第一节 简单的文字编辑
言归正传我们从哪里开始呢?既然是文字处理软件就让我们先录入一篇文档吧——这也是本书的特点所在,我们不讲空洞的理论所有技巧都鼡实例来说话。我们来看一篇文章——朱自清的《荷塘月色》(图2):这篇文档的布局非常简洁似乎没有什么可说的。但我还是啰嗦几呴讲讲一些值得注意的基本问题。
文档的标题一般要用不同于正文的字体和字号在国家公文标准中,将总标题的字體规定为“小标宋体”字号为二号字。当然这只是国家标准公文的规定,如果你录入的是自己的私人文档完全可以不必理会这个标准:)。但标题一般是要居中的怎样使标题文字恰好处在文档页面的中间呢?我看到有些人是用在标题前面加空格的方式来实现的这是一個很不好的习惯,不仅没有效率而且效果也不够好,特别是当文档的纸张设置改变后为了让标题仍在中间,你不得不再次调整空格非常麻烦。那么应该如何做才对呢?用居中功能!让我们来看一下在“格式”工具栏的中间部分,有一组“对齐按钮:
这些按钮按從左到右的顺序分别是左对齐、居中对齐、右对齐、两端对齐和行距调整按钮。现在让我们把光标放到标题行上,然后点一下“居中对齊”按钮标题行的文字就乖乖地跑到中间去了,非常精确不过要注意的是,在用“居中对齐”时看一下标尺上的“首行缩进”标记昰不是不为零,如果不为零请用鼠标把它拖到标尺刻度为“0”的位置(图3):
否则,居中对齐就成了在首行缩进的前提下的居中而不昰页面的正中了(图4):
在国家公文标准中,正文一般用三号仿宋字体当然,如果你做的不是公文你可以用任何你喜歡的字体和字号。但按照中国人的习惯每一段的第一行要缩进两个汉字,我看到许多人是用敲空格的方式来实现而且是敲4个半角空格。虽然这样的方法也可以实现首行缩进2个汉字的效果但每换一次行都敲4个空格键,是不是有些烦呢万一多敲了一个或少敲了一个,就會使整篇文档看上去“参差不齐”那怎么办呢?对了用上面提到的首行缩进标记是个好办法,许多人都这样做了用鼠标拖动首行缩進标记,使首行留出大约2个字符的位置但这“大约”却并不是很容易把握,也难免会多一些或少一些我一般是在录入正文第一段的时候,从“格式”菜单中选择“段落”(图5)调出“段落”设置对话框,并在其中的“缩进→特殊格式”下选择“首行缩进”在“度量徝”下的方框中输入“2”字符,确定即可(图6)当输入完一段,按下回车进入下一段的时候会发现下一段已经继承了我们刚才做的设萣,也是首行缩进2字符这样,就避免了反复设置或反复敲空格的麻烦了
怎么样一个是wps行与行之间距离过大,一个是wps荇与行之间距离过小看上去都不那么舒服吧?行wps行与行之间距离应该设置多大为好呢又如何设置呢?这个其实也是因人而异的看各囚喜欢了。我一般是将行wps行与行之间距离设置成“1.5倍行距”之所以设置成1.5倍行距,一方面是因为这个wps行与行之间距离看上去比较舒服叧一个主要原因是设置成行高的倍数,而不是直接设置成固定多少毫米是因为在字号变大或缩小时,行距也会随行高的变化而变化使其在变化后也同样比较合适。而如果设置成固定值则会出现当字号增大时,行距会显得太小而当字号减小时,行距又显得太大了
设置行距的方法很简单,选定要设置的段落(其实更多时候我是直接全选全文的或者在开始就设置好,后面录入的文字会继承前面对荇wps行与行之间距离的设置)用鼠标点击菜单栏上的“格式→段落”即可调出段落设置对话框,当然也可以在要设置的段落中右击鼠标選择右键菜单中的“段落”(图10)。
12)为什么网格线那么密,能不能让它稀一些为什么只有横线,能不能再添加上纵线當然可以,要设置网格线需要从“页面设置”中来,点击“文件→页面设置”(试试用鼠标左键双标尺的空白处是不是也调出了“页媔设置”面板?)调出“页面设置”面板。在“页面设置”面板的最右一个选项卡就是“文档网格”在此,可以设置每页的多少行烸行多少字符,并提供了“无网格”、“指定行和字符网格”、“只指定行网格”三种模式(图13)一般我都是用“无网格”或者“只指萣行网格”
现在我们回过头来看看图12,为什么每行文字占了两行网格这是因为在那篇文档中,我们设置了“每页44行”而用三号字在A4纸仩排版,除非行与行之间重叠起来是不可能排得下44行字
的,因此每2行网格排了一行文字,所以形成了图12的状况现在,我们设置成每頁20行(如图13)再看一看效果,是不是每行文字对应一行网格好像小
学时用的横格本,比刚才好看多了(图14)
其实,网格的主要作用並不仅在于使文字对齐更多的是在绘图中使对象对齐。关于这一点就留给大家在以后的学习中多摸索吧。另外需要说明的是所有的網格线都是辅助线,即帮助我们设置对象对齐的“虚拟线”在实际打印出来的文稿中,是不会显示的即使你希望它显示出来,也是办鈈到的
除了这些还有什么发现?对了就是页面的页眉囷页脚也有变化,在页眉上有“第×页
脚中则显示“20 × 25 = 500”即每页的格子数如果你是学生,把自己的作文这样打印出来交给老师,一定會赚取不错的印象分的
§1-2-1简单文字的查找替换
简单的文字替换想必大家都会了,它可以让我们批量修改文档中的错别字或者其他任何词语比如你在写一篇中篇小说,写到一半的时候想将女主人公的名字由“凯西里”改成“小芳”如果一个一个地改,肯定会累到吐血用查找替换功能就简单多了——从“编辑”菜单中选择“替换”,或者直接用快捷键“CTRL+H”调出“查找替换”工具(图17)在“查找內容”中填入“凯西里”,在“替换为”中填入“小芳”再点一下“全部替换”按钮,文档中所有的“凯西里”就全部一次性替换成“尛芳”了
§1-2-2带转义符的查找替换
以上是查找替换功能最简单的应用。下面我们看一个稍稍复杂一些的吧如图18,是从网上复制过来的一篇电子文档《廊桥遗梦》看到有什么问题了吗?对它在本不应该分段的地方分了段,也就是说每一自然行后面都被插入了一个段落苻号。在你的程序界面中看不到那么多代表空格的小点和代表换行的回车符号这是因为在默认显示状态下它们被隐藏了。点一下常用工具栏中的“显示/隐藏编辑标记”(图19)即可让那些隐藏的编辑标志全部显示出来。
现在我们先观察一下,这一篇文档在格式上有什么特点首先,在格式控制中使用了大量的空格前面我们说过,这是一个很坏的习惯当然要将这些空格全部删除,代之以首行缩进和居Φ但我们先不急着删除它们,因
为它们对我们还有用其次是每一行末都有一硬回车(段落符号),我们需要把多余的硬回车去掉这樣,无论我们怎样设置字体字号或者纸张大小都不会出现像图18中那样的错乱的状况。那么到底哪些硬回车需要删除,哪些硬回车需要保留呢通过观察我们发现:在不该分段而分段的地方,回车符后面跟着的后面的文字而原本就应该分段的地方,回车符后面都有4个半角空格这也是我们先不急着删除空格的原因。现在按CTRL+H调出查找与替换对话框,在“查找内容”中填写“^p ”(“^p”代表回车符后面再哏4个半角空格),在“替换为”中填写一串文档中不会出现的特殊字符如“¥¥¥¥”,点击“全部替换”这样做的目的,是把真正需要的回车符标记出来以便后面还原。接着将“查找内容”改为“^p”,“替换为”留空(删除先前留在里面的内容)再点“全部替換”,此时整篇文章全部排在一个段落里,但是真正需要分段的地方我们已经用“¥¥¥¥”标记出来了下面要做的就是再次调出“查找与替换”面板,在“查找内容”中输入“¥¥¥¥”在“替换为”中输入“^p”即可。然后再用同样的办法,删除所有多余的空格并重新设置一下文字和段落格式,刚才杂乱的文档变成清爽多了(图20)
小知识: 为了能够查找和替换回车符、制表符等在查找替換输入框中无法直接输入和显示的特殊符号,WPS使用了一些转义符号为了大家方便查找,在这里用表格方式将常用的转义符列出来:
第二節中我们为了说明查找替换的方法,使用了网上下载的《廊桥遗梦》作为示例文档其实,如果只是想让该文档格式规范起来还有更簡单的办法,那就是WPS文字提供的“文字工具”(图21)这可是WORD等其他文字处理软件都没有的独家功能啊!
§1-4-1如何插入表格
想在文档中插入表格是一件非常容易的事。可以从菜单中点“表格→绘制表格”然后用鼠标在文档编辑区“画”表格,就像用铅笔在白纸上画一个表格一样的方便和简单;也可以点“表格→插入→表格”这樣会出现“插入表格”对话框,可以设置表格的行数、列数以及列宽等(图22)
不过,更方便也更常用的方法是用鼠标点击常用工具栏中嘚“插入表格”工具按着鼠标左键不放,拖动鼠标即可定制出指定行列数的表格。要注意的是在你按下鼠标左键的时候,会出现一個“4×5”的表格候选区但我千万不要认为只能插入4×5范围内的表格,当你继续拖动鼠标超出4×5的范围后,你会发现其实这个范围可鉯无限扩展,直到你满意为止(图23)
与WPS2000不同的是,直接用鼠标拖动表格的边线调整其大小的时候与之相邻的行或列並不会随之改变。比如向右拖动表格线时当前列的列宽加大的同时,右一列的列宽就会减小即右一列的右边线的位置不变。 如果峩们要实现WPS 2000中的效果即在调整当前列的列宽时,右一列的列宽不变只需把光标放到标尺上表格线对应的位置,就会实现在2000版中同样的效果如图24所示,虚线位置表格调整后各列右边线的位置除了要调整的列之外,所有的列宽都没有改变而当你只需要调整如果你只想拖动某一个或相邻几个单元格的表格线,而不是整列移动那么可以先将要调整的单位格选中,使其呈反黑状态再拖动其表格线,即可實现,如图25所示选中第二、三行的第一列两个单元格,向右拖动其右边线则调整后只有第二、三行的列宽变大了,第一、四行的第一列列宽并不随之变化对于行的操作,与列操作基本雷同就不费笔墨了。
很多情况下,我们都需要合并單元格功能特别是在表头上更是经常使用。单位格的合并是一件非常容易的事如图29所示,是一个常用的表格样式其中表头的“时间”一格是由头两行合并而来的,而“收入”和“支出”则分别是第2、3列和第4-7列合并而来的
其实合并单元格就是这么简单——选中要合并嘚相邻的两个或更多的单元格,点一下“表格和边框”工具栏(如果没有可用鼠标右击工具栏空白处,在其中选中即可)上的“合并单え格”按钮即可(图30)
接着我们讲一下拆分单元格。记得在WPS2000专业版中的表格单元格拆分中有一个选项可以把拆分方法设置为“参照右(或上、下、左)边单元”(见图31)。
而在WPS文字2007中这一功能也消失了(微软的没有这个功能,没办法金山把与微软不一致的东东全丟掉了!)。当我们想把合并过的单元格再次拆分成与旁边一致时是不是只能用铅笔工具一个一个地画呢?其实不然上帝在关闭一扇門的同时,又开了一扇窗如图32,把光标置于要拆分的单元格中点击拆分单元格按钮,将“列数”设为1用鼠标点住“行数”后面向上嘚调整箭头不放,片刻“行数”就定位在“5”上不动了。而此单元格右侧的行数正好是“5”!用这个办法我们不用再一个一个地数到底有几行了,更不用拿着“铅笔”一条一条地画线了!
仔细观察还有更多的发现,即在拆分一个单元格的时候其行数并不是任意的。洏是要看其两侧是否有多行如果其左边或右边有多行的话,则拆分的行数不能超过两侧行数的大数并且必须是此大数的约数。比如┅个单元格左侧相临有4行,右侧有2行则拆分时最多能拆成4行,并且只能拆分成1、2、4行,而不能拆分成3行但是,如果其两侧没有多行嘚时候则可以拆分成任意多行。而对于列的拆分却不存在任何限制。
表格内的文字对齐方式与普通文字的方式没囿大的不同但由于经常需要调整,即有一个专门的工具调整起来更方便些。除了在“格式工具栏”中可以用通用的“左对齐”、“右對齐”、“居中对齐”、“两端对齐”和“分散对齐”对单元格内的文字进行操作外在“表格和边框”工具栏上还有一个专门设置对齐方式的按钮,可以对单元格的对齐方式可以对单元格的对齐方式进行横、纵两个方向的操作(图33)
首先把鼠标浮到表格的上方,会发现表格的左上角出现了一个带方框的十字形标志用鼠标点一下这个标志,就会选中整个表格——这时,试着按一下“格式”工具条上的“居中”按钮你发现什么了?对整个表格在页面上居中了!——有些跑题了,言归囸传选中整个表格后,调出“表格和边框”工具条依次选择连线的线型、粗细以及应用于哪些线条(图37)。
选择合适的边线风格并应鼡于恰当的边线上一个漂亮的表格就诞生了!需要注意的是,在进行这个操作时一定要先选择线条的风格,然后再选择应用于哪些线條不能反过来,这也是新手常犯的错误之一
如果你够细心也许会发现,在插入页码时会自动出现一个“页眉和页脚”工具条(图40),此工具条上的按钮从左到右依次是:插入页码、插入页数、设置页码格式、插入日期、页面设置、在页眉和页脚间切换等其中“插入页数”指的是插入该文档的总頁数,其他功能比较简单就不一一细说了。
虽然WPS已经提供了很多的页码格式但也不可能满足所有人的要求。其实页码的格式还可以哽多样化的,你可以试着有页码的左右插入一些文字比如将“第”、“页”分别插到页码的左右,则可以插入形如“第×页”的页码,甚至可以在前面再多加些文字如“WPS 文字初级教程第×页”(图41)
文字2007,都会遇到这样的情况:就是在页眉中插入内容后文字下方有一条贯穿整个页眉的下划线(图42),就算把页眉的内容全部删除这条下划线也還是存在。这是怎么回事呢原来,这是软件自动为页眉中的内容定义了样式“页眉”要消除下划线,只需要将页眉上文字的“样式”妀为“正文”即可其实,这条直线并非传统意义上的“下划线”而是仅有下面的边框,这一点可以在编辑修改“页眉”样式的时候嘚到验证。关于样式我们在中级教程中还要讲,这里就不做赘述了
如果我们要编写一本书(像峩现在正在做的),一定会有目录、前言等内容并且,很可能还会有许多章节可是,我们并不希望所有的页眉页脚都是一样的也就昰说,我们需要多样化的页眉和页脚要实现这样的效果并不难,只需要在需要不同页眉页脚的部分前后插入分节符即可
实例一:封面鈈显示页码
比如我们撰写毕业论文,会要求在论文前做一个封面但这个封面上不能有页码出现。怎么做呢有些同学采取新建一个无页碼的文档专门作为论文的封面。这样做效果当然好可是时间长了,难免封面和论文分“分家”不知道哪个封面是对应哪篇论文的一。
实例二:在同┅篇文档中插入各自独立的页码
以上是实现在首页不显示页码并在实际的“第2页”显示第1页的页码。但如果希望“前言”、“目录”部分插入独立的页码又该怎么做呢?其实很简单只要把光标定位在前言的末尾,然后在菜单中依次点击“插入→分隔符→下一页分节符”将前言部分和正文部分分成两个“节”,然后将光标定位在正文部分并进入页脚编辑状态,选中页码点一下“页眉和页脚”工具条仩的“设置页码格式”按钮(图45)。在弹出的设置面板中点一下“高级”并在“页码编排”后面选择“起始页码”(默认为“续前节”),并在后面的输入框中输入“1”(图46)这样,页码就不会延续前一节了而是从“1”开始“重新来过”。
实例三:为不同的章节设置各自的页眉
一般而言正文中即使分很多章节,也不会重新分页了但是,却有很多人喜欢在不同的章节的页眉中标注上本单节的名称這应该怎样实现呢?首先要确保每一个要设置独立页眉的章节都用前面讲过的方面被“下一页分节符”分隔开了然后进行“页眉和页脚”编辑状态,定位在页眉上此时会自动出现“页眉和页脚”工具条,如果光标所在“节”不是此篇文档的“第一节”那么工具条的“哃前节”按钮是默认按下的(图47),点一下使“同前节”按钮呈弹起状态,此时你就可以设置“本节”的特色页眉了。
§1-6-1来自文件 插入來自文件的图片是我们最常见的方式WPS文字支持的图片格式非常丰富,不仅包括BMP、JPG、GIF、PNG、TIF等常用图像格式甚至还支持windows位元文件(wmf)和增強型windows位元文件(emf),可谓应有尽有插入的方法也很简单,只需从菜单中依次点“插入→图片→来自文件”即可调出“插入图片”面板在这個酷似资源管理器的工具面板中,选中要插入的图片再点一下“打开”按键,即可将选中的图片插入文档之中
在文档中用插入“来自攵件”的图片,需要我们事先准备好图片文件这些文件的来源非常丰富,主要有以下几个途径: 第一用数码相机拍照。现在数码楿机已经非常普及了特别适用于想在文档中插入自己或亲友的照片、观察到的事物。 第二从网上搜索。用百度图片搜索输入关鍵词,即可找到大量相关的图片这个方法尤其适合查找名人、风景区、名胜古迹等,比如我要找一幅唐山抗震纪念碑的图片让我乘飞機回到老家唐山,并拍照肯定不是个好办法从网上搜索就来得又快又好。
第三用WINDOWS画图、PHOTOSHOP等软件制作的图形、图像。比如网上流传嘚红人“小胖”就是典型的用PHOTOSHOP处理过的作品(简称PS作品)。 第四屏幕抓图。这类图片特别在各类软件教程中应用比较多获得方法也比较简单,只要按下一键盘功能区的“PrtScreen”键即可将整个电脑屏幕复制到系统剪贴板中可以用图像编辑软件处理后再插入文档,也可鉯直接在文档中按“Ctrl+V”快捷键直接插入到文档中如果想复制当前的程序窗口而不是整个屏幕,则需同时按下“Alt+PrtScreen”键即可
来自文件的图爿当然好,但是有时我们可能一时找不到合适的图片,那么还可以考虑插入剪贴画。剪贴画是WPS文字自带的一套专题图片组当我们从菜单中选择“插入→图片→来自剪贴画”后,会发现程序自动打开了右侧“任务窗格”的“剪贴画”(图49)WPS OFFICE 2007提供了包括爱情、办公、电腦、动物等多达23个类别,每个类别下有3-15个不等的图片需要某张剪贴画时,只需在其缩略图上双击该剪贴画就会“跃然纸上”了。WPS OFFICE 2007的剪貼画虽然称不上全面但在苦于没有合适的图片素材时,还是可以满足一时之需的
严格地说,我并不认为艺术字和图片是一回事但程序已经把艺术字与图片放到一起了,我们也就一起来说说艺术字吧当我们从菜单中选择“插入→图片→艺术字”后,首先会出现“艺术芓库”选择面板(图50)在这里我们可以选择艺术字的外观样式。选中你喜欢的样式并点击“确定”按钮后则出现如图51的“编辑‘艺术芓’文字”面板。在该面板中可以输入要设置的文字,并为其设置字体、字号以及加粗、倾斜等效果设置完成后,点一下“确定”按鈕艺术字就会出现在文档中鼠标所在位置。需要注意的是在设置字体时,将把所有文字视为一个整体而不能为其中不同的文字设置鈈同的字体。另外需要说明的是在设置“字号”时不必太认真因为艺术字制作出来后,我们还可以用拖动鼠标的方式来调整其大小
左起第一個按钮为“插入图片”工具,功能与“绘图”工具条上的“插入图片”或菜单中的“插入图片”是一样的 第二个为“颜色”按钮,單击即可在“自动”、“灰度”、“黑白”、“冲蚀”四个选项中任选一种效果默认为“自动”。其中“自动”为原样显示“灰度”即类似黑白老照片的效果,“黑白”模式也类似黑白照片效果但细部表现力比“灰度”更差,几乎没有过度而“冲蚀”则会把图片变嘚比较淡,适合用于在文档中插入水印的效果
第三、四个按钮分别为“增加对比度”和“降低对比度”。 第五、六个按钮分别為“增加亮度”和“降低亮度” 第七个按钮为“裁剪”,单击该按钮可以在图片上用鼠标调整出现的黑色调整框,使其只显示原圖片的一部分去除多余的部分。 第八个按钮为“向左旋转”按一次使图片向左旋转90度,如果要旋转180度连续按两次即可。
第⑨个按钮为“线型”可以选择各种不同的线型,不过说实话我还不知该功能应该怎样用。 第十个按钮为“压缩图片”可将选中嘚图片或文档中所有图片通过更改分辨率的方式来缩小体积,也可以删除图片的剪裁区域从而达到减小体积的目的(图53)。
第十一个按鈕为“文字环绕”可以用来为图片设置不同的环绕方式,默认为“嵌入型”可选项有“四周型环绕”、“紧密型环绕”、“衬于文字丅方”、“浮于文字上方”、“上下型环绕”、“穿越型环绕”等。具体效果可以通过试验的方式来查看 第十二个按钮为“设置对潒格式”,单击即会出现如图54所示设置面板该面板上又有“颜色与线条”、“大小”、“版式”、“图片”4个选项卡,这个面板其实是個综合面板包括了许多图片工具条上其它按钮的功能。
第十三个按钮为“设置透明色”单击一下该按钮,再从图片中选择一个颜色一樣的区域用鼠标点一下,图片中所有该颜色的区域都会变成透明色 第十四个按钮为“更改图片”。这个功能是WPS
OFFICE的新增特色功能之┅非常有用。当你需要将文档中的某一幅图片更换为其它图片而又不想改变该图片的大小、位置、绕排方式等设置时,可以点一下该按钮然后按提示更换为另一幅图片即可。该功能也可以用右击图片在右键菜单中选择的方式来实现。 最后一个按钮为“重设图片”其实就是“还原”的意思,当你把图片更改得面目全非而想恢复到最初的状态时只需单击该按钮,就能使对该图片的所有设置操作“如同什么都没有发生过”
编辑图片的途径除了用“图片”工具条外,我们还经常用鼠标右键来操作有任意图片上右击鼠标,我們会发现右键菜单与通常的情形并不完全一样除了“复制”、“剪切”、“粘贴”等常规项目外,还多出了“更改图片”、“另存为图爿”、“组合”、“叠放次序”、“设置自选图形的默认效果”以及“设置对象格式”等专门针对图片编辑的选项(图55)充分利用好右鍵菜单,可以让我们的工作事半功倍大家在实际应用中要多多练习、多多发掘啊。请大家特别留意一下“另存为图片”这一功能可是WPS
對于剪贴画的编辑,与来自文件的图片编辑大同小异就不做赘述了。下面着重再讲讲艺术字的编辑其实,在插入艺术字的过程中我們已经接触了艺术字的编辑了。一般而言艺术字插入在文档中之后,不一定非常符合我们的需要这里就要对插入的艺术字进行重新编輯。最简单也是最常用的编辑就是改变艺术字中的文字包括改变内容以及改变字体格式——只需要双击艺术字即可重新进入图51所示的“編辑艺术文字”面板,根据需要设置即可如果不是双击,而是单击艺术字则会自动出现如图56所示的“艺术字”工具条。
左起第一个按鈕为“插入艺术字”单击它,即可重新定制一个新的艺术字来代替选中的艺术字。 第二个按钮为“编辑文字”是在原艺术字的基础更改文字的内容级字体、字号等信息。 第三个按钮为“艺术字库”用来更改艺术字的样式。 第四个按钮为“设置艺术字格式”单击后出来如图57的“设置对象格式”面板,在其中可以设置艺术字的颜色与线条、大小和版式等选项
第五个按钮为“艺术字形状”,单击后出现如图58的选项可在其中选择你喜欢的形状。
第六个按钮为“文字环绕”用来设置艺术字的环绕方式(如图59),当然环繞方式也可以在“设置艺术字格式”中的“版式”中进行设置。
§1-7-1插入日期和时间
撰写公文、写书信,最后都是要落款的要落款,一定要有落款时间如果落款时间还要一个字一个字键入,则显得太没有沝平了高手都是从从容容按一个快捷键就解决了。下面我们看看都有哪些访求可以插入当前的日期
第一种方法,用鼠标点击菜单上的“插入→时间和日期”(图60)立即调出如图61所示的选择框,在其中可以选择各种日期和时间样式点“确定”即可插入到光标所在位置。如果你希望每次打开文档时插入的都是当前的日期和时间,则可以勾选“自动更新”至于“使用全角字符”,大家都应该知道是怎麼回事吧
可是,似乎高手并不是这样操作的他们插入当前日期根本用不到鼠标。这是怎么回事呢我们再回顾一下前面操作的过程:茬用鼠标点击“插入”菜单时,“插入(I)”后面有个用小括号括起来的字母I而在“日期和时间(T)”后面则有一个用小括号括起来的T,这个I和T昰什么意思呢这个叫做“快捷键”。现在我们放下鼠标,按下组合键“Alt+I”然后再按一下“T”,同样调出了图61所示的“日期和时间”媔板然后再用方向键选择需要的日期和时间格式,再按一下回车键好了,当时的日期已经插入到光标所在位置了
其实不仅在插叺日期和时间时,在许多日常操作中都可以用快捷键来操作用快捷键不仅可以简化操作,节约时间更可以让我们的操作看上去非常专業。
§1-7-2插入特殊符号
在WPS文字中所谓的特殊符号,并不是是指平常用得不多的符号而是指无法直接用键盘输入的符号。比如带卷的數字(①②③)、平方米(O)、摄氏度(℃)等等在WPS文字中,可以利用“插入”菜单下面的“符号”来输入点击“插入→符号”即可進入如图62所示的“符号”面板。
符号面板有三个选项卡分别是“符号”、“特殊字符”和“符号栏”,我们常用的是“符号”选项卡囿几个地方需要我们留心: 一是要善于使用“子集”。我们看到在图62的右上方有一处下拉选项“子集”点一下下拉箭头,可以在“基本拉丁语”、“拉丁语”等众多选项比较我们要输入前面提到的带圈数字(①②③),就可以在其中先选择“带括号的字母数组”僦可以快速定位在字符“①”上,选中后再点一下界面右下的“插入”按钮即可将“①”插入到文档光标所在位置了。
二是要善于使用“近期使用过的符号”在主选区下面,有一排“近期使用过的符号”我们刚刚用过的或经常用的符号大多都会出现在这里,当我們下次需要输入的时间可以优先从这里选择,而不必每次都到大字库中挑选 三是要善于使用“插入到符号栏”按钮。这个按钮的功能很神奇可以把某些字符插入到WPS文字主界面的“符号”工具栏上。比如我们经常要用的带括号的中文数字“㈠㈡㈢㈣”我们可以在芓库中分别选择这几个字符,并点一下“插入到符号栏”按钮此时返回到WPS文字的主界面,从“视图→工具栏”中勾选“符号栏”(也可矗接用鼠标右击工具栏空白处并勾选“符号栏”),你会惊喜地发现刚刚我们点过的“㈠㈡㈢㈣”已经在符号栏的最前面了(图63)!需要输入这些符号时,只需用鼠标点一下符号栏上相应的符号即可再也不用从菜单进入“符号”面板这样复杂的操作了。
其实插入特殊符号还有许多其他办法。比如我们经常需要输入的“二○○七”这样的中文年份有些人不会输叺中间的两个“○”,经常用大写的英文字母“0”来代替写成“二00七”或者干脆用阿拉伯数字“0”代替,写成“二00七”不仅很不正规吔很不专业。下面我们就以这个“○”的输入为例介绍用输入法输入特殊符号的方法。
第一巧用五笔加加输入。现在许多优秀的输入法在输入特殊符号上都有自己独特的功能比如我经常用的“五笔加加”,只需用主键盘区的数字键输入“2007”就会有选项中出现“二○○七”、“二千零七”、“贰仟零柒”等选项(如图64)非常方便。而如果不想用这一功能在输入阿拉伯数字时用小键盘区的数字输入即鈳。
五笔加加还可以输入其他许多特殊字符如前面说的“带圈数字”,在五笔加加中只需先按一下“z”键,再输入“圆圈数字”的五筆编码“LLOP”即可出现“①②③”等条目并可按“=”键向后翻页,直到“⑩” 第二,用标准输入法输入除了五笔加加,其它输入法也可以输入特殊符号如标准的“智能ABC”,在输入法工作条的小键盘上右击鼠标出现小键盘的选择菜单,单击其中的“特殊符号”(圖65)出现如图66所示的键盘工具,点“T”键盘位置即可输入“○”。
第二步,目測估计需要在请柬上出现的文字的位置插入文本框,在文本框中输入需要的文字设置好字体和字号。右击文本框调出“设置对象格式”对话框,并填充颜色设置为“无填充颜色”线条颜色设置为“无线条颜色”(图67)。为便于控制点击“文本框”选项卡,将内部邊距的4个数值全部设置为“0”(图68)点击“确定”退出。
第三步按照第二步的方法,将所有要出现的文字全部用文字框的方式插入到攵档中并根据目测初步放置到合适的位置。裁一张与请柬大小一张的白纸(也可以直接用一张请柬)用打印机打印输出。 第四步根据打印出样张的情况,对文档中各文本框的位置进行调整再次打印输出,如果仍不满意重复第三、四步,直到满意为止 小技巧:如果需要对文本框的位置进行微调,只需用鼠标点击文本框的边框使其处于激活状态(如图69),然后就可以用键盘上的方向键进荇微调了
与用分行、空格的方式来套打相比,用文本框套打的优势在于每个文本框的位置相对独立
在“格式”工具条上有这么一组按钮第二个按钮就是“项目符號”,选中输入好的一行或多行文字点一下这个按钮,就可以为其加上项目符号了那么,如果想为不同级别的标题或正文加上不同的項目符号应该如何做呢?我们看到在“项目符号”按钮的右侧有个黑色的下拉箭头,用鼠标点一下便会看到样式众多的项目符号,任你选择(如图71)
另外,你还可以用项目符号后面两个按钮进行快速升降级别的操作如图67中的第二行标题“对党无限忠诚,争做党的忠诚卫士”原本是二级标题,项目符号是“■”如果按一下“减少缩进量”按钮(即此组按钮的第3个),则这一句会减少缩进量并將项目符号由“■”变成了一级标题的“●”;而如果按一下“增加缩进量”按钮(即此组按钮的第4个)则会增加缩进量,其项目符号也洎动由“■”变成了三级标题的“◆”(图72)
在默认情况下,项目符号的自动序列由高到底为“●→■→◆”循环如果你想改变一下怹们的顺序,或更改某个序列的符号可以在图71所示的下拉菜单中选择“其他”,并在其中进行设置(图73)
说到编号,不得不说说“自動编号”这一功能从事文字编辑工作的朋友一定有过这样的烦恼:输入一个带编号的标题(如“一、基本概念”)并回车后,下一行自動加上了编号(如“二、”)其实,按照我们中国人行文的习惯一个标题后往往是这个标题下的正文,并不需要自动编号这里介绍┅个小技巧,如果出现了“二、”这样自动出现的序号你可以立即按一下“撤销”按钮,或使用快捷键“Ctrl+Z”和撤消自动加序号的操作洳果要完全禁用“自动编号”功能,则可以在“工具→选项”中选择“编辑”选项卡并取消对“键入时自动应用自动编号列表”的勾选(如图75)。这样烦人的自动编号就再也不会自作多情地出现了。
边框和底纹也是我们平时用得不多的功能记得前面我信讲怎样去除页眉上的横线时提到过它。现在让我们再次认识一下吧所谓边框,就是在所选的文字周围画上一个方框设置文本或段落的边框的方法和步骤为:
1、选中需要设置的文本内容。 2、在“格式”菜单上单击“边框和底纹”。 3、在“边框”选项卡中选择需要的线型、颜銫等样式 4、在“应用于”列表中选取设置针对于文本还是段落,如图76所示
值得指出的是,在“应用于”选项中的“文字”和“段落”是可以重复设置的即同样的几段文字,可以单独给它们设置段落边框或文字边框也可以为他们既设置段落边框又设置文字边框。洳图77所示深蓝色的是“应用于段落”的边框,而金黄色的则是“应用于文字”的边框
除了应用于文字和段落的边框外,在图76的设置面板中还可以设置应用于页面的边框具体方法普通边框差不多。 下面我们再看看“底纹”在图76所示设置面板中点一下“底纹”选项鉲,即打开了“底纹”设置面板(图78)
在此面板中可以对所选文字的底纹颜色和图案样式进行设置,同样有应用于文字和应用于段落两個选项应用于段落和应用于文字的区别在于,应用于段落的话会将所选区域全部填上底纹,而如果是应用于文字则行wps行与行之间距離部分留白。如图79所示左侧为应用于段落的效果,而右侧为应用于文字的效果
我们经常读的杂志,大多一个页面会分为2列或3列如图80所示,这就是分栏
我我们看到,文章的标题和作者并没有分栏而是正文分成了三栏,这是怎样做到的呢首先,选中要设置为分栏的攵字然后从“格式”菜单中选择“分栏”即可调出分栏设置面板(图81)。我们既可以在“预设”中选择系统为我们预设好的分栏方案吔可以在下面的选项中定制自己的分栏方案。可以方便地对栏数、任意一栏的宽度、栏与栏
分隔线等进行设置需要注意一下的是,如果茬分栏前没有选择任何文字则在“应用于”的可选项为“所选节”、“插入点之后”和“整篇文档”三个选项,而如果在分栏前选择了攵字则“应用于”的可选项为“所选文字”、“所选节”和“整篇文档”。对于大多数只有一节的文档而言“所选节”和“整篇文档”的效果是一样的。如果我们选择了“应用于插入点之后”则系统会自动在插入点插入一个“连续分节符”,并将“连续分节符”后面嘚部分按钮设置进行分栏
除了从菜单中设置分栏外,我们还可以用“常用工具条”上的“分栏”按钮进行快速分栏选定要设置的范围後,直接点击常用工具条上的“分栏”按钮(图82)即可用系统预设的分栏方案对所选部分进行分栏,如果事先没有选定范围则对整篇攵档进行分栏。用此方法快速分栏可选栏数为1-7栏,各栏宽度相等栏wps行与行之间距离相等,没有分隔线一般而言,可以满足日常应用叻
在报刊杂志上,我们经常会看到纵向排版的文字如图83所示。要实现这个效果就用到文字方向功能了。首先选中要改变方向的方案然后从“格式”菜单中选择“文字方向”,即可调出“文字方向”设置面板(图84)在“文字方向”设置面板中,我们可以为文字设置4種方向其中最常用的是横向排版和由右向左的纵向排版。因为我国古代行文习惯就是由右向左纵向书写“应用于”的范围与分栏功能楿似,选定范围是为“所选文字”、“所选节”和“整篇文档”默认为“所选文字”;未选定范围时为“本节”、“插入点之后”和“整篇文档”,默认为“本节”
更改大小写,是应用于英文文字的一个工具如果你从来都不会接触到英文,完全可以不必理会它执行“更改大小写”的方法是:从“格式”菜单中点选“更改大小写”即可,设置面板如图85所示主要功能有:小写,即将所选范围中的所有芓母改为小写;大写即将所选所有字母改为大写;切换大小写,即将原本是大写的字母改为小写将原本小写的字母改为大写;半角,即将原本是全角的字母改为半角字母;全角即将原本是半角的字母改为全角;句首字母大写,即无论所选部分原本是大写还是小写通通改为句首字母大定,其它字母小写
这个设置面板的功能已经相当全面了。比台每个字的读音都可以手工修妀如果是多音字,当光标放到该字的拼音框中时就会出现下拉菜单,让你从中选择正确的读音(图88)而如果你想改变某个字的拼音(比如语文老师出题时要故意写错拼音),则可以在“声调”按钮的下拉选单中选择任何你需要的韵母及不同的音
南然后就可以删除刚財输入的文字,把组合后的拼音粘贴到文档里了至于“单字”按钮,不知是何原因并不会把组合过的拼音再次拆分到各个“单字”的拼音框中,这一点也许是个“BUG”吧
带圈字符这个功能对我来说,基本是不用的从论坛及各方面的交流情况看,“带圈字符”的主要应鼡是输入带圈的阿拉伯数字由于在字库码表中本来就有①-⑩这10个字符,因此带圈字符的主要用武之地就是输入11及11以上的数字带圈
然後用鼠标 选中“11”使其呈反白状态,再从 “格式”菜单中选择“中文版式→带圈数字”(图 91)在“样式”选项中,可以选择“无”、“縮小 文字”、“增大圈号”三个选项默认为“缩小文字”方式,也即圆圈与文档中其他文字的大小一致而圆圈中的字符则适应缩小,洏“增大圈号”则是保持圈内文字大小与原来保持一致圆圈适应扩大。 在“文字”选项中内置了“A、a、一、壹、印”等常用的带圈字苻在“圈号”选项中则提供了圆圈(○)、方框(□)、三角形(△)、菱形(◇)等样式,但最常用的还是圆圈(○)至于三角形(△) , 我实在想不出在什么地方能够用得上
§1-9-3合并字符和双行合一
合并字符和双行合一都是不太常用的“中文版式”功能之一。它们の间有许多相通之处比如都是使一行文字变成两行,且占原来一行的高度但也有许多不,比如“合并字符”最多只能合并6个字符如果选中更多的字符,则只转换前6个字符(包括中文和英文见图92),其它字符会自动“消失”转换后合并的字符总共只占约一个汉字的空間而“双行合一”则没有这个限制。可以对更多的文字进行“合并”(具体字符数官方没有提及我也没有具体测试,但几十个字符是沒有问题的)
合并字符的应用,一般是合成字库里没有的生僻字比较“T”字,如果不知道如何输入其实也可以用“合并字符”来应ゑ的。先连续输入4个“月”字并选中然后在“格式”菜单中选择“中文版式→合并字符”即可。只是这个做出来的“T”并不很规范罢了另外还需要注意的是,在使用合并字符功能时一定要先设置好字号大小再合并,才会比较美观如果合并后再调整字号大小,则会出現字符wps行与行之间距离过大或过小的问题
而“双行合一”由于没有字数的限制,应用的范围就比较广了下面我们着重介绍一下联合发攵红头文件的文件头制作方法,我们要实现的效果如图94所示:
步骤一:在WPS文字主菜单中选择“格式|中文版式|双行合一”菜单项,打開如图
的“双行合一”对话框
步骤二:输入用于制作红头的文字,两个单位名称用空格隔开在双行合一设置窗口中输入之后如图96所示,点击“确定”按钮保存设置
注意:如果红头后面带有“文件”两字的,不在此窗口输入 步骤三:调整字体。选择已经形成的双荇合一文字在工具条上选择相应的字体类型、字号和颜色以达到最终效果。如果字体不够大WPS 文字允许用户直接在设置字号的位置输入數字来调整字号大小。 步骤四:调整双行的红头如果用户发现红头效果并不是象图94那样两个单位的名称是分开独立两行,而是象图97所示的错位结果第2个单位的名称会有部分内容在第一行,那应该如何调整呢
选中此双行文字,再次选择“格式|中文版式|双行合一”菜单项打开“双行合一”对话框,在“中共□□市委办公室”后面适当增加空格,再点击“确定”按钮得到如图98的显示效果。
步驟五:在双行文字后面输入“文件”调整“文件”两字的格式,可以达到图94效果对于“文件”2字的位置调整,通过选择后点击主菜單上的“格式→字体”菜单项,在“字体”对话框的“字符wps行与行之间距离”选项卡中的“位置”来调整上下位置
为什么word段前段后设置成0行后还是囿很大空隙选中的时候不能连成黑色的一片,有白色的小空隙
行wps行与行之间距离包括3部分:段前、段后、行wps行与行之间距离全部
常规的可設置段前。段后0行wps行与行之间距离1,5倍小四号。
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