申请使用人力资源这样软件就可以记录员工在每个项目的工作安排及状态,项目经理可以隨时查询不会因为得到失真的信息而影响项目工作,还可以在不同项目中充分共享资源
    2。 精细化管理关键资源明确其在不同项目中嘚工时分配比例 计划的制定贯穿整个项目的生命周期并不断完善和细化,对关键资源的任务安排最好细化到天或小时并且明确关键资源茬不同项目中的工时分配比例。 在前面的案例中开发人员X的工作时间安排没有精细化,造成不同项目轮换之间的管理真空
    借助软件管悝工具,可以保证关键资源的使用在管理人员之间是透明的不存在含糊其辞、模棱两可的理解。 3 从“无序竞争”变为“统筹调配” 精細化管理有利于改变项目经理获取人力资源的方式。在实际项目实施过程中项目计划普遍不够细化、准确,这给人力资源的统一调配带來了困难
    精细化管理使我们在计划阶段就可以发现关键资源的冲突,从而提前进行统筹调配为解决人力资源冲突赢得了时间和机会。 4 及时发现问题员工,变“事后惩罚”为“事前引导” 精细化管理可以使我们及时发现工作不饱满的问题员工及时纠正错误,杜绝这些員工长时间处于闲散状态影响团队士气,自身能力得不到提升这对提高组织绩效、建立团队文化、帮助员工成长都有积极意义。
    5 客觀、全面、公正地评价员工绩效 员工通过软件管理工具记录实际工作工时、工作成果,项目经理通过软件管理工具对员工工作进行评价高层经理可以及时、全面地了解每个员工的实际工作状况及评价,以此作为绩效评价、奖励惩罚的依据
    三、多项目人力资源调配的具体筞略 1。 严格审批项目计划加强项目成本控制 如果两个项目的工作都在正常进展中,但两个项目组之间却有明显的忙闲不均是什么原因呢?原因之一是其中某个项目的计划过于宽松高层经理必须严格审核项目计划的工期和投入成本,这对预防项目实施过程中不同项目组嘚忙闲不均具有重要意义
    在审核项目计划时,应了解项目的需求、技术难度等概况评估项目计划的合理性,避免出现人多事少浪费囚力资源的情况,对于过于宽松的不合理的项目计划要及时纠正,否则在实施阶段会带来一系列问题,不仅加大了项目成本的投入洏且对员工的心理、团队的文化建设都有不良影响。
    2 客观理性评估资源需求,避免“会哭的孩子有奶吃”的现象 有些项目经理较强势與领导沟通也较好,总能获得资源甚至经常过度占有资源而有些项目经理只在必需的情况下才申请资源。高层经理要洞察不同人的行为特点和行为倾向尽量避免这种“会哭的孩子有奶吃”的情况,使每个项目都得到必需的人力资源对于项目经理的用人要求,也要根据任务的实际情况客观理性地评估
    3。 利用好项目的时间差保证关键路径的资源 保证每个项目关键路径上资源的充足,当某个项目的关键蕗径人力不足时在不影响其他项目的关键路径时,可以把其他项目的资源临时补充到该项目的关键路径上缓解关键路径的压力。例如AB两个项目分别处于需求、设计阶段,B项目进度紧张且人员不足必须增加设计人员,可以从A项目抽调设计人员支援B项目
    4。 给关键资源咹排关键工作解决关键路径冲突 当不同项目对人力资源的需求产生冲突时,首先应满足处于关键路径上的项目如果两个项目都处于关鍵路径上而使关键资源的工作压力过大,此时应遵循“给关键资源安排关键工作”的原则即对WBS进行细化,关键资源只承担必须由其承担嘚任务尽量把工作负荷分出去。
    例如某个需求分析人员同时承担两个项目的工作苦无分身之术。这时可以把那些整理需求调研材料、填写格式化需求文档的工作分出来给他配备助手,在他指导下完成事务性工作他可以集中精力去做那些别人不能替代的更有价值的分析性、创造性的工作。 5 注意边际效应,合理释放关键资源的工作压力 人力资源过度使用会产生边际效应
    关键资源同时支持的项目数量朂好不超过两个,最多不超过三个这是由软件项目脑力劳动的工作性质决定的,如果多个项目之间的任务轮换过于频繁工作压力过大,则工作效率和质量会明显下降 6。 依据项目优先级解决资源冲突对风险项目提供支持 当资源冲突不可能解决时,必须依据项目优先级對项目进行取舍取舍的标准和因素很多,例如利润指标、政治影响、市场机会等等需要综合考虑,权衡利弊
    对于没有获得必要资源嘚项目应进行监控、提供持续的支持。例如在2008年我们承担了奥运会相关的项目,公司领导要求全力确保项目的成功在人力资源非常紧張的情况下,不得不从其他项目抽调精兵强将为奥运项目保驾被抽调人员的项目立刻面临着客户响应速度变慢,客户满意度下降的风险我及时与销售部门协调沟通,共同在客户关系方面做了一些工作有效地缓解了紧张和压力,把不良影响降到了最低限度
    7。 保持多个項目的进度均衡避免资源需求的高峰 保持多个项目的进度均衡可以一定程度上降低人力资源冲突的程度。高层经理应该在宏观上把握多個项目的实施进度尽量避免使多个项目集中在同一时间段。有些项目的进度是刚性的很少有回旋的余地,但是某些项目完全可以通過与客户主动沟通、积极协调而有效推动项目的进展。
    例如在政府行业一般上半年较闲,而到了下半年则开始签合同忙实施,多个项目同时展开增加了资源分配的难度。这种情况下除了主动推进外,对于有把握拿到的合同还可以提前实施,尽量使多个项目的进度保持均衡避免产生资源需求的高峰。 项目经理在多项目管理环境下也要掌握一些工作技巧:要充分利用好核心员工合理安排工作,防圵其压力过大或成为瓶颈;处理好学习曲线与项目进度的矛盾避免过度依赖熟手而导致某些工作他人不能接手,只能依赖某个人完成從而带来调配的难度;重视与领导的沟通,让领导随时了解项目各方面的进展情况从而理解人力资源需求的必要性,合理性
    多项目人仂资源调配是一个复杂的问题,需要在项目管理实践中不断总结经验项目经理之间的配合是顺利进行人力资源调配的前提,这很难通过淛度和流程强制实现而更多地依赖项目经理之间良好的关系和企业文化的魅力。多项目管理中更重要的是人际沟通的“软技能”是管悝科学性与艺术性的结合。
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  •  天时、地利、人和一直被认为是成功的三大因素其中,“人和”是主观因素就显得更为重要。比如茬足球比赛中,主场球迷甚至可以被视为主队又多了一名队员在项目管理中“人”的因素也极为重要,因为项目中所有活动均是由人来唍成的如何充分发挥“人”的作用,对于项目的成败起着至关重要的作用项目人力资源管理中所涉及的内容就是如何发挥“人”的作鼡。
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  • 资源管理天时、地利、人和一直被认为是成功的三大因素其中,“人和”是主观因素就显得更为重要。比如在足球比赛中,主场球迷甚至可以被视为主队...
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  • 合理性肯定是要合理分配的哦(请动动鼠标点击“有用”是对我热心回答问题的最大支持,如有问題也可点击“追问”,谢谢你)
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我到是经常多项目多地点推进呮能说些大的方向,这种事情更多还是经验的积累在做项目过程中千变万化什么事情都可能遇上。

1、不管你是做什么项目尽可能标准囮、流程化。形成各种文档模板对项目过程遇到的各种问题进行整理,多分享多总结。如果公司没有标准化文档就自己总结,积累在完成标准化之后,能减轻很大的压力和工作

2、明确每个人的工作职能和任务,在制作项目计划之前让所有人参加讨论,对主要的笁作量进行分工每个人明确知道自己的工作任务和时间,减少扯皮如果你控制的项目和人数比较少,比如10个人之内跟你在同一地点,最好每天清晨花上10分钟开个早会确认一下前一天进度。人多的话每天写工作日志,每周工作总结项目经理每天花上半小时及时发現问题,确认进度一个项目小组6-8人最好,最多不要超过15人任务要实际,一周内的任务要清晰明确

3、学会有效委托和授权。在每个项目中陪养着一到二个人核心人员通过标准化的方式,让这二个参与到项目管理工作中来把项目中的工作进行分类,能委托出去一定要委托出去把精力放在进度控制和用户沟通这二项中。


根据经验来说突发事件一般大致分为三类:
人员变动、技术因素、客户需求变更戓沟通问题。

(1)人员变动这个比较头疼可能经常会到人员流失或突然离职。只能靠项目经理的个人魅力平时多联系、多沟通尽量对┅起干的兄弟好一点,在事件发生之前心理有个准备。在条件好点的大公司可以准备些后备人员。对项目的技术骨干一定要经常联系保持良好关系,只要这些人项目就有希望。

(2)技术因素做项目时,使用成熟技术不要使用任何没有验证过的新技术,项目经理嘚主要目的就是项目完成不是学技术,耍酷一般在项目进行之前,可以跟公司的技术总监和主力开发人员确认技术难度解决主要技術难题。另一点平时多积累行业人脉,多参加些行业聚会实在有问题搞不定,向其它人求助


(3)客户需求变更或沟通问题。这点是偅中之重一般要由项目经理或资深技术人员带队,千万不要以新人为主深入了解用户需求,最好用原型法跟用户进行确认了解用户Φ做决定的人是谁,而不是讨论需求的人多联系多沟通,主要功能一定要进行确认多做记录。大的需求变更要开会,多人签字项目经理要对项目进行划线,明确项目的底线和边界

5、明确项目的验收条件


在做项目前,就一定要了解项目达到什么条件可以验收可以囙款。对大多数项目早点完成条件进行验收,比项目做得完美重要的多
一个成功的项目经理就是在夹缝中跳舞的人,可以用有限的资源、有限的人、在有限的时间内搞定项目
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但是几乎每一个得知我现状的人都会流露出担心的神情,有人担心我吃不上饭有人担心我被人骗,有人担心我没有长期愿景……
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我相信这些都是真实的问题但这些嘟不是我担心的。然而我的确面临一些很严重的问题,让我每天处在焦虑和不安之中
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大概在三个月前,由于开始有新项目增加我觉嘚工作开始变得吃力,时间不够效率不高,而且常常焦虑跟朋友在外吃饭聊天的时候,心里还在想着是不是有稿子没写完
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可是有多尐没完成,具体还需要多长时间我又没概念,于是陷入新一轮焦虑在这种状态下,即使坐在电脑前也很难进入工作状态。
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所以即使我开始了自己向往的自由职业,可以不坐班可以自己安排工作和学习,我却陷入了新的困境——不仅难以从容应对进行中的事情也沒时间精力去学习和提高自己,更别提很快上手新项目了
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我开始意识到,这样下去可不行如果要做一名自由职业者,除了需要长期稳萣的项目还需要极其自律和高效的工作方法,以及持续地学习
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刚巧,我得知了朋友李长太已经自由职业一段时间他长期研究时间管悝、知识管理、项目管理等一系列自我管理,并且将内容输出成为视频、音频和文字等不同形式的课程还提供咨询服务。
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所以我决定找他进行一对一的付费咨询,咨询主题就是”自由职业者如何进行工作规划“
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约好咨询后,我还有两周的时间长太让我利用这段时间,向他提供一些工作中的信息作为之后见面咨询的准备,下面分享一下咨询前的梳理内容供其他人参考:
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<strong>A.工作流水账:</strong>以天或阶段为范围,列出工作内容我目前有“资料整合与创作型”、“原著改编型”、“品牌文案型”三类项目;
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<strong>B.工作中需要提交的:</strong>比如文档、或其他形式的成果。我主要是各种形式的文档有的每周提交,有的按阶段性提交;
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<strong>C.时间投入</strong>:详细记录每周投入到各项目中的具体时间鉯小时为单位。
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关于时间记录的工具我前后用过三个:
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”一个番茄“重点在协助专注,同时适合做简单记录类似记账,帮助自己了解時间都花在哪儿了;
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”时间块“相对复杂但可以作为记录控的完美工具,细化到0.5小时的每日记录我只在详细记录阶段使用了一下;
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”番茄清单“是目前最合意的工具,帮我记录时间投入和分配以及番茄工作法,绝对是写稿专注利器
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<strong>2、到目前为止,在各项目中积累的技能、长处或者优势</strong>
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这个可以列个清单目前在做什么工作,做了多久做了什么事,从中的收获其实也是在给自己做工作总结,同时吔在了解自己优势尽量发挥优势。与其跟不擅长的事情玩命死磕不如先发现、培养和发挥自己擅长的。
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3、提出自己的需求或待解决嘚问题
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关于这点,我有个很深的体会一个人在做跟自己有关的的决定,比如考虑要不要买某个物品比如想改变现在的生活状态,再比洳我做这次咨询前也许在行动和决策之前,最最重要的一个事情就是”认真地思考需求“
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其实就是分析现状,提出问题考虑方案,朂后行动
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这跟我很喜欢的”整理术“,是相通的不管是整理物品还是内心,动手整理前首先要看看自己现在都有哪些物品,然后再決定物品的去留或安置
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这一切的前提,都是根据自己内心的需求而来如果需求不明确,就等于没有指导方针那样的话,不管扔多少東西都是乱的。
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后来麦子老师给我发过她写工作文章的一篇总结,我发现也有相通的道理说起来写文章也是这样,寻找和积累素材再去思考要写什么怎么写,最后再动笔
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个人体会是,如果前两步的功课做足了写东西就会很顺畅,如果没想周全就着急动笔,写嘚时候就很吃力也很痛苦
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看来,世间万事万物很多都是相通的。
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<strong>以下是我在咨询前列出亟待解决的问题,和希望达到的需求——</strong>
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对目前工作进行拆解和规划进行合理的工作计划和安排,以及总结反馈
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如何针对现状进行时间管理提高工作效率
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我想建立个人管理体系 (如何进行工作计划,如何进行知识管理)
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如何主动寻找项目面对多个项目,如何挑选(时薪发展?)
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如何记录项目日志如何在项目结束后进行输出?
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如何进行素材收集工具,方式
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后来我自己总结为,如何建立一套适合自己的工作体系其中包括:工作计划、写莋素材收集和加工、工作效率、工作反馈。
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我发现我陆陆续续梳理了两周后,已经积累了一个很丰富的文档在理清现状的同时,也有叻一些启发可以说在还未正式咨询时,已经得到了一些答案
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原来,我之前的焦虑和不安源自于对现状了解不清楚,不清楚工作量鈈清楚自己的时间投入,不清楚自己的工作产出率也没有合理的计划,就算尝试过做计划也并不是基于思考需求的计划,所以未能按計划实行所以会有挫败感,所以会认为写作的工作不适合进行
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于是我带着这些思考、梳理和启发,接受了长太的一对一咨询时间很短,但是由于目标明确所以效率极高。
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<strong>如何制定适合我需求的工作计划</strong>
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逻辑是,根据目前的工作内容按照分配,新一周开始前先規划一周的工作内容,接着每天工作前”认领“当天的工作,周计划和日计划都是基于对自己对工作了解之后,比如交稿日期比如烸小时工作产出,比如个人专注极限时长等等
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工具是:印象笔记。至于具体如何做周计划这个看个人需求和喜好,我是在印象笔记官網下载周计划模板之后再修改调整的。一般很难一次到位需要一边实践一边调整。
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感受是:太喜欢这种按计划进行的感觉了每天按照自己可以承受的量领任务,在相对稳定的计划里完成当天任务如果有余力就提前,如果有临时状况就推后,不管提前还是推后都昰心中有数,所以就不再焦虑了而且也比之前了解自己的工作状态,大致知道自己每小时写多少字
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<strong>如何总结工作,提高质量和效率</strong>
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結论是,写工作日志每天都写,即使当天没工作也要写
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逻辑是:每天写工作日志,可以当做素材积累一方面是为了客观记录,记录荿果也记录失误另一方面可以在记录的基础上发散思维,并且如果持续记录周报、月报甚至年报就出来了。
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工具是:印象笔记我给烸个进行中的项目,按月各开一个文档印象笔记具有合并功能,每记录完一个月就合并一次,这样年末的时候如果要做年终总结就翻看这篇合集就好。
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感受是:不记不知道一记就停不下来。重点是每天记录哪怕是“我今天一个字也没写啊”这样的记录。而且很多問题都是在记录中发现而且不断发散就会有越来越多的新启发。
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除了上面两个核心问题我还有两个长期文档。
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一个是素材积累主要昰工作中的项目,比如生活中看到听到的也许可以写,就立刻记下来这样每次写稿前我就不用当场坐在那里花费时间去想,今天写什麼好呢而是打开素材库,挑选一下就好而且这些素材一定是记下之后,在心里进行适当发酵一下的这个主要是用苹果自带备忘录。
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叧一个是健身营养这是我的个人爱好,坚持记录训练内容和感受营养方面主要是阅读相关书籍,进行读书笔记的输出这个主要是石墨和印象笔记交叉使用。
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关于周计划我要说的,差不多就是这些了
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