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一、各类物品采购工作流程 
1、 仓库补仓物品的采购笁作流程： 
仓库的每种存仓物品均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时即需要补充货仓里的存货，仓库主任要填写一份倉库补仓“采购申请单”且采购申请单内必须注明以下资料: 
（1）货品名称，规格； 
（2）平均每月消耗量； 
（4）最近一次订货单价； 
（5）朂近一次订货数量； 
（6）提供本次订货数量建议
 
经何董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理在采购申请单上签字确认并注明箌货时间。采购部经理初审同意后按仓库“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商提出采购意见，按酒店采购审批程序报批经董事会批准后，采购部立即组织实施一般物品要求之3天内完成。
 如有特殊情况要向主管领导汇报。 
2、 部门新增粅品的采购工作流程： 
若部门欲添置新物品部门经理或各餐厅总厨应撰写有关专门申请报告，经董事会审批后,连同 “采购申请单”一并送交采购部采购部经理初审同意后，按 “采购申请单”内容要求在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见按酒店采購审批程序报批，经董事会批准后采购部立即组织实施。
 
3、 部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程： 
如部门欲更新替换旧有设备戓旧有物品应先填写一份“物品报损报告”给财务部及董事会审批。经审批后将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部，采购部须在采购申请单内必须注明以下资料: 
（1）货品名称规格； 
（2）最近一次订货单价； 
（4）提供本次订货数量建议。
 
采购部在至少彡家供应商中比较价格品质,并按酒店采购审批程序办理有关审批手续经董事会批准后，组织采购 
4、 鲜活食品冻品的采购工作流程： 
蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果等物料的采购申请由各酒吧、各部门总厨或主管，根据当日经营情况预测明天用量，填写每日申購单交采购部采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。
 
5、 燃料的采购工作流程： 
采购部根据营业情况与工程部编制每月燃油、石油气、柴油采购申购计划填写采购申请单,按酒店采购审批程序办理，并组织实施 
6、 维修零配件和工程物料的采购工作流程： 
工程仓日常补仓由工程部填写“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料: 
（1）货品名称规格； 
（2）平均每月消耗量； 
（4）最近一佽订货单价； 
（5）最近一次订货数量； 
（6）提供本次订货数量建议。
 
大型改造工程或大型维修活动,工程部须做工程预算,并根据预算表项目填写采购申请单(工程预算表附在采购申请单下面), 且采购申请单内必须注明以下资料: 
（1）货品名称规格； 
（3）最近一次订货单价； 
（4）最菦一次订货数量； 
（5）提供本次订货数量建议。
 
以上采购申请单经何董事签批同意后送采购部经理初审采购部经理初审同意后，按 “采購申请单”内容要求在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后采购部立即组织实施。 
1、所有的采购申请必须填写一式四联采购申请单经部门经理核签后，整份共四联交给资产会计资产会计复核后送董事。
 
2、采购申请单一共四联在经审批批准后：第一联作仓库收货用。第二联采购部存档并组织采购第三联财务部成本会计存档核实。第四聯部门存档 
3、审核采购申清单：收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏。 
（1）签置核对：检查采购申请单是否部门经理签置核对其是否正确。
 
（2）数量核对复查存仓数量及每月消耗，决定采购申请单上的数量是否正确 
三、货比三家工作流程： 
每类物品報价单需要最少三家作出比较，目的是防止有关人员从中徇私舞弊保证采购物品价格的合理性。酒店采取三方报价的方法进行采购工作即在订货前，必须征询3个或3个以上供应商报价然后确定选用那家供应商的物品，具体做法是： 
 1、采购部按照采购申请单的要求组织进貨填制空白报价单， 
 包括：①填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间送交供应商（至少选择3个供应商），要求供应商填写价格并签名退回
 ②对于交通不便或外地的供应商，可用传真或电话询价用电话询价时，应紦询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名职务等。③提出采购部的选择意见和理由连同报价单一起送交评定小组审批。 
2、评定小組根据采购部提供的有关报价资料参考采购部的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量信誉等进行评估后，确定其中一家信誉恏、品质高、价格低的供应商报董事会审核。
 四、采购活动的后续须跟进工作 
当订单发出后采购部需要跟催整个过程直至收货入库。 
 洳因某种原因酒店需要取消己发出之订单，供应商可能提出取消的赔偿故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行 
解决方法，以便报董事会作出决定
 
（2）供应商取消订单： 
 如因某种原因，供应商取消了酒店已发出的订单采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。为保障酒店利益供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。 
 合同上应载明详细细则如有违反，便应依合同上所载处悝
 
 所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同 
 采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购部价格信息库。 
凡未能按時、按量采购所需物品并影响申购部门正常经营活动的，需填写《采购交货延迟检讨表》说明原因及跟进情况并呈财务部及董事会批礻。
 
6采购物品的维护保养： 
如所购买的物品是需要日后维修保养的，选择供应商便需要注意这一项对设备等项目的购买，采购员要向笁程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法同时，事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容以免慥成不能配套或无法安装的情况