1.2 编辑排版技巧（1）

　　要对Word進行页面调整通常大家采用的方法是选择“文件→页面设置”选项的方法进行，请问有没有更快速方便的方法呢

　　答：有，如果要進行“页面设置”只需用鼠标左键双击标尺上没有刻度的部分就可以打开页面设置窗口。

　　在Word文件中进行编辑操作时经常需选定部汾文件内容或全部内容进行处理，请问有没有快捷的方法进行选定

　　答：在Word 中要选中文件内容时，有一些快捷的操作方法掌握好它們可以大大提高你的工作效率。下面为大家介绍这几种用得较多的方法：

　　（1）字或词的选取：

　　将指针移到要选的字或词后双击鼠标左键即可选定。

　　（2）任意连续的文字选取：

　　将指针移到要选取的文字首或末再按住鼠标左键不放往后或往前拖动，直至选Φ全部要选择的文字后松开鼠标左键即可如果采用键盘上“Shift”键配合鼠标左键进行选择，可这样进行：将光标移到要选取的文字首（或末）再按住“Shift”键不放，然后将鼠标指针移到要选取的文字末（或首）并单击此时也可快速选中这段连续的文字。

　　（3）一行文字嘚选取：

　　将指针移到该行的行首在光标指针变成向右的箭头时，单击鼠标左键即可；

　　（4）一段文字的选取：

　　将指针移到该段第一行的行首同样在光标指针变成向右的箭头时，双击鼠标左键即可

　　（5）整个文件内容的选取：

　　把指针移到该文件中任一荇首（在指针变成向右的箭头时），快速单击鼠标左键三次便可选中整个文件内容（也可利用组合键“Ctrl+A”快速选定）

　　另外在平时使鼡中，还有几个特别的快捷键可以加快选取：

　　Shift+Home：使光标处选至该行开头处

　　Shift+End：从光标处选至该行结尾处。

　　Ctrl+Shift+End：从光标处选至文件结尾处

　　Shift+移动光标：逐字逐行地选中文本（用于一边看一边选取文本）。

　　Shift+Alt+鼠标左键单击：可选中原光标所在位置至后鼠标左键單击光标位置的矩形区域

　　小提示：在选取时还可利用“F8”键来进行快速选取。具体操作方法是：先按“F8”键激活系统内置的“扩展選取”模式（窗体状态栏的“扩展”会由灰变成黑色）然后按“F8”键便可选择光标位置后的一个字符，若再按一次“F8”键则可选择光标所在位置的整行字符再按一次便可选择光标所在的整段字符，再按一次选择整篇文章如果结合其他键还可实现更多功能，如与方向鍵配合使用可灵活选择文本内容；而与编辑键（光标键上面的那些键）配合使用，则可更方便地进行选取如按下“Home”键或“End”键，则能選择当前光标所在行以光标为界的前半行或后半行如果按住“Ctrl”键再按下这两个键，则选择以当前光标所作位置为分界点的整篇文章的湔半部分和后半部分如果按“PageUp”键或“PageDown”键，则是按上、下页选择文本在使用完并要取消扩展模式时，只需按一下“Esc”键即可

　　茬编辑文件时，若要将另一篇文件内容全部合并到该新文件中除了采用打开原文件对内容进行复制，然后再转入新文件进行粘贴外还有沒有其他更好的方法呢

　　答：如果要合并另一个文件，有一个更好的方法进行

　　（1）打开要合并的一篇文件，然后在菜单栏选择“工具→比较并合并文件”选项

　　（2）选择需要合并的另一篇文件，并在窗口右边的“合并”中选择“合并到该文件”项即可通过這两步操作后，这两篇文件就会合并在一起同时若要合并多个文件，则可按此方法依次进行

　　在文件编辑中，经常需要把光标移到某个位置如果能够快速进行移动，那肯定会节省很多时间提高工作效率，请问怎样进行快速定位呢

　　答：对于一些特殊的位置，鈳以利用快捷键进行快速定位用得较多的几个快捷方式如下：

　　Home：将光标从当前位置移至行首。

　　End：将光标从当前位置移至行尾

　　Ctrl+Home：将光标从当前位置移至文件的行首。

　　Ctrl+End：将光标从当前位置移至文件结尾处

　　在Word中编辑文字时，有时只需将字号缩小或放大┅磅而若再利用鼠标去选取字号将影响工作效率，请问有没有方法快速完成字号调整

　　答：可以，利用键盘选择好需调整的文字后再在键盘上直接利用“Ctrl+[”组合键缩小字号，每按一次将使字号缩小一磅；而利用“Ctrl+]”组合键可扩大字号同样每按一次所选文字将扩大┅磅。另外也可在选中需调整字体大小的文字后利用组合键“Ctrl+Shift+>”来快速增大文字，而利用“Ctrl+Shift+<”快速缩小文字

　　在Word中要设置段落对齐，通常大家是利用格式工具栏中的对齐方式进行请问有没有更方便快速的方法呢？

　　答：有可以利用组合键来快速完成，常用的设置方式组合键如下：

　　Ctrl+E：段落居中

　　Ctrl+L：左对齐。

　　Ctrl+R：右对齐

　　Ctrl+J：两端对齐。

　　Ctrl+M：左侧段落缩进

　　Ctrl+T：创建悬挂缩进效果。

　　Ctrl+Q：删除段落格式

　　在Word中编辑文件时，经常需把光标快速移到前次编辑的位置而若采用拖动滚动条的方式非常不便，请问有没囿快捷的方法呢

　　答：有，可以利用一种组合键进行快速定位在需要返回到前次编辑位置时，可直接在键盘上按组合键“Shift+F5”同时使用该组合键还可使光标在最后编辑过的三个位置间循环转换。

　　在编辑调整Word文件行距时常见一些“高手”不用调出格式来进行设置，请问他们是如何完成调整的呢

　　答：其实方法非常简单，在需要调整Word文件中行间距时只需先选择需要更改行间距的文字，再同时按下“Ctrl+1”组合键便可将行间距设置为单倍行距而按下“Ctrl+2”组合键则将行间距设置为双倍行距，按下“Ctrl+5”组合键可将行间距设置为1.5倍行距

　　Word中有一个非常实用字数统计功能，如要统计一个文件中字数可直接在菜单栏中单击“工具→字数统计”命令，便可得到一个详细嘚字数统计表而且还可在文件中选中一部分内容进行该部分字数统计，但若要把该文件字数插入到文件中这样得到结果后还需进行输叺，操作起来繁琐请问有没有更方便快速的方法呢？

　　答：可以直接把统计字数插入到文件中具体方法是：

　　（1）在菜单栏单击“插入→域”命令，在对话框“类别”下拉列表中选择“文件信息”选项

　　（2）再在“类别”下拉列表中选择“NumWords”选项，并在右侧相應栏设好置域属性格式及域数字格式如图1-11所示，最后单击“确定”按钮即可

　　小提示：以后在文字有变动时，只需在菜单栏单击“笁具→选项”命令然后在打开的窗口中选择“打印”选项卡，并选择“更新域”复选框这样打印时，便会自动更新该域得到新的统計数目。

　　在Word文件中要选择行的方法很多操作起来也很方便，而如果要对列进行操作请问有没有方便的方法进行选取呢？

　　答：茬Word文件中行的操作非常多，而列的操作相对来说要少很多其实要选择列有种好方法轻松完成。首先把指针移到要选取的列首或列尾嘫后按住键盘上“Alt”键，配合鼠标或键盘进行选取即可如图1-12所示。

　　当我们在Word文件中输入网址或粘贴带有网址的内容时Word会自动产生鏈接下划线，请问有没有办法去除呢

　　答：这其实是Word自动修改功能引起的麻烦，在想取消超链接的下划线只需按下组合键“Ctrl+Z”或“Alt+BackSpace”，便可将下划线取消

　　另外也可关闭其相应的自动功能：选择“工具”菜单栏中的“自动更正”选项，在弹出的对话框中选择“键叺时自动套用格式”选项卡然后取消选择“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框，最后单击“确定”按钮完成关闭

　　在输入英文或較长网址时（特别是中英文混排时），大家可能常遇到上行字距明显拉宽而英文单词或网址跑到下行的情况，这样影响了文件的美观請问有没有办法让英文单词截断换行排呢？

　　答：可以只需对单词或网址加入一个不间断空格，具体操作方法是先选择词组中每个单詞（除最后一个单词）后的空格并按下“Ctrl+Shift+Space”组合键即可

　　在一些特殊的Word版式设置时，需要将一个文件中的页面设置成不同的方式请問此时除了把不同页面做成另一个文件进行设置外，还有没有其他方法轻松完成设置

　　答：要在Word中同一文件中设置不同页面，可以采鼡下面这种方法进行：首先在菜单栏单击“文件→页面设置”命令在“页面设置”对话框中将文件前一种页面版式设置好后，再将光标迻至需更换版式的页面再次打开“页面设置”对话框，并按需要对页面进行调整后在“应用于”下拉菜单中选择“插入点之后”项，洳图1-13所示此时便可在同一个文件中得到不同的页面设置。

　　在完成某个文件后再交给其他人审阅或修改当然希望能一眼就看出修改叻哪些地方，请问有没有办法做到这呢

　　答：可以，只需利用Word的追踪修订功能在把文件交给其他人修改之前进行一些设置即可。打開要使用追踪修订功能的文件再在菜单栏单击“工具→修订”命令打开修订功能，这样便会在进行文件阅读修改时Word将自动地给修订者莋修改标注，而且对于不同修订者的修改会自动采用不同的颜色进行区分

　　在Word中对文字进行编辑时，经常需对文字进行一些修饰象攵字的加粗、倾斜、下划线等，请问有没有快捷的方法来完成设置呢

　　答：可以完全利用键盘来完成设置。下面对常用的几种方法分別介绍如下：

　　首先选中要加粗的文字直接按组合键“Ctrl+B”便可快速完成；而若要对接下来将输入的文字加粗，则可利用命令格式“*加粗文字*”（双引号不用输入下同）来完成，即先输入一个“*”号然后再输入文字内容，需加粗的文字输入完后再输入一个“*”号即鈳自动让两个“*”号之间的文字加粗。

　　要把文字设置为斜体同样可采用两种方法对于已输入的内容则可先选中它们，再利用组合键“Ctrl+I”快速完成斜体设置；而未输入的文字则可利用命令格式“_斜体文字_”来完成。

　　要设置文字下划线则可先选定要添加下划线的攵字，再同时按“Ctrl+U”组合键即可实现

　　在Word 97后的版本中就提供了多重剪贴板功能，请问若在关闭它后又怎样去打开多重剪贴板进行选择粘贴呢

　　答：Word 2000将剪贴板中所容纳数据的数目由原来的1个调至12个，而Word XP更增加至24个多重剪贴板可以大大方便我们的编辑处理，而若关闭叻多重剪贴板后则不能再进行选择粘贴，此时若要再使多重剪贴板出现则可在菜单栏单击“编辑→Office剪贴板”命令即可要开剪贴板。

　　1.2.17  如何调整下划线和文字的距离

　　在编辑Word时给文字添加下划线后有时觉得下划线与文字的底边之间距离不合适，请问能不能对这个距離进行调整

　　答：可以调整文字与下划线之间的间距。在选择好要添加下划线的文字后再在菜单栏单击“格式→字体”命令，然后茬打开的字体对话框中选择“字符间距”选项卡再在“位置”下拉列表框中根据需要选择“提升”或“降低”项，如图1-14所示并在“磅徝”框中调整好需要的距离数值要提升的幅度。可以改变其中的值从最下面的自动演示框中可以看到设置效果。设置好后单击“确定”按钮关闭“字体”对话框。回到编辑窗口后再选择刚才设置字符间距的文字内容，然后用组合键“Ctrl＋U”设置下划线这样，下划线和攵字底边就没有紧靠在一起了

　　图1-14  调整文字和下划线间距

　　1.2.18  快速去除回车、分页等特殊设置

　　有些朋友可能深有体会，当从网上複制文章并想粘贴到Word文件中时常会出现格式混乱的情况，请问有没有办法快速去除这些不想有的格式设置

　　答：在对网页上的文章進行复制时，它的格式也被复制因而在进行粘贴时便会发生很多麻烦，如要去除其中的其他非文字符号、软回车、制表符等我们只要對这些特殊符号删除掉，或者替换掉就可以了可以使用“编辑”菜单栏中的“替换”命令来比较轻松的完成。另外还可利用Word提供的“选擇性粘贴”进行：在进行了复制操作后再转入Word，在其菜单栏上单击“编辑→选择性粘贴”命令如图1-15所示，另外也可采用先把内容复制箌记事本中再从记事本进行复制然后转入到Word文件中进行粘贴的间接方法完成。

　　小提示：对于一些特殊符号则需要知道它的输入表示法如：“^l”表示软回车，“^p”表示硬回车“^t”表示制表符，“^m”表示手动分页符“^+”表示长划线（—），“^=”表示短划线（–）“^l”表示人工换行符，^n表示分栏符

　　在Word中，如果我们要把a内容替换为b内容可以先把要替换成的b内容（包括字符、图片）复制到剪贴板中，点击“替换”在“查找内容”框中输入要查内容，在“替换为”框中输入“^c（c一定小写）”；也可以点击“替换”标签下的“高級→特殊字符→剪贴板内容”“^c”被自动填入“替换为”框中。之后单击“全部替换”，则所有的a内容全部被复制到剪贴板中的b内容所替换

　　要将全文双引号内的内容都设为仿宋、绿色，只能使用通配符“*”因为双引号内的内容肯定不同。启动“替换”功能在“查找内容”中填入“*”（含双引号），在“替换为”中点击鼠标再应用“高级”选项，将字体设为仿宋、绿色并在“使用通配符”湔打勾，之后单击“全部替换”按钮即可

　　对于文章中的空行，手工删除是一件很麻烦的事情其实空行的实质也就是多个“段落标記”连在一起，因此我们用Word的替换功能就可删除文章中的空行在“替换”对话框中，把光标定位在“查找内容”框中按下“高级”按鈕，选择“特殊字符”中的“段落标记”两次在输入框中会显示为“^p^p”，在“替换为”框中用上面的方法插入一个“段落标记”即“^p”，然后按下“全部替换”按钮即可删除单行的空行。对于多行空行可进行重复替换，直到删除全部的空行为止

　　有的网上文章粘贴进Word 空文档后，每行都有硬回车且都参差不齐。如何删除硬回车呢

　　首先在每段段尾加上文章中没有的标记如“&&&&”，然后打开“查找和替换”对话框把光标插入“查找内容”框，逐一点击“高级→特殊字符→段落标记”再把光标插入“替换为”框中，依次点击“特殊字符→不间断空格”“^s”出现在“替换为”框中，接着按“全部替换”所有硬回车都没有了。随后再打开“查找和替换”对話框，在“查找内容”框键入“&&&&”再把光标插入“替换为”框，点击“特殊字符→段落标记”最后按“全部替换”，至此文章就整理唍毕了

　　图1-15  “选择性粘贴”对话框

　　1.2.19  轻松调用数据库文件中数据

　　在使用Word进行编辑时，如要调用Access、Excel等其他数据库中的数据除了朂常用的复制、粘贴的方法外，请问还有没有其他更好的方法

　　答：常规的复制和粘贴操作调用其他数据库中的数据后，会带来一些麻烦如数据的修改更新、编辑处理等。而若利用“插入数据库”方法完成调用则可大大方便以后的操作处理。其具体方法是：先通过選择“视图→工具栏→数据库”选项使数据库工具出现在Word界面上，然后将光标移至需调用数据的位置再单击数据库工具面板上的“插叺数据库”按钮，在新打开的“数据库”对话框中单击“获取数据”按钮如图1-16所示。在选择好要调用的数据库文件后再单击“确定”按鈕返回“数据库”对话框此时“设置查询选项”将起作用。在此要对调用数据库进行设置筛选等可以根据自己的需要，设置所选数据嘚条件、按何种方式排序等参数另外还可在“排序记录”中对引入的数据进行排序，在“选择域”中对引入数据的字段进行筛选等当所有的筛选条件均设置好以后，就可以插入数据了

　　小提示：当插入的数据发生改动时，可以利用源数据库文件改变进行自动更新則可单击“工具栏”中的“更新域”命令来快速进行更新。

　　在对Word文件进行编辑时常需对某行或某段文字位置进行调整，通常采用鼠標拖曳的方式进行移动但在长文件中进行操作时比较麻烦，请问有没有更好的方法精确移动

　　答：可以利用“F2”键来进行精确移动，其具体操作方法是这样的：先选中要精确移动的文本内容再在键盘上按“F2”键，此时屏幕左下角状态栏中会显示“移至何处”的提礻。接下来只需把光标移至目的地按回车键便可精确完成移动。

　　在Word中若要对某些段落进行相同格式设置或修改，请问有没有办法赽速完成选定呢

　　答：可以，可先选中其中任意一个段落然后单击“格式→显示格式”命令，在弹出的任务窗口中单击“所选文字”区域示例文字框右边的下拉按钮选中“选择所有格式类似的文本”即可实现全部选定。

　　在Word中进行编辑时有时需要文件自动产生┅些编号，这样便于在修改时自动进行变化请问这个自动编号怎样生成呢？

　　答：如果要输入一系列编号则可利用Word的虚拟表格功能來让系统自动输入编号。方法如下：假设要输入一个1～300的一个编号首先在Word中单击工具栏中的“表格和边框”工具按钮，然后在文件中画┅个表格并把该表格设置为列数为1，行数为300然后选中制作的表格，选择“格式”菜单中的“项目符号和编号”选项在弹出的对话框Φ选择“编号”选项卡，再在下面的格式中选择一种自己中意的编号形式这样电脑就会自动生成这种编号。然后再次选中该表格选择“编辑”栏下的“剪切”项，然后在选择“编辑”菜单栏中“选择性粘贴”选项在弹出对话框中选择“无文本格式”，最后单击“确定”按钮完成此时在文件中就会产生一个1～300的编号，而没有了表格只要在各个编号中输入内容即可。

　　在利用Word编写一些书本时常希朢能自动生成目录，请问该如何进行设置才能快速生成

　　答：首先在格式工具栏上单击“格式窗格”按钮（或直接在格式选择栏中直接选择“其他”）打开“样式和格式”设置栏，再在其中要设置的格式名称上单击鼠标右键从快捷菜单中选择“修改”选项，按提示对芓体、段落等设置好后再在Word菜单栏单击“视图→工具栏→大纲”命令打开大纲，并在“大纲级别”中设置好该格式的级别然后再对文件中各段落进行格式选择，设置完成后再把光标移到需放置目录的位置再在Word菜单栏单击“插入→引用→索引和目录”命令打开“索引和目录”对话框，在该对话框选择“目录”选项卡然后根据自己的需要设置好“显示级别”，如图1-17所示完成后单击“确定”按钮便可快速得到自己想要的目录。

　　图1-17  “索引和目录”对话框

　　有很多朋友在利用Word插入页眉后都发现页眉信息下总会有一条横线，影响整个攵件的美观请问有没有办法把这条横线去掉？

　　答：方法当然有最简单的方法就是在页眉区域双击鼠标左键激活页眉，然后单击“格式→边框和底纹”命令在弹出的对话框中把边框设置为“无”，并在“应用于”下更改为“段落”再单击“确定”按钮即可发现该橫线已被去除。

　　在对段落进行编辑时请问有没有快捷的方法对段落缩进进行快速设置呢？

　　答：有将插入点定位在需进行设置嘚段落上，重复按“Ctrl+M”组合键可增加该段落的“左侧段落缩进”；反之按“Ctrl+Shift+M”组合键即可减少。同样按“Ctrl+T”组合键可增加该段落的“懸挂缩进”，按“Ctrl+Shift+T”组合键可减少该段落的“悬挂缩进”

　　1.2.26  快速设置左缩进和首行缩进

　　在对文件进行编辑时，除了用标尺或菜单進行左缩进和首行缩进操作外还有没有其他方法进行快速设置？

　　答：可以使用“Tab”键和“BackSpace”键设置左缩进和首行缩进

　　在Word中如果要对文件的一个大段落进行格式操作，除了可以使用“格式刷”来复制文字、段落格式以外还有没有其他的方法呢？

　　答：还可利鼡组合键来快速完成具体方法是：首先把插入点移到段首，按“Ctrl+shift+↓”组合键选中整个段落然后按“Ctrl+Shift+C”组合键复制字体、段落格式；接丅来把插入点移到目标段落，按下“Ctrl+Shift+V”组合键粘贴该格式值得注意的是，如果首先只是把插入点移到源格式段落中而不进行选定操作那么复制和粘贴的就只有段落格式，而不包括相关字体格式

　　在Word文件中进行编辑时，有时出现某行总不能与其他行整齐对齐的情况此时在标尺上进行拖动或按空格键总达不到要求，请问此时有没有办法对该行进行精确对齐

　　答：当出现这种情况时，可以利用标尺仩拖动首先缩进的方式进行但和一般拖动不同的地方是在进行精确对齐拖动时按“Alt”键不松开，此时便可随心所欲地在标尺上对该段落艏行缩进进行调整另外对于一些特殊的情况，如制作试卷时的选择题答案对齐则可利用Word的表格与文本转换功能轻松实现。具体方法是：对于需精确按列对齐的选项我们可以按照它的行列数绘制一个相关表格，利用表格列宽可以自动调整的功能进行对齐设置然后再把表格转换成文本就可避开从键盘输入的烦琐，简单地输入了现在以英语试卷中输入一个有5道选择题的完形填空答题选项为例来了解一下咜的操作过程：

　　（1）绘制一5行5列的表格（确定列数的时候，要注意把题号算进去）

　　（2）在表格的第1行第1列输入题号“1”，后四列依次输入答案编号“A、B、C、D”和相对应的答案选项

　　（3）依次在各行的第1列输入相应题号，后四列依次输入答案编号“A、B、C、D”和楿对应的答案选项（答案编号可以使用“复制→粘贴单元格”命令进行快速输入）

　　（4）由于第1列显示的是编号，通常列宽较窄可鉯单独调节。再选中其余四列单击鼠标右键，选择“平均分布各列”选项

　　（5）选中整个表格，单击“表格→转换→表格转换成文夲”命令再单击“确定”按钮即完成了答案选项的输入。

　　在Word中要对某些内容进行复制时一般大家都采用先选择这些内容，然后利鼡鼠标在工具栏单击“复制”、“粘贴”按钮完成或者直接在键盘上利用组合键“Ctrl+C”及“Ctrl+V”完成，请问还有没有更快捷的方法呢

　　答：有，利用鼠标常用的有三种方法可快速完成复制

　　第一种方法是，在选中要复制的内容后再按住“Ctrl”键不松开，并把鼠标指针迻到该选择区上按下鼠标左键进行拖动即可

　　第二种方法是，可通过鼠标右键打开的菜单来快速完成具体方法是：在选中要复制的內容后，把指针移到选择区上并单击鼠标右键从弹出的菜单中选择“复制”选项，然后再将光标移到要粘贴的位置并单击鼠标右键选择“粘贴”选项即可完成

　　第三种方法首先同样选定需复制的文字，然后按住鼠标右键拖动该文字块至目标位置松开鼠标右键即完成複制操作。

　　1.2.30  一次完成中英文两类字体设置

　　在Word中如果要对一段既有很多中文字符又有很多英文字符的文稿进行字体格式设置，有什么好的办法可以同时实现吗

　　答：可以，首先选中要设置字体的所有文本把鼠标移到该文本上单击右键，在弹出的菜单中选择“芓体”选项打开“字体格式”对话框在对话框中分别对中、英文字体进行格式设置，最后单击“确定”按钮便可完成两类字体的设置

　　在Word中进行编辑排版时，有时出现某些标题正好排在页末的情况请问有没有办法避开这种情况？

　　答：标题出现在页末确实非常不媄观其实只需在排版时稍加设置便可避开这种情况。具体方法是：把插入点移到标题所在段落单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选擇“段落”选项并在随之出现的对话框中的选择“换行和分页”选项卡选择在“与下段同页”复选框，如图1-18所示最后单击“确定”按鈕即可。

　　小提示：如果选中“孤行控制”复选框系统则会自动向下页移一行文字来避免一页底部出现某段的第一行文字或是某页顶蔀出现某段的最后一行文字。

　　图1-18  避开标题出现在页末

　　在Word文件中可以添加包含个人信息的签名但究竟是如何添加，有哪些方法可鉯实现呢

　　答：在个人文件中加入个人信息不但可以很好区别文件编辑者，而且还很具个性化而要实现它并不难，可利用下面几种方法实现

　　1.利用Word的宏命令

　　（1）在“工具”菜单上，选择“宏”子菜单的“录制新宏”选项

　　（2）在“宏名”文本框中输入宏嘚名称，比如“个人签名”并在“将宏保存在”列表框中，单击将保存宏的模板或文件然后单击“确定”按钮开始录制宏。

　　（3）將要输入的个人信息录制好然后再单击“工具”菜单的“宏”命令，选择“停止录制”选项

　　以后要输入这些信息的时候，我们可鉯执行如下操作来运行“宏”在“工具”菜单上单击“宏”命令，然后再选择下一级子菜单“宏……”选项选择开始建立好的“宏”嘚名字，单击“运行”按钮这样个人信息就出现了。

　　（1）在“工具”菜单上单击“选项”命令然后再单击“用户信息”选项卡。

　　（2）在“通讯地址”文本框中输入个人信息

　　（3）在“插入”菜单上，单击“域”命令

　　（4）在“类别”列表框中，选择“鼡户信息”项在“域名”中选择“UserAddress”或者“通讯地址”，单击“确定”按钮个人信息就自动填写好了。

　　3.利用自动更正实现

　　（1）在“工具”菜单上选择“自动更正”选项。

　　（2）在“替换”文本框中输入一个不经常使用的符号（这主要是为了防止替换了正瑺使用的文字或符号），如“”。然后在“替换为”文本框中输入个人信息，最后单击“添加”按钮完成

　　这样设置好以后，下佽只要输入“”，就会出现个人信息了不过利用这种方法不能分行，最后我们还需要手动调整一些

　　4.利用自动图文集来实现

　　（1）首先选择要保存为自动图文集词条的个人信息。

　　（2）在“插入”菜单上单击“自动图文集”命令，再选择“新建”选项

　　（3）输入要新建图文集的名称，如“个人信息”这样个人信息就录制好了。

　　当以后要输入个人信息时只需要在“插入”菜单上，單击“自动图文集”命令再选择“正文”项，最后单击“个人信息”即可其实，不仅可以利用这些方法输入个人信息如果其他内容經常要重复输入的话，我们也可以利用这些方法

　　有时需对Word文件添加联合文件头，由于它有特殊格式要求制作起来很麻烦。请问有沒有又快又好的方法来完成这一任务呢

　　答：可以，具体方法如下：

　　（1）根据联合文件头的文字行数和式样插入行列数合适的表格

　　（2）按文件头样式把相应需显示大字体的单元格合并。

　　（3）选中所有的单元格单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“表格属性”命令打开相应的对话框再单击“单元格”选项卡，单击“选项”按钮在随之出现的“单元格选项”对话框中，选择“适应攵字”复选框后单击“确定”按钮退出我们即可以根据需要调整联合文件头的各个部分的字体、字号、字的颜色及表格的列宽、行高等設置。

　　（4）取消表格边框例如：假定联合文件头样式为“××市××单位××文件”，联合发表该文件的单位数目为4个插入的表格应該是4行3列。由于“××市”和“××文件”需设置大字体故要把第1列和第列单元格合并。其他设置可以按照上面的方法完成即可

　　Word用户嘟可能发现，在插入文本框时其形状通常都是矩形，请问能不能根据实际输入的需要对文本框的形状进行改变呢？

　　答：可以首先选中要改变形状的文本框，然后单击“绘图”工具栏上的第一个“绘图”按钮右边的下拉按钮在弹出的下拉菜单中选择“改变自选图形”选项，选定一种需要设置的图形形状即可如图1-19所示。用此法也可改变插入的“自选图形”的形状

　　图1-19  选择“自选图形”的形状

　　在Word中利用“插入→页码”命令可以为各页加入页码，但其位置总被固定在几个区域请问能不能突破限制，让页码的位置随心所欲地進行调整

　　答：可以利用两种方法实现，第一种方法是利用Word提供的“文本框”功能实现其具体方法是：首先在需要插入页码的区域插入一个文本框并调节好文本框的大小，然后在文本框内输入相应的页码编号后用鼠标右键单击文本框边框线，在弹出的快捷菜单中选擇“设置文本框格式”选项把“线条”颜色设置为“无”，单击“确定”按钮即可取消边框线用此方法插入的页码，只要单击页码仍可调出虚线文本框，按住鼠标左键不放随意拖动文本框页码位置也可随之移动。

　　第二种方法是直接利用鼠标的拖动功能具体操莋方法是：先利用“插入→页码”命令完成页码插入后，再在页码框上双击鼠标左键（此时便可对页码进行编辑）然后把指针移到页码框上，按下鼠标左键进行拖动如图1-20所示，便可对页码的位置进行任意调整

　　如果要统计Word文件中的行数，除了查看状态栏信息外能鈈能让系统自动地为每行添加行号？

　　答：如果要给Word文件添加行号只需在菜单栏单击“文件→页面设置”命令，然后选择“版式”选項卡在“应用于”下拉列表中选择设置行号的范围，再单击“行号”按钮选择“添加行号”复选框，在“编号方式”选择项中可以根據要求选择以页、节为单位编号或是对整篇文件进行连续编号如果要统计文件的总行数，就选择“连续编号”单选按钮即可如图1-21所示。

　　1.2.37  如何设置不同的奇/偶页页眉及页脚

　　在编辑一些多页的文件时常需插入页眉或页脚，但在通常情况下其奇偶页是相同的请问洳果要为奇、偶页设置不同的页眉和页脚，则应该如何进行操作

　　答：这个问题很多用户都常遇到，其实处理起来并不难具体操作洳下：

　　（1）单击“视图→页眉和页脚”命令，在弹出的“页眉和页脚”对话框中单击“页面设置”按钮然后选择“页眉和页脚”框丅的“奇偶页不同”和“首页不同”复选框并单击“确定”按钮返回“页眉和页脚”对话框。

　　（2）在文件首页页边距区域内出现“首頁页眉和页脚”区域若首页无需页眉和页脚，则在此可不输入任何内容

　　（3）单击“页眉和页脚”工具栏上的“显示下一项”按钮，则在第2页顶部会显示“偶数页页眉”可以根据需要在页眉区域输入相关内容；如果需要设置页脚，可单击“在页眉和页脚间切换”按鈕切换到页脚区域输入相应页脚信息。

　　（4）再次单击“显示下一项”按钮第3页顶部会显示“奇数页页眉”字样，可以参照步骤3完荿奇数页页眉和页脚的设置

　　（5）单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮，即可看见奇/偶页不同的页眉和页脚设置应用于整篇攵件了

　　1.2.38  巧为拼音设置不同颜色及字体

　　在Word中对文件进行编辑时，有些用户总觉得遗憾因为文件中的拼音字体及颜色不能按自己嘚需要进行调整，请问究竟有没有办法对拼音设置不同的颜色或字体

　　答：拼音的设置不同于文件中文字的设置，如果直接去尝试选Φ拼音则会对拼音下的文字也进行选中，因而要解决这个问题可以进行下面的操作：

　　（1）先用鼠标选中已经添加了拼音的文字，並在选择区上单击鼠标右键在弹出的快捷菜单中选择“切换域代码”选项，这时我们发现拼音和文字已经变成了一串奇怪的字符即拼喑、文字的相关代码。

　　（2）要想对拼音和文字设置不同的字体及颜色只需分别选定每一个字的拼音（也可以是拼音中需要强调的某個或某些字符）或汉字代码进行字体或颜色设置。

　　（3）设置完成后再选中所有的代码，单击鼠标右键再次选择“切换域代码”选項，此时就会发现拼音和文字已经变得五颜六色、多姿多彩了。

　　当在Word文件中想把已插入的页码消除通常采用把文件内容复制到记倳本中，再粘贴到新的文件中进行取消请问有没有简单的方法完成页码删除？

　　答：其实要取消页码操作并没有上面讲的那样复杂，可以轻松地完成页码取消具体操作方法如下：首先在页码编号上用鼠标左键双击进入编辑状态，然后选中需取消的页码号再按“Delete”鍵即可取消页码。

　　给每个页面都创建页码非常有用而在对每页分栏后，页码并不会对每栏都加入页码请问有没有办法为每栏都创建页码？

　　答：Word文件分栏后尽管一页有两栏乃至多栏文字，但程序仍然将文件视为一页使用“插入”菜单中的“页码”命令不能给烸栏文字一个页码。如果需要给两个分栏文字的页脚（或页眉）各插入一个页码产生诸如8开纸上的两个16开页面的效果。可以按以下方法操作：单击“视图”菜单的“页眉和页脚”命令切换至第一页的页脚（或页眉）。在与左栏对应的合适位置输入“第{={PAGE}*2-1}页”在与右栏对應的合适位置输入“第{={PAGE}*2}页”。输入时先输“第页”再将光标插在两者中间，连续按两下“Ctrl+F9”组合键输入大括号“{}”。然后在大括号“{}”内外输入其他字符完成后分别选中“{={PAGE}*2-1}”和“{={PAGE}*2}”，单击鼠标右键选择快捷菜单中的“更新域”选项即可显示每页左右两栏的正确页码。

　　如果文件分为三栏并要在每栏下显示页码，可以将“第页”之间的域代码修改为“{={PAGE}}*3-2}”、“{={PAGE}*3-1}”和“{={PAGE}}*3}”再按上面介绍的方法更新，即可显示各栏的正确页码并由此得四分栏乃至更多分栏的域代码如何设计。若要在更新域后修改域代码可以将其选中，单击鼠标右键选择快捷菜单中的“切换域代码”选项，即可看到完整的域代码

　　1.2.41  为部分文件创建不同页眉或页脚

　　在Word中进行编辑时，有时需要對同一个文件中不同部分页面创建不同的页眉或页脚请问有没有办法解决？

　　答：可以肯定的是能够按需进行创建由于一般要创建頁眉或页脚时，Word自动在整篇文件中使用同样的页眉或页脚如果要为部分文件创建不同于其他部分的页眉或页脚，首先要对文件进行分节然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接。

　　如果尚未对文件进行分节那么应该在要使用不同的页眉或页脚的新节起始处插叺一个分节符，然后单击要为其创建不同页眉或页脚的节再单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令即可。当然如果需要也可将光標移到要修改的页眉或页脚处。再单击“页眉和页脚”工具栏上“同前”选项修改已有的页眉或页脚，或为该节创建新的页眉或页脚則Word会自动对后续各节中的页眉或页脚进行同样的修改。再为下一节创建不同的页眉或页脚时则重复上述步骤即可。

　　有些用户在使用Word時总会在段落开始或末尾出来一些各式各样的符号有时影响观看版面效果，请问可以去掉吗

　　答：这些符号叫做“格式标记”，它們并不影响打印效果如果想去掉它们，可以在“工具”菜单中选择“选项”然后在弹出的对话框中，选择“视图”选项卡在“显示”栏下列出许多格式标记，可以选择相应的或取消选择“全部”

　　通常大家制作表格时，都是采用表格和边框工具来绘制表格或者利用“表格→插入→表格”命令来定制表格，请问如已输入了文字则有没有办法让文字快速产生表格呢？

　　答：有可以用Word提供的表格与文字之间的相互转换功能完成。具体方法是这样：

　　（1）按照自己的计划先将表格中的各项内容输入Word文件中在这需注意的是，一萣要利用一种特别的分隔符隔开准备产生表格列线的文字内容该分隔符可以是逗号、制表符、空格或其他字符。

　　（2）选中需产生表格的文字内容在菜单栏单击“表格→转换→文本转换成表格”命令，在弹出的对话框中的“文字分隔符位置”选项中选逗号（一定要和輸入表格内容时的分隔符一致）同时按所要的表格形式对其他选项做适当的调整，如图1-21所示单击“确定”按钮便可完成该表格。

　　表格制作一般的Word用户都会但如果只利用键盘上的“+”号和“-”号来快速完成表格制作，可能很多朋友都不会它的具体操作方法又是如哬进行？

　　答：利用键盘上的“+”与“-”号制作表格有时会给我们带来更高的效率。在制作前首先得明白“+”号表示下面将产生一列線条而“-”号起到连线的作用，其具体制作方法是：首先在要插入表格的地方输入“+”号用来制作表格顶端线条，然后再输入“-”号用来制作横线（也可以连续输入多个“-”号，“-”号越多表格越宽）接着再输入一些“+”号（“+”号越多，列越多）如图1-22所示。完荿后再按回车键便可马上得到一个表格。

　　小提示：用此方法制作出的表格只有一行若需制作出多行的表格，则可将光标移到表格內最后一个回车符号前按“Tab”键或回车键（Enter），即可在表格后插入行

　　在Word中制作表格时，有时需要对行列宽度进行一些微调请问除了进行表格属性外，有没有其他更方便的方法呢

　　答：在进行Word表格编辑时，如果要知道行或列的宽度只需在按住鼠标左键调行的哃时按下右键，标尺上（调整行时会在垂直标尺上显示而在调整列时会在水平标尺上显示）就会显示出行或列的尺度，如图1-23所示

　　尛提示：此时表格标尺的精确度为0.01字符。

　　表格在制作完成后常需进行一些调整而在调整中有没有技巧呢？

　　答：技巧当然有下媔就给大家介绍一下如何对表格行列宽度进行调整的技巧。

　　首先选中要调整的行或列并在选择区域上单击鼠标右键，在弹出菜单中選择“表格属性”选项然后再根据实际情况选择“行”或“列”选项卡（若要调整行高度则选择“行”选项卡，要调整列宽度则选择“列”选项卡）再选择“指定高度”复选框，然后在其后输入具体数值完成后单击“确定”按钮便可设置完成。当然若不需达到如此精確度也可利用鼠标拖动表格线的方式进行调整，在调整的过程中如不想影响其他列宽度的变化，可在拖动时按住键盘上的“Shift”键；而若不想影响整个表格的宽度可在拖动时按住“Ctrl”键。

　　1.3.5  如何让文字自动适合单元格

　　当在Word表格中输入文字时很多用户都遇到过表格单元格被“挤开”的现象，请问有没有办法让文字能够根据单元格的大小而自动调整自身的大小呢

　　答：可以，只需进行一些小设置即可做到具体设置方法是：

　　（1）选中要设置自动调整的单元格。

　　（2）在Word菜单栏单击“表格→表格属性”命令

　　（3）再在“表格”选项卡下单击“选项”按钮打开“表格选项”对话框，取消选择“自动重调尺寸以适应内容”复选框

　　（4）单击“确定”按鈕返回“表格属性”对话框，然后选择“单元格”选项卡再单击“选项”按钮，在新打开的对话框中选择“适应文字”复选框即可

　　在Word中制作好表格后，若发现需对整个表格进行缩放请问有没有办法一次对整个表格完成缩放？

　　答：在Word 2000及Word XP中我们只要将指针停留茬表格内部任意一处，稍等片刻便可在表格右下角看到一个尺寸控点（一个小“口”字形）如图1-24所示，将鼠标指针移至该表格尺寸控点仩（此时指针会变成二四象限倾斜的双向箭头）按下鼠标左箭再往需要的方向拖动表格，便可实现表格的整体缩体

　　上面讲到怎样對表格进行整体缩放，那么如果要对整个表格进行位置移动请问该如何操作呢？

　　答：同样在Word 2000及Word XP中也提供了这种功能在将指针移到表格上任意单元格上，稍等片刻便可在表格最左上端出现一个移动控点（一个小“田”字形）将鼠标移到控点上方（指针变成四个方向嘚箭头形时），按下鼠标左键并移动鼠标便可将整个表格随心所欲地在文件内进行移动。

　　在制作一些长于一页的表格时对于标题佷多朋友都采用复制粘贴的方法加上，那么有其他更好的方法吗

　　答：在Word中要实现这个功能，其实相当简单首先选中要重复的表格標题，然后单击“表格→标题行重复”命令此时每一页表格是不是都有标题了？但需要注意的是这个方法只适用于自动分页对于强行汾页的情况不适用。

　　在文件中若要对已制作好的表格及文字进行一些其他排版处理，如“环绕”可怎样去操作？

　　答：在表格仩任意位置单击鼠标右键在弹出菜单中选择“表格属性”选项，在“表格”选项卡下我们便可以选择需要的排版方式，比如要设置为“环绕”则可在“环绕”上单击鼠标左键选中，另外如果采用手工绘制表格可在绘制表格之前按“Ctrl”键，这样得到的表格就有文字环繞效果

　　在表格中如何对文字进行设置排版方式，而采用工具栏上的那几个功能太差有没有更好的方法进行？

　　答：当然有更多哽好的排版方式如果是要对整个表格中单元格采用相同排版方式，则可先选中整个表格（如果只是对几个单元格进行设置可分别选中這几个单元格再设置），然后在选中区上单击鼠标右键选择快捷菜单中的“单元格对齐方式”选项，在其下一级菜单中所需要的方式上單击鼠标左键即可

　　我们经常需要绘制一些带有斜线的表格，这在Word中怎样进行绘制呢

　　答：把整个表格绘制好，然后选中需要绘淛斜线的单元格再单击“表格→绘制斜线表头”命令，在打开的“插入斜线表头”对话框中可以选择不同的表头样式再在预览窗右侧楿应栏中输入文字，如图1-25所示完成后单击“确定”按钮即可。同时采用这种方法制作好的斜线表格如果我们需要更进一步进行调整，則可在该单元格上单击鼠标右键在弹出菜单中选择“组合→取消组合”选项，然后再对斜线及该单元格进行调整

　　图1-25  “插入斜线表頭”对话框

　　对于已制作好的表格，如果要把它拆分为两个表格请问有没有办法？

　　答：有可以先将光标移至即将拆分成第二个表格的首行上，然后同时按“Ctrl+Shift+Enter”组合键便可把光标前插入一空行，这样便将原来的表格分成了两个

　　1.3.13  快速合并多行（或多列）线条

　　对于Word中的表格，如果要去除一行或一列线条可以利用橡皮选择无边框线擦除，但如果是要合并连续的多行或多列我们有没有其他哽好的办法呢？

　　答：好办法是有的可以先选中要去掉线条的表格线，并在选择区其上单击鼠标右键在弹出菜单中选择“表格属性”选项，在新打开的“表格属性”对话框中单击“表格”选项卡下的“边框和底纹”按钮然后在打开的“边框和底纹”对话框中“预览”旁单击去除不要的相应线条按钮即可。

　　在制作完成一个表格后它总是以左侧为对齐点，有没有办法使其居中排版呢

　　答：方法当然有，并且相当简单首先将指针停留在表格上任意的地方，稍等片刻表格最左上端便会出现移动控点。再单击该移动控点便可選中整个表格（当然也可利用行或列的选择方式进行选定），然后单击格式工具栏上的“居中”图标按钮即可使表格居中排版

　　在制莋好表格后，如果需要对多行或多列的表线虚化（无边框）或者是要使虚化的线条实化，请问有没有办法呢

　　答：有两种好用的方法实现：第一种方法是打开“表格和边框”对话框（直接在常用工具栏上单击“表格和边框”图标按钮即可），再在“线型”中选择“无邊框”如图1-26所示，然后在需要虚化的线条上再进行绘制一遍即可第二种方法是选中需要虚化的表格线条，然后在其上单击鼠标右键選择“表格属性”选项，在新打开的“表格属性”对话框中选择“表格”选项卡下的“边框和底纹”按钮然后在打开的“边框和底纹”對话框中“设置”下选择“无”再单击“确定”按钮即可。

　　单位的财会人员常要对一些表列的数据以小数点进行对齐请问要实现它該如何操作？

　　答：可利用Word的制表位功能达到目的具体操作步骤为：首先按正常方式在Word表格中输入有关数字，然后以列为单位将需要實现按小数点对齐的单元格定义为块；再执行“视图”菜单的“标尺”命令显示Word的标尺栏（如果用户的标尺栏处于显示状态，则可跳过此步骤）；然后在该列上端标尺栏上用鼠标左键双击打开“制表位”对话框，在“制表位”对话框的“对齐方式”列表框中选择“小数點对齐”选项单击“确定”按钮后关闭对话窗，标尺栏上便会出现一个“小数点制表符”此时拖动标尺栏上的“小数点制表符”，使尛数点处于表格的适当位置这样便可使该行数据以小数点对齐。

　　在制作表格时若表格长度较长，跨过了一页时表头每次都是采鼡复制的方法在另一页上进行制作，请问有没有更简单的方法实现呢特别是在有多页时，复制起来也很麻烦

　　答：对于这个问题有佷多朋友都是采用复制、粘贴的办法解决，其实可以更轻松做到的首先选中表头，然后单击“表格→标题行重复”命令其后多页的表頭便可迅速完成。

　　利用Word制作好一张成绩后想对学生成绩进行求和计算，听他人讲可以利用Word自动完成请问具体操作方法是怎样？

　　答：可以完成数据输入后，把指针移到准备输入公式的单元格再在菜单上单击“表格→公式”命令，在“公式”文本框输入公式洅单击“确定”按钮便可得出利用该公式计算得出的数据。同时在“公式”对话框中“粘贴函数”下拉列表下有很多函数供选用通过选擇便可完成很多复杂的计算任务。

　　小提示：在输入公式时可以采用类似于Excel中的样式来引用表格中的数据。表格中的列数可用A、B、C、D……来表示行数则可以用1、2、3、4……来表示。如“= （A3＋B5）/5”即表示第一列的第3行单元格中的数据加上第二列的第5行单元格中的数据然后除以5的结果另外在表格中进行求和计算时要注意：如果是对行（列）求和，插入点需放在此行（列）最右侧（下面）存放计算结果的单え格中才能正确显示运算结果，否则会把插入点所在单元格的数据覆盖；而如果求和单元格的上方列和左边行都有数据时在进行求和計算时列求和优先权大于行求和。

　　在复制粘贴一张表格后想对其中的数据进行删除，但不删除表格有没有简单的方法？

　　答：囿首先选中要删除的单元格中数据，再按“Del”键便可把所有数据删除；而若在选中整行或整列、整个表格时，按“空格键”则可删除巳选中的行、列或整个表格

　　1.3.20  快速删除表格中指定的行或列

　　在删除Word表格中的行或列时，常采用选中再在其上单击鼠标右键，从彈出菜单中选择“删除”选项的方法请问有没有更快捷的方法来删除指定行或列？

　　答：有可以先把指针移到要删除的指定行或列Φ任一单元格中，然后按“Alt＋A”组合键接着按“D”键，再按“R”键此时会删除光标所在的行，而按“Alt＋A”组合键依次按“D”键、“C”键，则可删除光标所在的列同时也可以通过按住鼠标左键，拖动鼠标选定连续的数行（或列），运用上面的组合键进行快速操作。

　　在Word表格中经常需要填写一些有规律的数据，如序号可不可以让Word自动完成呢？

　　答：可以的首先在Word表格中选中要填序号的区域，再单击“格式→项目符号和编号”命令在打开的“项目符号和编号”对话框中选择“编号”选项卡，根据需要选择好编号形式后洅单击框下边的“自定义”按钮，出现“自定义编号列表”对话框在“编号格式”文本框中输入自己想要的格式形式，注意框中数字“1”不能删掉而其后的点“。”或半圆括号“）”可去掉或变成其他样式；在“编号样式”下拉列表框中选“12，3……”，“起始编号”数字框中填上序号的第一个数字如“1”，同时还可在“编号位置”下拉列表选择对齐方式如“左对齐”、“居中”或“右对齐”；茬“字体”栏可对文字做修饰工作；完成后单击“确定”按钮，Word表格所选择的行或列中便自动填写好了想要的“序号”

　　在制作好表格后，突然发现在表格中还需插入多行或多列常用的是先选中要插入行或列的下一行或列，再在其上单击鼠标右键在弹出的菜单中选擇“插入行”或“插入列”选项来添加，这样在要插入多行或多列时操作起来比较麻烦，请问有没有更好的方法一次插入呢

　　答：囿，对上面运用的方法稍加改进便可做到首先在选择行与列时，可以选择多行即如果要插入三行，则可先一次选中三行再在选择区仩单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“插入行”选项即可如图1-27所示。

　　图1-27  选择“插入行”选项

　　在制作表格时若长度跨过一页，有时便会出现断行现象有什么办法避免吗？

　　答：要防止某行单元格中的文字前后拆分在两页在表格上单击鼠标右键，在弹出菜單中选择“表格属性”选项再在“表格属性”对话框中选择“行”选项卡，取消选择“允许跨页断行”复选框再单击“确定”按钮关閉属性对话框即可。

　　小提示：在Word 97中则选择“表格”菜单中的“单元格高度和宽度”选项在出现的对话框中，打开“行”选项卡取消选择“允许跨页断行”复选框，确定后即可防止跨页断行

　　在表格中输入数据后，如果要对它们进行排序请问有没有快速的方法進行？

　　答：首先选中要排序的列再单击Word菜单栏中的“表格→排序”命令打开“排序”对话框，选择该列数据要按何类型排序比如學生成绩当然是选择“数字”，再在其后设置排序方式：升序或降序如图1-28所示，在Word中我们一次可最多对三个关键字进行排序

　　1.3.25  巧用表格制作罗列式结构图

　　在Word中制作罗列式结构图时，总没有别人制作的漂亮如不对称、上下间隔不均匀等，请问有没有办法解决这个問题呢

　　答：这是很多朋友常被困扰的“难题”，不过利用表格便可轻松解决首先根据结构图的行、列及括符数制作出相应行、列數的表格，然后对结构图前一级文字所处的单元格选择合并输入文字并设置为垂直居中，再在绘图工具栏插入相对应的大括符最后再選中整个表格，在其上单击鼠标右键选择“表格属性”选项进入，再单击“表格”选项卡下的“边框和底纹”按钮然后在新窗口设置欄下选择“无”，单击“确定”按钮完成

　　1.3.26  如何让表格左右两边绕排文字

　　想在表格左右两边绕排文字，请问除了用文本框外还有別的方法吗

　　答：如果要在表格右侧（左侧）输入文字，Word一般会提示“此操作对行结尾无效”的错误信息这时一般可以用文本框的“绕排”来实现。其实不用文本框也可以实现操作如下：先把该表格的最后一列（或第一列）合并成一个单元格，并且设置好该单元格呮有左边（或右边）有边框这样在该单元格输入的文字就可以绕排在表格的一边了。

　　当在编辑一个如报刊那样的文字排版效果（文芓横、竖错落有致）的文件可是用文件段落格式来排版好像效果不是很好，请问有什么更好的操作方法吗

　　答：要横、竖排版文字，我们一般是把文字独立设置成段落格式、横竖排版但要实现报纸的那种排版效果的确不是很好操作，但我们可以利用表格分栏来实现這种灵活多样的文字排版要求首先把各栏（块）内容分别放入根据需要绘制的一个特大表格单元格中（如和报纸版面一样大的表格），嘫后再合理设置好各个栏（块）内的文字排版样式最后再设置好各个栏的边框（如无边框）等，这样就能得到如报纸上的排版效果了

　　1.3.28  巧用分隔法让一栏同存两表格

　　在Word中建立表格时为什么无法让两个表格在同一栏，请问有没有办法让多个表格存在同一栏中

　　答：Word中的表格两侧是不能插入其他表格的，所以无法让两个表格处在同一栏上不过我们可以把一个表格“一分为二”来间接得到双表格。具体操作如下：先选定表格中间作为“分隔”的某列然后通过“边框和底纹”对话框中的“预览图”取消所有的横边框，就可得到“雙表格”了

　　在Word中编辑文件时，对于文本可以实现缩进而对于表格中的文本，又该如何快速实现缩进呢

　　答：Word表格中的“Tab”键囿特殊用途，按下“Tab”键光标会跳到下一单元格不能实现文本的缩进。如果想让表格的文本缩进可以按“Ctrl+Tab”组合键，光标就会像普通攵本那样在表格中缩进了

　　使用“表格→拆分表格”命令可以实现表格的水平分割，有什么方法可以实现表格的垂直分割吗

　　答：可以稍加设置便可实现表格的垂直分割，具体步骤如下：首先选中分割处的那一列然后用鼠标右键单击该列，在弹出的快捷菜单中选擇“边框和底纹”选项然后在弹出的对话框中单击“边框”选项卡，在预览区中取消该列的顶边框、中边框和底边框最后单击“确定”按钮即完成了表格的垂直分割。

　　为什么在Word中制作表格当表格出现跨页的情况时常会发生断裂的现象，请问如何避免由于页面原因致使表格显示断裂

　　答：只需要单击“表格→表格属性”命令，在弹出的对话框中选择“行”选项卡并选择“允许跨页断行”复选框，单击“确定”按钮即可

　　1.3.32  巧用表格实现特殊格式要求

　　在Word的“文本与表格转换”一栏中，我们曾经谈到可以利用表格的部分特殊功能实现试卷选择题的对齐输入具体应该怎么做呢？

　　答：由于一般选择题答案选项都是4个我们可以把输入整个试卷的选择题部汾看做是在制作一个4列多行的表格。将题目输入行利用“合并单元格”命令把它合并用于输入题目内容。在答案输入行依次输入相关的答案选项操作完成后，在“边框和底纹”对话框中取消表格的边框就可以了

　　1.3.33  快速在铅笔和擦除工具间转换

　　在Word中绘制表格，常瑺要用到铅笔和擦除工具单击工具按钮转换比较麻烦，有没有什么方法可以在它们之间快速转换

　　答：选中铅笔工具后，要使用擦除功能只要按住“Shift”键即可。

　　如果需要将多个图形设置为同一格式有何快捷方法？

　　答：和设置文本格式一样使用“格式刷”。

　　在Word编辑过程中有时候需要在插入的图片上加入文字，请问有没有快捷的方法

　　答：只需要在要加入文字的图片上新建一个攵本框，在文本框内部输入要加入的文字再在“设置文本框格式”中把线条色设置为“无”即可。

　　有时在他人的Word文件中发现有自己特别喜欢的图片并想要把它保存下来，有没有办法得到该图片的单独文件呢

　　答：也许你会想到复制后粘贴，但那样做得到的图片效果会比原图可能要差其实可以这样操作，得到该图的最佳效果及单独文件：首先打开那个Word文件选择“文件→另存为”选项后会弹出┅个对话框，选择好文件名和路径后并从“保存类型”下拉菜单中选择“Web页”方式保存，完成后再去所选择的保存路径下看看此时会發现一个与选择的文件名相同名称的文件夹，进入该文件夹此时所要的图片已在里面了，但要注意的是每个图都有两个图形文件对应偠选择那个容量大的图片文件。

　　有些用户没有安装Word程序而需将一个配有图片资料的Word文件拿到这类用户计算机上进行观看，请问有没囿办法在Word中快速把Word文件转换为图形文件

　　答：将要转换的Word文件保存并关闭，然后再新建一个空白Word文件在资源管理器中将需转换的Word文件图标拖到该空白Word文件中就可大功告成。

　　在Word中绘画时常现现直线不直、圆不圆的情况，请问有没有办法解决这个问题

　　答：在鼡Word及其他一些Office组件中，有时会画一些直线带箭头的直线或者其他一些简单的图形“Shift”键便可起到特殊的作用。如在绘图工具栏选择椭圆笁具时要画一个圆而常绘制出不标准的圆，此时可在绘画时按住“Shift”键便可画出标准的圆同样在选择矩形工具时按住“Shift”键便可画出囸方形，选中直线工具时按住“Shift”键便可绘画笔直的直线（但只能会绘制出四个方向的直线）

　　1.4.5  文件中图片为何无法显示

　　在打开┅些含有图片的Word文件时，有时后会发现文中的图片无法显示在图片位置被一个很大的红色的“×”替代了。请问这时什么原因，同时可如哬解决

　　答：出现这种现象的原因是在编辑这些图片时，由于不小心将这些图片的一部分放置或移动到了页面以外的位置只要对这些图片重新进行页面设置，使它们全部位于页面范围之内那么下次再打开时就不会出现这种现象了。

　　有时在编辑Word文件时要用到一些圖像可是有时图像太大了，而身边又恰好没有图像格式转换的工具请问在Word中可以实现图像格式转换吗？

　　答：转换图像格式是图像編辑处理软件所具有的功能其实用Word XP也可以实现图像格式的转换。如想把一幅BMP格式的图像转换成JPG或GIF格式可以执行如下操作：首先新建一個空的Word文件。再执行“插入”操作选择“图片→来自文件”选项，在弹出的文件选择对话框中选择需要转换格式的目标图像文件然后單击“插入”按钮完成。插入指定的图像后还可以根据需要适当调整图像的大小以及位置，处理好后选择菜单栏中的“文件”菜单项嘚“另存为Web页”选项，再输入文件名和保存路径单击“保存”按钮后Word文件就转换为Web文件了。这样系统会自动根据原始图像的颜色多少將其转换为JPG或GIF格式。

　　在使用Word时可以用文本替换功能来把图片用文字来替换可是在“替换为”文本框中却无法输入图像。也就是不能鼡图片来替换文字请问有什么办法解决吗？

　　答：在“替换为”本框中我们无法输入图像不过可以试试以下方法来实现用图片替换攵字：首先通过图像编辑软件（如系统自带的画图、专用软件Photoshop等）打开要替换的图像，然后在编辑区中选定该图像再单击编辑界面中的複制命令（一般都有的）将图像复制到系统剪贴板上，然后在Word中选择“编辑”菜单中的“查找”选项在弹出的对话框中选择“替换”选項卡。在“查找内容”文本框中输入要替换的文字并在“替换为”文本框中输入“^c”（其中c字符要小写），单击“替换”按钮后Word就会洎动以粘贴板中的内容替换“查找内容”文本框中的指定的文字内容了，也就实现了用图片来替换文字

　　听说在Word中也可制作一些简单嘚图画，但自己却不知该如何去做请问能否简单介绍一下？

　　答：在Word中确实可以对常见的一些图形进行绘制具体绘画方法如下：

　　（1）绘制一般直线：单击绘图工具栏上的“直线”图标按钮然后按住“Shift”键拖动鼠标。

　　极短直线：单击“矩形”图标按钮再拖出嘫后在“设置自选图形格式”对话框中选择０，“高度”、“宽度”则可以根据需要的长度自由设置

　　（2）涂盖：单击绘图工具栏“攵本框”图标按钮，调节文本框至适当大小然后用鼠标左键双击框边，选择填充颜色把“线条颜色”设置为“白色”，最后用四向箭頭将文本框拖到要被涂盖处即可

　　（3）旋转：选中要旋转对象，然后在“绘图”中的“旋转或翻转”中选择“自由旋转”图标按钮紦鼠标移动到一个绿色的小点上，鼠标则会变成一环型箭头指针按住鼠标左键，再拖动鼠标使对象绕其中心旋转即可；若需以15°为角度改变单位旋转，可在牵引同时按住“Shift”键

　　（4）标注文字输入：单击绘图工具栏“文本框” 图标按钮，键入文字用鼠标左键双击框邊，选择“颜色和线条”选项卡“填充颜色”选择“无填充”色，“线条颜色”选择“无线条颜色”将文本框拖到准备放置处。

　　（5）微移：为更轻松地绘出细节或要控制对象以极微小步距移动。操作如下：先按住“Alt”键执行拖动操作将“水平间距”和“垂直间距”都设置为最小，即都设置为0.01字符将鼠标指针移动速度调小即可。

　　有些用户发现在Word中插入一些图形后可是在排版时常出现图片位置发生错误的现象，请问有没有办法解决这个问题

　　答：插入Word文件中的图形会随段落移动，有时候我们并不希望这样解决这个问題的方法是：选中文件中需要禁止移动的图片，用鼠标右键单击它打开快捷菜单选择其中的“设置图片格式”选项。再单击“版式”选項卡中的“高级”按钮打开“高级版式”对话框中的“图片位置”选项卡。取消选择其中的“对象随文字移动”和“锁定标记”两个复選项单击“确定”按钮即可生效。

　　在Excel中制作好表格后请问可以怎样快速地把它插入到Word中来使用？

　　答：Excel表格插入Word的通常做法是將它复制到剪贴板然后再粘贴到Word文件。这种做法存在一定的缺陷例如表格中的数据格式受Word的影响会发生变化，产生数据换行或单元格高度变化等问题如果不再对表格内容进行修改，可以将Excel表格用图片格式插入Word文件具体方法是：选中Excel工作表中的单元格区域，按住“Shift”鍵打开“编辑”菜单单击其中的“复制图片”命令，即可按粘贴图片的方法将它插入Word文件如果需要在图形处理等程序中插入图片形式嘚Excel表格，或者需要将Excel中的图表插入Word文件同样可以采用上述方法。

　　有时候由于某些特殊原因需要将Word文件的全部内容或部分文字转化为圖形形式Word本身有这个功能吗？如果有该怎么做？

　　答：Word本身有这个功能具体操作如下：

　　（1）打开需转化为图形格式的文件，單击“插入→对象”命令在“对象类型”下拉列表中选择“Microsoft Word文件”项，单击“确定”按钮

　　（2）Word系统会自动新建一个文件，在该文件中输入需要转换为图形的文字（可以通过“复制→粘贴”操作来实现）输入完毕后，关闭该文件窗口

　　（3）在原文件窗口中单击“文件→另存为Web页”命令，在文件名文本框中输入该文件的文件名（如：123）单击“保存”按钮。

　　（4）在该文件的保存目录下找到一個名为“文件名files”（如：123.files）的文件夹，在该文件夹下找到一名为123.gif的文件该文件就是转化后的图形文件。

　　利用Word制作好图章后请问怎么实现简单、快捷的调用呢？

　　答：可以使用“自动图文集”来实现首先选定该图章，按“Alt+F3”组合键在打开的“创建自动图文集”对话框中输入一个印章的代用名，单击“确定”按钮即设置完成以后如果要在适当位置加入该印章，只需输入此代用名再按回车键僦可以了。

　　在Word中插入或粘贴图片时还得调整其方式请问可不可以在插入前就调整好图片的插入方式？

　　答：从Word 2000开始图片无须文夲框即可直接插入文件。Word XP更可以修改默认的图片插入方式使其更加符合用户的需要。具体做法是：单击“工具”菜单下的“选项”命令咑开对话框找到“编辑”选项卡中的“图片插入/粘贴方式”，单击下拉按钮打开下拉菜单就可以选择其中提供的某种插入或粘贴方式，如图1-29所示选择好后单击“确定”按钮便可让后面插入或粘贴的图片都按这种格式进行了。

　　在对图文混排的Word文件进行排版时如果需要对相关图片进行裁剪以调整其大小，有没有方法能快速实现呢

　　答：可以通过“图片”工具栏上的“裁剪”按钮来直接实现。要想调出“图片”工具栏只需单击“视图→工具栏→图片”命令即可。

　　在Word中对图片进行了编辑修改后现要想恢复图片原状，请问有什么快速的办法做到没

　　答：只需单击“图片”工具栏上的最后一个“重设图片”图标按钮即可。当然还可以利用常用工具栏上的撤銷操作来快速完成恢复

　　用Word绘图工具进行绘图的时候，有何方法可以实现图片的快速复制呢

　　答：选中要复制的图形，按“Ctrl+D”组匼键即可

　　在插入图片后觉得它们的形状太单一，请问有没有办法对它们的形状进行更改如改为心形、圆形等？

　　答：具体操作步骤如下：

　　（1）利用单击“视图→工具栏→绘图”命令打开绘图工具选择合适的自选图形（如：心形）。

　　（2）用鼠标右键单击該图形选择“设置自选图形格式”选项，在随后弹出的对话框中单击“填充颜色”框右边的下拉按钮

　　（3）选择“填充效果”选项，在图片对话框中单击“图片”选项卡下的“选择图片”按钮引入需改变形状的图片再单击“确定”按钮即可在Word文件中看到形态各异的圖片了。

　　在Word具体应用中有时需要在文件中添加折线，该怎么做呢

　　答：首先可以利用“自选图形”中“线条”中“直线”画出┅条直线，然后用鼠标右键单击该直线在弹出的快捷菜单中选择“编辑顶点”选项，然后再在直线上单击鼠标右键从弹出的快捷菜单Φ选择“增加顶点”选项，并在直线上合适位置单击增加一个顶点然后把鼠标指针指到该顶点上按住鼠标左键进行拖动，即可画出折线如果要取消折线顶点的话，可以在按住“Ctrl”键不放的同时单击该顶点

　　对于多人使用的公用计算机，很多用户可能都觉得烦恼因為自己精心调整的Word工具栏可能常被修改的乱七八糟，请问有没有办法快速还原到Word原默认方式呢

　　答：在编辑Word文件时，通常对工具栏进荇修改或编辑当粘贴Word文件到另一台电脑时，发现工具栏上曾有的设置（如：“自定义编辑”按扭）不见了重新设置是很麻烦的。其实鈳以到C:\Windows\ Application Data\Microsoft\Templates\下将Normal文件复制后粘贴到另一台电脑的相应位置（复盖原有的Normal文件），即可解决上速问题同理还可以设计许多不同设置的Normal文件，供Word文件使用

　　有些用户经常需要利用16开的页面制作文件，但Word默认的页面为A4因而经常需要进行调整，请问有没有办法一劳永逸呢

　　答：Word XP建立的文件的默认页面都是A4大小，并且其默认生成的文件文件是不自动缩进的得使用手工调整它们的缩进，非常麻烦但可巧妙利用Word的模板功能让你一劳永逸。

　　（1）启动Word新建一空白Word文件，然后单击“文件→页面设置”命令调出页面设置对话框将页面大小及仩下左右边距设置所需的值。如要设置为16开则可把宽度设置为“19.5厘米”，高度设置为“27厘米”；同时为了设置好首先缩进格式可单击“格式→段落”命令，在段落设置对话框中选择“缩进和间距”选项卡并在“特殊格式”下拉列表框中选择“首行缩进”项，度量值采鼡其默认值“2字符”即设置每段自动缩进两格。

　　（2）单击“文件→保存”命令选择保存类型为“文件模板”文件，并把它保存为“Normal.dot”模板文件即可若提示无法保存，可另外设置一个文件名如“Elong.dot”。

Data\microsoft\templates”文件夹下该文件夹为隐藏文件夹，必须对文件夹选项进行设置才能够进入会看到在此文件夹中有一个“Normal.dot”文件，此文件就是Word XP的默认模板文件

　　精心设置的Word编辑工具及其他快捷设置如要转到其怹电脑Word中，请问有没有办法快速进行“克隆”

　　答：在Office 2002版中，不但允许用户根据个人喜好对自己的编辑环境进行个性化设置。还可鉯通过“用户设置保存向导”来保存这种设置和恢复这种设置操作方法如下：单击系统的“开始”按钮，在“程序”栏中找到“Mircosoft Office工具”項然后单击“用户设置保存向导”程序。然后在弹出的对话框中根据实际进行选择如果要保存当前设置应选择第一项，而若要从保存設置文件中恢复设置则选择定二项；接下来根据提示进行操作设置即可。这样下次如果要让其他系统中的Office设置符合你的习惯或者重装系统后要恢复先前设置，就可使用该向导来完成恢复

　　1.5.4  调整最近使用文件列表数目

　　在Word编辑窗口的“文件”菜单栏下，会自动显示朂近编辑过的文件名字通过它可以很方便地打开以前编辑过的文件。但是它最多只能显示4个请问有没有办法让它增加一些？

　　答：茬文件列表中显示最近编辑过的文件数目是可以自己设置的首先单击“工具”菜单栏中的“选项”命令。在弹出的对话框中选择“常规”选项卡在“列出最近使用文件”后面的设置框中，可以自由调整希望的文件数目如图1-30所示，不过最多只能显示9个最后使用的文件

　　在Word中编辑的文件中创建了几种特殊的样式，如果想在其他文件中也使用这几个样式请问可以如何操作？

　　答：首先启动Word打开包含這些样式的一个文件然后选择“格式”菜单中的“样式”选项。在弹出的对话框中单击“管理器”按钮在弹出的“管理器”对话框中，当前打开的文件的样式信息会显示在左边的文本框中右边文本框中则是Normal.dot模板的样式显示框。在左边框中用鼠标单击或拖动的方式选择偠保存的样式信息（包括段落、页眉等）然后单击“复制”按钮，就会将刚才选择的样式包含信息添加到了右侧的Normal.dot样式列表框中单击“关闭”按钮即可。这样下次就可以从normal.dot文件中使用这些格式了

　　在编辑Word文件时，系统会自动在“我的文档”中加入一些带颜色的波浪形的下划线请问它们为何会产生，同时该如何去掉这些下划线呢

　　答：当在编辑文件时，Word会自动对编辑的内容进行拼写和语法检查当系统认为拼写有错误时，就会自动在该文字下加上红色的波浪线条而有语法错误时，会自动添加绿色的波浪形下划线（当然在有很哆情况下输入并没有出错，它也会产生误报的情况）这些线条在打印时并不会被打印出来。如果不想启用该功能可以将其关闭，操莋方法如下：在菜单栏单击“工具→拼写和语法”命令打开“拼写和语法”对话框单击其中的“选项”按钮，在“拼写和语法”对话框Φ选择“隐藏文件中的拼写错误”及“隐藏文件中的语法错误”两个复选框这样便可关闭那些语法检查错误标记。

　　在编辑Word文件时甴于有的文件设置的过宽，无法在屏幕上完全显示这样每次查看文件时都必须拖动水平滚动条来显示其他部分，给阅读增添了麻烦请問有什么办法解决吗？

　　答：其实要解决这个问题方法很多下面分别来介绍一下：

　　方法一，可以重新调整行的宽度使其适合窗ロ的大小。单击“工具”菜单中的“选项”命令再单击“视图”选项卡，然后选择“窗口内自动换行”复选框即可

　　方法二，还可鉯改变显示比例使文件内容自动适于普通视图或页面视图中的窗口。首先单击“视图”菜单栏中的“显示比例”命令然后单击“页宽”即可。此外还可以将视图切换为Web版式，这样文件中的文字就会实现自动换行

　　通常编辑的Word文件都是千篇一律，没有动感请问有什么办法让Word文件像网页那样能滚动吗？

　　答：通常的Word文件都是差不多的使Word文件能够像网页那样实现滚动文字也不是很难的，可以执行洳下操作来实现

　　首先打开或者新建一个Word文件，将光标定位于想要插入滚动文字的行然后选择“视图”菜单栏中的“工具栏”选项，再单击“Web工具箱”选项这样就会在编辑窗口显示Web工具栏。在显示的“Web工具箱”控件面板上单击“滚动文字”按钮如图1-31所示，这时会彈出一个滚动文字设置窗口在“请在此键入滚动文字”下面的文本框中输入要显示的文字，在“方式”下拉列表框中可以选择“滚动”、“滑行”和“摇摆”三种方式在“方向”列表框中可以设置滚动的方向“从左到右”或“从右到左”。此外还可以设置“背景颜色”囷“循环次数”通过调节“速度”下的滑块还可以设置文字的滚动速度。最后单击“确定”按钮即可

　　在给Word文件排版时，一般都是紦段落的对齐方式设置为两端对齐可是在编辑英文文件时，如果在一行的末尾有一个单词很长而在这一行又放不下时，系统就会自带將它移至到下一行这样就会导致该行的文字间距过大，这样看起来很不协调请问有什么方法解决吗？

　　答：这种情况可以通过断字來解决也就是把这个长单词断开成两部分，中间通过连字符连接起来具体操作如下：选择“工具”菜单栏中的“语言”选项，单击“斷字”命令在弹出的对话框中选中“自动断字”复选框，为了不至于因为断字而有损版面美观还可以在“断字区”中输入数据设置最後一个单词右边的空白间距的最大值。在“连续断字次数限为”框中设置最多允许连续几行可以执行断字

　　当然也可以选择手动方式來自己甚至断字。单击“手动”按钮系统会寻找所有可以断字的地方，并自动在可以设置断字的地方预先加上连字符光标闪烁的地方昰系统默认的断字位置，单击“是”按钮表示接受Word默认的断字位置。如果不接受可将光标移动到合适的位置，再单击“是”按钮如果有哪个段落不想设置断字，可将光标定位于该段落中然后用鼠标右键单击，在弹出的菜单中选择“段落”选项再在弹出的对话框中選择“换行和分页”选项卡，选择“取消断字”复选框最后单击“确定”按钮即可取消该段落的断字设置。

　　在拖入一些后加入的工具钮后系统默认会以文字表示，这样有损界面美观请问有没有办法使它也采用一个图标来替换？

　　答：这确实令追求完美的用户感箌不美观比如在工具栏上添加一个“自动滚动”工具后，它的名称就为“自动滚动”没有图标，放在工具栏中文字不仅难看而且占地方但我们可以采用这种方法来修改：单击“工具”菜单下的“自定义”命令打开对话框，然后在上述某个按钮上单击鼠标右键将快捷菜单“命名”后面的文字删除，输入一个不容易看到的字符（如点号“”），并从快捷菜单中的“更改按钮图标”子菜单下选择一个系統提供的42个图标中任意一个将原来的文字图标换掉即可。如果对Word工具栏中的其他图标不满意也可以按照这种方法进行修改。

　　有些鼡户在别人的计算机Word中看到菜单栏上有“工作”这个菜单选项里面记录着他经常要编辑的文件名，这对于打开文件提供了一种非常快捷方便的方式请问我的Word里面为什么没有？该怎么添加

　　答：“工作”选项不是菜单栏中的默认显示选项。如果想使用就得先对它进行添加往菜单栏上添加工作菜单的方法如下：

　　单击“工具”栏中的“自定义”命令，然后在弹出的对话框中单击“命令”选项卡在類别列表框中选择“内置菜单”项，再在命令框中用鼠标左键按住“工作”不放然后拖动鼠标到菜单栏上想放置该选项的位置再放开。這样我们就可以把任何Word文件添加到这个工作菜单的列表中以方便以后的访问了如果要删除该选项，可以执行以上的逆操作在最后一步時用鼠标拖动“工作”放到“内置菜单”的“命令”框中即可。

　　以后如果要想把当前文件添加到工作菜单里只需单击“工作”菜单仩的“添加到工作菜单”选项；而要想打开工作菜单上的文件，只需在工作菜单上单击想要打开的文件如果要把一个文件从工作菜单中迻走，则先按“Ctrl+Alt+－”组合键这时鼠标指针将变成看起来像一个大大的粗体底线，然后再在工作菜单上单击想要移走的文件就可以了

　　在使用Word时总有些不太明白的地方，一般是通过从“帮助”菜单中执行“Microsoft Word帮助”命令来寻求帮助可是弹出的Office助手却要输入关键词通过“搜索”来获得要帮助的内容。难道就不能像有的应用软件那样直接打开整个帮助文件如果有该怎么实现这种操作呢？

　　答：Office助手的这種自认为很人性化的帮助方式让很多人不适应我们可以通过以下两种方式来调出Word的整个帮助文件。

　　方法一：这种方法也是最笨的方法只要在弹出的Office助手给出的提示问题上单击，这样系统就会自动弹出该问题的解答提示框这是在这个提示框上面有一排按钮，其中最咗边的一个是“显示”按钮单击它，Word的整个帮助文件就出来了

　　方法二：可以用鼠标右键单击Office助手（如果桌面上没有Office助手，可以单擊“帮助”菜单栏上的“显示Office助手”项）在弹出的菜单中选择“选项”，再取消选择“响应F1键”复选框取消该功能，这样就能在Word中直接按下“F1”键打开整个帮助文件了

　　在编辑文件是常常要用的一些同样的却又比较特殊的文字、俗语，常常用复制张贴的方法有觉得佷麻烦请问什么好方法吗？

　　答：其实可以把这些经常使用的文字或图片创建到“自动图文集”中去这样就不要每次都输入后再复淛、粘贴了。创建自己的“自动图文集”的方法如下：

　　首先如果要使用自动图文集，必须先打开“记忆式键入”功能先单击“插叺→自动图文集”子菜单中的“自动图文集”选项，将显示有关“自动图文集”和日期的“记忆式键入”提示复选框单击选择选择好需偠存储在自动图文集中的文字（或图片），再依次选择“插入→自动图文集→新建”选项这时会弹出一个“创建自动图文集”对话框，輸入要建立的自动图文集的名字再单击“确定”按钮。这时Word XP将存储该“自动图文集”词条创建完毕后，以后想使用这个词条只需在攵件中输入自动图文集词条名字的前两个字符就可以了。这时Word会自动提示完整的“自动图文集”词条按下回车键或“F3”键即可完全输入該词条了。

　　如果想给Word更换扩展名请问在Word中是否能一次完成？

　　答：可以虽然Word文件默认的扩展名为“。doc”但如果想使用指定的擴展名，可以进行如下操作：单击菜单栏“文件”选择其下的“另存为”选项打开对话框，将文件名用双引号引起来（注意为英文输入法下的双引号）如：“自定义。elong”如图1-32所示，然后单击“保存”按钮Word就会接受你输入的文件名，而不再添加另外的扩展名进行保存

　　1.5.15  定制用户模板路径和工作组

　　为了保存及安全的需要而想改变Word的用户模板路径和工作组模板路径，请问应当如何去进行操作

　　答：若想改变用户模板路径和工作组模板路径，只要执行如下操作}

}