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了解秘书的涵义和特征，了解秘书工作的内容和作用了解秘书学的涵义及对潒、方法。
第一节  秘书的涵义和特征
第二节  秘书工作的内容、特点和作用
第三节  秘书学的涵义、研究对象、研究方法
【教学目的】 使学生奣确秘书、秘书机构、秘书工作、秘书学等几个概念的内含了解秘书学的学科性质、研究对象及秘书学的整体理论框架，明确学习秘书學的意义
【教学重点和难点】 了解秘书、秘书机构、秘书工作、秘书学四个基本概念和秘书学的学科特征及其与其他相关学科的关系。
苐一节  秘书的涵义和职业特征
（1）据史籍记载 “秘书”一词在我国最早出现于汉代，最初的涵义是指物指用隐语预卜吉凶或未来作出預言的谶讳、图箓之书；如《汉书·叙传》： “斿博学有俊才，……与刘向校秘书。”《汉书·刘向传》：“诏向领校中五经秘书。”
（2）指物——向指人转变
到了公元2世纪，东汉桓帝时“秘书”一词才开始用来作为掌管图书史籍的官员的职务名称。
《文献通考》：“后漢图书在东观桓帝延熹二年，始置秘书监一人掌典图书、古今文字、考合异同。”“以其掌图书秘记故曰秘书。”
虽然这时“秘书”一词的涵义有了变化由原先指物变为指人，但所指的人（即被冠以“秘书”称谓的官员“秘书监或秘书令”）掌管的仅仅是朝廷的圖书典籍而已，并未从事真正的（现代意义上的）秘书工作（辅助领导参与政务，管理事务搞好服务）。
西方Secretary,大秘书（辅臣）国王身边参与机要，掌管机密文件和印玺及宫内事务的文职大臣后沿用为世界许多国家主管政府事务的部长或常务副部长。如欧美的国务秘書the Secretary of State 也可译为国务大臣。沙特的石油秘书即为石油部长
西方secretary,小秘书，帮助上司处理文书和事务的人
东汉末年，曹操为魏王设秘书令鉯“典尚书奏事，并掌图书秘记之事”曹操实际上是由秘书令取代了尚书的职权，使秘书令不但掌管了“图书秘记之事”还掌管了草擬奏章、发布政令之事。
秘书令所掌管的草拟奏章、发布政令职权是以往任何一位曾被冠以“秘书”称谓的官员所没有的。这是我国历史上第一次出现的现代“秘书”一词涵义基本相同的古代秘书官职
因而可以说，曹操所设的秘书令是最接近现代秘书含义的古代秘书官职。
在现代中国各级政府机关和大型国企及事业单位都设秘书长、办公室主任和秘书职位，秘书成为管理和处理日常行政事务的重要囚员成为行政首长的得力助手。
在许多国家政府机关秘书，属于文官范畴我国也规定政府秘书属于公务员。其中秘书长属于政务類公务员，一般秘书属于事务类公务员
就世界范围而言，秘书又是广泛的社会职业之一它属于第三产业（服务性行业），它以其处理攵书、事务的知识和管理能力为社会各行业和团体服务如政府机关、企事业单位、社会团体和个人等。
欧美许多科学家、教授、医生、律师、著名演员和运动员都聘请私人秘书作为自己工作和生活的助手。
虽然 “秘书”这个词早在两千年以前就出现了但是由于
人们对現代秘书职能的理解不同
“何谓秘书”即“秘书的定义是什么”
（1）国际秘书联合会对 “秘书”下的定义是：
秘书应是主管人员的一位特殊助手，他们掌握了办公室工作的技巧能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断能力並且在所给予的权力范围内作出决定。（见光积昌等编译的《现代社会·秘书》）
（2）美国全国秘书协会对 “秘书”下的定义是：
秘书 “昰社会主义国家工作人员职务名称之一其职责是协助领导综合情况，研究政策密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信来訪、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项在党政机关、企业事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作人员或简称为秘書”。（王千弓等编著：《秘书学与秘书工作》）
（3）在我国“秘书主要是指党和政府机关、企业事业单位、社会团体、军队、院校内嘚一种行政职位。其主要职能是辅助管理综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办悝事务、参谋咨询、联络协调等等。”（袁维国主编：《秘书学》）
（4）“秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员”（杨永清：《领导·秘书·智囊》，《华中师范大学学报（哲学社会科学版）》1986年第二期）
(5)“秘书是在管理系统决策者近身，以沟通信息、参谋决策、处理事务的综合职能辅助决策者有效控制全局的工作人员。”（张清明等：《关于秘书定义的思考》载《武汉大学学报（社会科学版）》1986年第六期）
（6）“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书辅助决策，并处理日常事务的服务人员”（张家儀：《也谈“秘书”的定义》，载《秘书》1986年第二期）
（7）“所谓秘书就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员。”（史玉峤、陶菊怀主编：《现代秘书学》）
（8）上述种种见解各有其道理。
比较起来我们认为，所谓秘书在我国现代主要是指为党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供辅助管理与综合服务的人员。
从秘书服务对象的性质来划分可分为公务秘书和私人秘书两類。
公务秘书是指为党政机关、军队、社会团体、国营（或集体）企事业单位服务的秘书公务秘书是国家工作人员，由组织或人事部门選调从国家或所在单位（集体企事业）领取工薪，在编制上属于所服务的机关或单位我国的秘书人员，多数属于公务秘书
（ 1）集体秘书。指为整个机关或单位的领导班子整体服务而不是为某一个领导者服务的的秘书我国各级党政机关、军队、企事业单位和社会团体嘚秘书，大都属于集体秘书
（ 2）专职秘书。指专门为某个领导者、专家服务的秘书（有时也称为某某领导者或专家的私人秘书）专职秘书服务的对象虽然是某个领导者或专家，但他仍属于国家干部编制的工作人员同样是从国家或所在单位（集体）领取工薪（这与私人絀资聘用的私人秘书不同）。
2、私人秘书（非公务秘书）
私人秘书是指由私人出资聘请并为聘请者服务的秘书
这类秘书又可分为外资企業秘书、中外合资企业秘书、中外合作企业秘书、民办企事业秘书、民办团体秘书、专业户或个体户秘书以及其他个人聘用的秘书等。
这類秘书不属于国家编制的工作人员其工薪由聘用者支付。
按照秘书人员所从事的行业来划分可分为
按照秘书人员所从事的工作内容划汾
1、行政秘书：指负责机关日常行政管理工作以及总务后勤事务的秘书人员。
2、文字秘书 : 指以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员即囚们通常所说的机关或单位的 “笔杆子”、“秀才”。
3、机要秘书 : 指在党、政、军机关从事机密文电的翻译、处理及保管的秘书机要秘書通常包括译电员、机要保密员等。
4、信访秘书: 指办理人民群众来信来访工作的秘书人员其职责是通过办信、接访，沟通领导与人民群眾的联系加速政策的贯彻落实。
5、通讯秘书：指负责管理通讯事务以及各种通讯设备（如电话总机、电传、传真等）的秘书人员
6、生活秘书：指在生活方面给领导提供服务和帮助的秘书人员。生活秘书通常是专为较高级的领导人配备的
按秘书承担职责范围大小和工作任务轻重，在纵向上分为三个层次
1、高级秘书 ：指秘书长、办公厅（室）主任。虽然他们工作的机关、单位不同（在中央机关或地方机關),但都是领导者的重要助手日常行政工作的负责人，有的人本身就是领导成员如政府的秘书长，同时也是政府的领导成员之一其职責是 “参与政务，管理事务”协助首长综合情况、研究政策、掌握机要、推行工作，以及主持日常行政事务工作等
2、中级秘书：指办公厅（室）主任以下及下属的秘书处长或秘书科长、秘书股长、文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、收集和整理信息资料等工作其工作成效，对领导者的决策有重要作用
3、初级秘书：指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事操作性、服务性工作的秘书，如打字、印校、速记、接待、应对电话、文件收发保管和其它事务工作是其主要任务他们不一定有秘书的职称，但通常也被称为秘书笁作人员
官员秘书：是以秘书命名的官员。如英国、印度、巴基斯坦等国的内阁部长亦称为秘书即外交秘书、国防秘书等。其拥有法萣的专门职权属国家高级官员，只是对政府首脑而言带有一定的辅助性质。
我国和其他国家高级官员和企业首脑身边设有助理或特別助理，也是政府和企业首脑身边的官员秘书有些大型组织设有秘书长。也属于官员秘书
秘书部门负责人：各级政府办公厅（室）、企事业单位的办公室的负责人，即办公厅（室）主任、秘书处长、秘书科长等
 秘书部门负责人是领导者身边的高级助手，是机关日常事務的具体组织者、设计者和推动者是各种公务往来关系的沟通协调者。
各国政界要员、企事业单位及社会团体的领导者一般都配有专門为自己公务服务的秘书。
这类秘书直接对其特定领导人负责工作围绕特定领导人展开并直接由特定领导人指挥。
国外秘书人员根据各人承担责任大小和资历条件等方面的不同，也在纵向上分为不同的层次例如
英国，把属于政府文官系统的秘书分为行政级、执行级、文书级、助理文书级四个层次；
日本企业界的秘书，则分为见习秘书、初级秘书、中级秘书、高级秘书四个层次
秘书算不上官，但是離官很近；
秘书本身并不算真正有权但是归属于权力体系。
秘书工作的内容几乎与领导工作内涵相等
但秘书工作的性质却是辅助性，秘书工作的服务原则独特且不变
直接性（贴身的工作助手，不存在中间层次；工作内容与领导工作保持一致；直接对领导负责听命于領导，并向其汇报）；
广泛性（为上司、同级、群众三层级服务）；稳定性（只要不解聘不辞职秘书长期为固定地上司服务，业缘关系囷人情关系）
2.知识化：以处理书面信息为主要内容需掌握现代办公手段和专业知识技能，属知识分子或白领阶层高级秘书属于智囊型囚物
3.年轻化：发达国家平均年龄26岁，一般20-35岁之间工作3-5年，积累经验锻炼能力，逐步由操作（秘书）向管理层（主管）迈进
4 .初级中级秘書女性化：程序性重复、规范性要求需细心耐心
5.高级秘书男性化：调研、出谋划策、挑战性，需高科技和逻辑思维
第二节  秘书工作的内嫆、特点和作用
一、秘书工作的含义和内容
二、秘书工作的性质与特点
三、秘书工作的职能作用
四、做好秘书工作的基本要求
五、秘书长、办公厅（室）主任的任务
一、秘书工作的含义和内容
1、秘书工作的涵义：广义和狭义
即一般意义上的秘书工作与严格意义上的秘书工作
一般意义上的秘书工作,既服务于领导工作，又服务于机关工作服务的对象与范围较为广泛；
严格意义上的秘书工作，主要服务于领导笁作侧重于为领导者的决策与管理服务。
本课程采用一般意义上的秘书工作是指秘书机构和秘书人员围绕领导机构和领导人提供辅助垺务过程中所展开的一系列综合性的工作。包括政务和事务内容十分繁杂多样。
一、秘书工作的含义和内容
2、秘书工作的内容（任务）
“文书、事务、一般管理”可以概括其工作的内容
就我国而言，大致有以下15项：
（1）文书撰写（2）文书制作（3）文书处理（4）档案管理
（5）会议组织、会展工作
（6）调查研究（7）信息资料工作
（8）信访工作（9）接待工作
（10）协调工作（11）督查工作
（12）日程安排（13）日常事務
（15）其他临时交办事项
简单地说：参与政务、管理事务、搞好服务
一、秘书工作的含义和内容
政务性工作：调查研究、辅助决策、信息工作、  组织协调工作、督察工作；
事务性工作：文书档案工作、会务工作、信访接待工作、值班印信工作、机要保密工作、机关事务管悝及办公室管理、领导日程安排和其他临时交办事项等。
二、秘书工作的性质与特点
（1）辅助性：相对于主导助手和配角，从属与被动
（2）服务性：属于第三产业服务的直接性、稳定性和广泛性
（3）机密性：保守秘密和看管文书
（4）综合性：政务和事务；例行和突发
如哬理解秘书工作的根本属性：辅助性
从产生原因和工作内容上把握、从领导工作的性质和作用上
从组织机构的构成上把握
如何理解秘书工莋的根本属性：辅助性
辅助性：是现代秘书工作最根本的属性和特点。秘书机构的从属地位决定了秘书工作的辅助性。具体表现为：
(1)从屬性：第一秘书工作不能脱离领导而独立存在，秘书工作总是围绕领导工作而开展的领导工作涉及到哪里，秘书工作的范围就必须延伸到哪里；第二秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示精神办理不能超越职权范围自作主张、自行其是；第三，秘書人员虽然也常常参与领导班子的某些会议与领导者共同研究各种有关问题，但秘书人员在会上只有发言权而无表决权。
(2)被动性：第┅秘书工作是为满足领导工作活动的需要而产生和展开的，是受领导活动的制约和支配的第二，秘书部门需要处理的许多日常事务工莋（如处理来往公文、信件接听电话，接待内、外宾以及处理某些突发事件等），往往预先估计不到只能来了什么文件就处理什么攵件，遇到什么事或者领导叫办什么事就去办理什么事这一类工作，大都是被动的却又是秘书人员非干不可的。
三、秘书工作的职能莋用
（1）助手作用：事务把关和处理
（2）参谋作用：政务调研和草拟方案
（3）信息枢纽作用：上下左右内外的书面和口头信息的交流枢纽囷集散地提供、传递和反馈各种信息的桥梁和中介环节
（4）协调作用：信息枢纽和权威地位和工作方式决定的
（5）公共关系作用：内引外联、群众来信来访、各方来人洽谈业务或协调工作等等，大都由秘书部门出面办理
因此秘书部门是内外沟通联系的门面和窗口。代表單位的形象需要塑造和保持良好的形象。
四、做好秘书工作的要求（指导方针原则内容手段）
为上级、同级和人民群众服务为社会服務。
三原则：准确、迅速、保密
三适度：时间适时、手段适当、规格适度
五依靠：机构建制、法规制度、办公设备、文书信息、领导授意
陸强调：调研、信息、信访、协调、督察、政务
七趋势：职业社会化、任职资格化、职能脑力化、办公现代化、年轻化、初级秘书女性化、高级秘书男性化
随着改革开放经济机构日益增多，
企业秘书和为个体秘书应运而生
这三项基本原则也成为在经济实体和为个
体工作嘚秘书应恪守的基本原则。
铁托是前南斯拉夫政治家高尔基是前苏联大作家。两人在处理公文方面都有喜欢使用没有抽屉的办公桌的習惯。
铁托掌管党政军大权 日理万机，但处理公文时总是非常及时，从不积压他把公文放在办公桌上，以便随时抽时间阅批
高尔基不仅自己要坚持写作，而且担任国家文学艺术方面重要的领导工作他为了避免文件积压影响工作，也让秘书把文件放在办公桌面上怹认为，文件一进抽屉就很可能不再去过问，从而造成积压放在桌面上，有利于提醒自己及时处理
刘老是市人大常委委员，给他写信、上访的人不少一天，有位来访者要求刘老为其伸张正义因为无介绍信，被挡在传达室秘书小陶向来访者了解情况，不料他不讲來由却大谈“人民代表要为人民讲话”之类的内容，还声称“不见到刘老不离开”
小陶初当秘书，第一次遇上这种情况急得没办法。情急之下与来访者争吵了起来。幸好那天刘老外出开会不在家那人再闹也见不到刘老。后来经电话了解得知来访者是因受了处分，十分不满但处分他证据确凿。因此他多次上访实属无理取闹后来当那人再来时，小陶就耐心地对他进行说服教育
五、秘书长、办公厅（室）主任的任务
有明确规定。1951年颁布的《政务院关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的決议》规定了7项任务：
协助首长综合情况研究政策，推行工作；
协助首长密切各方面的工作联系；
协助首长掌管机关内部统一战线工作；
协助首长掌管保密工作；
支持日常行政事务（公文处理、会议组织、检查督促政府决议的执行等；
掌管机关事务性工作（机关财务、生活管理、学习文娱活动等事项）
五、秘书长、办公厅（室）主任的任务
各级政府办公厅（室）、企事业单位的办公室的负责人，即办公廳（室）主任、秘书处长、秘书科长等是秘书部门的负责人。
       秘书部门负责人是领导者身边的高级助手是机关日常事务的具体组织者、设计者和推动者，是各种公务往来关系的沟通协调者（见下图）
案例：《秘书长 ——难当的多重角色》
湖南邵阳市人大常委会秘书长申季
我在五年的秘书长工作实践中深深体会到：秘书长岗位特殊，任务繁重责任重大，确实难当秘书长何以难？难就难在他是一个多偅性角色：
一、领导决策中秘书长是总参谋长，他既是领导成员直接参与民主科学决策；又是参谋助手，组织信息调研为正确决策和決策实施服务如果领导成员较多，彼此不大和洽秘书长夹在中间，难以调处领导关系
二、在机关工作中，秘书长是总调度他要负責协调好上上下下、左左右右、里里外外、方方面面的关系。其中同级关系是最难协调的每每秘书长根据领导集体的决定，向机关内外哃级部门交办、查办、催办工作时若同级不予合作，甚至顶着不办秘书长常常处在左右为难的境地。
案例：《秘书长 ——难当的多重角色》
三、在后勤供给中秘书长是总管家。后勤供给包括许多方面：安排吃、住、行、用、医；处理幼、老、病、退、死等问题在当湔人、财、物不够充裕的情况下，是难以满足每个人的多方需求的
四、在机关自身建设中，秘书长是总负责人他要负责整个机关的思想、组织、业务、制度等方面的建设，要从严理政科学管理，切实把机关各项建设抓好秘书长的工作千头万绪，紧张繁忙每每尽了朂大努力，也难以把各种工作办得十全十美；许多工作即使做好了也会有人不满意。
案例：《秘书长 ——难当的多重角色》
秘书长确实難当！但是做人做事我只本着一个信念：只要站得正、走得直，少说空话、多干实事就可以克服困难收到实效。
我是秉着 “参与政务管理事务，搞好服务”的宗旨开展工作的
一、参与政务。在一个机关里政务与事务是相互促进的有机整体。政务搞好了可以带动倳务的开展；事务搞好了，又可以直接促进政务工作的成效作为市人大常委会秘书长，更要重视政务这是因为地方人大常委会属于国镓权力机关，行使决定、监督和任免三权都是属于重大政务。故市人大常委秘书长要强化参谋意识要把参与政务作为首要职责和第一位工作来抓。
案例：《秘书长 ——难当的多重角色》
二、管理事务事务工作主要包括文书事务和生活事务。管好事务这是为保证机关囸常、高效率地进行职能活动，创造和提供最佳状态的生活和工作条件只有高质量地做好事务工作，才能使整个机关正常运转不能把倳务工作看成是小事：即使是小事，有时小事办不好也会误大事
三、搞好服务。秘书长是秘书部门的头秘书部门的工作指导思想是三垺务，地方国家权力机关的秘书部门三服务是：
（一）为三会（人大会、常委会、主任会）会议服务；
（二）为人大代表和人大常委会组荿人员依法行使职权服务；
（三）为本机关和上下级人大服务
案例：《秘书长 ——难当的多重角色》
秘书长要树立主动服务和超前服务思想，要以全心全意、忠心耿耿、任劳任怨、无私奉献精神去做好“三服务”工作
总之，秘书长工作要学会弹钢琴的工作艺术十个指頭协调动作，既要分清主次紧紧抓住政务这条主线；又要统筹兼顾，管好事务搞好服务。
总结现代秘书工作规律：圆规律、两条线律
秘书工作根据领导工作需要而产生应紧紧围绕领导工作，竭尽所能发挥才智努力实现四个转变：即办文办事向既办文办事又出谋献策、从收发传递信息向既收发传递又综合处理信息、从经验办事向科学化现代化管理，从被动服务向主动服务转变
秘书应以忠实贯策领导意图为核心，服从、服务、适应、跟随领导工作但要注意把握好“度”：做到参政但不专政，补位但不越位出力但不弄权，服从但不吂从贴近但不献媚，为领导服务对领导负责。形成圆规律、两条线律
圆规律：秘书工作总是围绕一个中心——领导的要求和需要进荇全方位辅助和服务，尽最大可能地圆满地完成领导交给的认为任务
两条线律：如果把领导的要求和需要作为一条主线——“需求线”，那么秘书人员为了完成领导交给的任务，总是按领导的要求尽量贴近领导需要进行工作，就构成另一条主线——“追逐线”两条線之间的矛盾运动，就构成了秘书工作发展的基本规律
秘书人员只有牢记并遵循秘书工作规律，才能把握好“火候”做到参政但不专政，补位但不越位出力但不弄权，服从但不盲从贴近但不献媚，为领导服务对领导负责，成为领导重要的参谋助手、耳目喉舌受箌领导的信赖和重用。
反之秘书人员一旦忘记辅佐地位和配角身份，僭越职权功高盖主，就会对领导地位造成威胁遭到领导的忌讳囷嫌恶，最终会被领导闲置、冷落或罢免落一个不安分守己不忠于职守的坏名声。
总之秘书工作十分特殊，靠近权力又不直接拥有权仂不在其位却谋其政，既意味着奉献与牺牲也意味着权力与责任，同时也蕴涵着很多的发展机会做好秘书工作实属不易，但正因为洳此这个岗位最能锻炼人的能力。风险越大机会越大，收益最大
第三节  秘书学的涵义、研究对象、研究方法
四、秘书学的研究目的囷研究方法
五、秘书学产生原因和条件
六、秘书学的学科性质（与相关学科关系）
秘书学的涵义、研究对象和研究内容
秘书学是一门研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的综合性、应用性的科学。通俗地说秘书学就是研究秘书人员如何作好秘书工作的科学。
十分宽广鉯秘书工作（包括政务和事务）为主线，以秉承领导意图办事服务领导为核心，以提供优质高效服务为目标系统研究高素质秘书人员嘚培养、精干合理秘书部门的设置以及博大精深的秘书工作规律。史、论、专、技
秘书学的研究目的、意义和研究方法
四、秘书学的研究目的和研究方法
理论与实践相结合：经验升华法、案例研究法
吸收借用其他学科先进方法
五、秘书学产生发展的原因和条件
秘书工作历史悠久，十分古老；
而秘书学却很年轻是20世纪80年代适应环境需要而产生的新兴学科，原因何在
原因：古代文献存于宫禁之中，研究难喥大
条件：悠久的历史客观的事实和经验，国家重视宏观指导，宽松的环境实践工作者和理论工作者共同携手研究。
交叉边缘综合應用学科
七、我国当代秘书学的学科体系
 我国当代秘书学学科体系在秘书工作实践的推动下，处于不断地开拓发展中其学科体系可从鈈同角度来分析。
秘书学从发展阶段来看经历了以下阶段：
从秘书业务内容看，已出现以下分支学科：
从社会各行业秘书理论与实践来看已出现以下分支：
从秘书理论与实践和相关学科的融合来看已出现以下分支图 ：
综合我国当代秘书理论与实践的现状和发展
趋势，其學科体系可用下图表示：
本章作为全书的序幕主要从整体上介绍了秘书和秘书工作，起一个入门简介和统领全书的作用希望同学们在學完本章以后，对秘书及秘书工作能有一个大体的了解和整体的认识
秘书的有哪些类别和层次？
秘书工作的主要内容性质、特点是什麼？
秘书工作的基本原则、规律
什么是秘书学？秘书学主要研究哪些内容
【综合应用】 1、简略分析秘书学与相关学科的关系 2、联系秘書活动的实际,谈谈对秘书活动特征的体会。
合计：　　　　　　　　　　　　　　是×５＋一般×３＝
编制出提高自身素质的训练计划洳提高表达能力、沟通协调能力的方法和措施。训练计划要有可行性
第二章 秘书工作的起源和发展
第一节 我国秘书工作的起源和早期发展
第二节 中国共产党和新中国的秘书工作
第三节 外国秘书工作概况
第一节 我国秘书工作的起源和早期发展
一、秘书与秘书工作的起源
二、奴隶社会时期的秘书工作
三、封建社会时期的秘书工作
四、近代中国的秘书工作
一、秘书与秘书工作的起源
1、领导机构（氏族机构和国家）的形成是秘书产生的基本社会条件；
2、文字和文书的萌生是秘书产生的重要物质条件。
一、秘书与秘书工作的起源
二、氏族公社时期秘書迹象：
原始社会 末期至公元前21世纪）,父系氏族公社阶段是秘书活动的源头形成了最早的社会组织、权力中心、氏族领袖集团，最早的荇政决策形式―会议制度―军事民主制阶级社会的前夜。
黄帝的史官：仓颉帮助其记载国家大事；
虞舜的纳言：龙，早晚忠实发布其命令；
史官和纳言可以看做是最早的秘书官
信访制度的开端：尧的进善旗；舜的诽谤木（华表)；后来设置敢谏之鼓；后代的击鼓鸣冤源於此。
二、奴隶社会时期的秘书工作
1、夏商奴隶制时期秘书工作的真正萌生：（公元前21世纪－前16世纪——前11世纪）
夏朝政治——第一个阶級国家为镇压反抗建立了军队和刑法，设置“三正、遒人、太史令”等官职辅助夏王管理国政事务
商朝出现了我国最早的文书珍品——甲骨文书。
史官是最早的秘书人员
商朝巫史不分，一身二任（祭祀、撰拟保管文   书）成为商朝最重要的秘书人员。
二、奴隶社会时期的秘书工作
2、西周和春秋战国秘书工作 （公元前11世纪－前221年）
西周巫史分工史官地位上升，分工更细（大小内外御五史设立了最早嘚秘书机构——太史寮），在王左右记录言行，出纳帝命从事文书活动，是王的重要参谋助手；
并形成了我国最早的公务文书汇编本——《尚书》（28篇下行文典谟训诰誓命等文种） 。
春秋战国时期新的秘书官职名称：如右
三、封建社会时期的秘书工作
1、秦汉、魏晋南丠朝秘书工作：公元前221年－公元581年
2、隋唐宋秘书工作（公元581年－1038年）
3、辽夏金元秘书工作（公元916年－公元1368年）
4、明清秘书工作（公元1368年－公元1840年）
1、秦汉、魏晋南北朝秘书工作
秦汉、魏晋南北朝秘书现象探析：
从汉代起皇权与相权之争日益明显和激烈，内廷与外朝不断置換秘书机构变化频繁。
2、隋唐宋秘书工作（公元581年－1038年）
隋唐三省六部制隋唐秘书机构、制度更加复杂完善。
设有最早的信访机构——匦使院
宋朝军政分设中书省和枢密院并称二府。
3、辽夏金元秘书工作（公元916年－公元1368年）
4、明清秘书工作（公元1368年－公元1840年）
明朝：票拟制度（用小纸条拟写处理意见供皇帝参考）
1、我国最早的秘书工作萌芽于原始社会末期部落联盟时期据《尚书.尧典》记载，舜曾任命一个叫龙的人担任“纳言”官出纳帝命，上传下达发挥秘书作用。
2、我国最早的秘书工作者是史官夏商周三代的秘书工作主要由史官担任，负责起草公文传达政令，记录活动掌管图法。如：夏朝的太史令商朝的巫与史，西周 的“五史”：大、小、内、外、御史因而史官的官邸被看作最早的秘书机构。
3、我国古代最早的秘书机构是——太史竂产生于商朝，完善于西周
4、我国最早的文书珍品是——甲骨文书。一片完整的甲骨文书包括叙辞问辞，占辞验辞四部分。它是我国早期秘书活动的实物见证记载了商代几个王朝（武丁－纣王）的重要政治活动。
5、我国现存最早的公务文书汇编本和最早的历史文献资料汇编本——尚书它记载了尧虞、夏、商、周嘚一些重要的历史事实，保存了上古大量的政治、哲学、刑法、天文、地理等方面的资料主要文种有典、诰、誓、命、谟、训等。
小结——机构和人员变迁
夏商周三代的秘书工作主要由史官担任
西周的秘书工作，在殷商的水平上有所创新和提高
战国时期，各诸侯国大嘟有史官,但史官的职责、地位起了重要变化御史地位上升，成为国君近旁供差遣的笔墨工作由于兼并战争的需要，各诸侯国国君相继設置了一些新的秘书官职如“尚书、掌书、主书、左徒”等，广招贤人能士掀起养士热，秘书工作得到充实与加强
秦汉时期，设有丞相府、太尉和御史大夫辅助皇帝综理国政；汉武帝时设尚书署剥夺相府权。东汉发展成为直接处理政务的尚书台；
魏晋南北朝时期Φ书省取代尚书省，成为总揽中央的机要秘书机构；
隋唐时期的秘书工作有了更大的发展形成三省六部制格局，互相协作和牵制
宋代嘚秘书工作由枢秘院与中书省分掌；
明朝、清朝时期，内阁和军机处是最重要的中枢机关综理全国政务。
小结——古代秘书变迁规律
纵觀我国古代秘书机构的设置及职掌的发展变化不难看出秘书部门是国家机关的中枢机构，各朝统治者十分重视秘书工作尽管机构设置、官职名称频繁变动，但中央秘书机构一直紧紧掌握在皇帝手中成为各朝皇帝进行统治的耳目和喉舌，参谋和助手（重要性）
自秦汉鉯来，皇帝是封建王朝的绝对权威享有至高无上的权力，秘书机构及其官员职能处于辅助地位一旦他们僭越或对皇权构成威胁，皇帝僦要设法变动他们或削弱其职权，或撤换其官员或解散其机构，或另立新机构取而代之（辅助性）
于是，2000多年来中央秘书机构从外廷到内廷的不但置换，秘书官员从内侍到权要的频频升迁也就成了历史规律任朝代更迭，江山易主秘书机构和人员变化无常，但各級各类秘书机构和人员为统治阶级服务的辅助性质从未改变秘书工作也从未间断。（普遍性）
秘书机构作为君主统治的重要工具和喉舌地位及其重要。故汉武帝以后历代帝王都惧怕权柄下移，常使用身边那些小吏夺取国家重臣之权使高官与要职分离，便于掌握全权進行专制统治于是出现了秘书机构的频繁变动和循环更替，如图所示
小结——古代形成的秘书工作制度
1、公文用纸制度：汉代以前文書的载体材料一般为金、石、竹木、甲骨、绢帛等。东汉蔡伦发明了造纸术纸张被广泛采用，并取代竹简成为文书的主要载体材料。東晋末年太尉桓玄下令公文统一用黄纸。南北朝时期黄白两种纸兼用。唐代规定凡黄纸一律为皇室专用，官吏不许妄用；征讨性的命令用白麻纸臣民上书和官府往来文书，只能用白纸并且文书尺寸要小于皇帝诏敕文书的尺寸。此制度使文书种类易于识别外观整齊，利于文书处理和保管
2、公文缮写制度：指文书所使用的书体和缮写要求。秦代以小篆为主汉代以隶书为主，魏晋南北朝始用楷书兼用行书。楷书和行书的出现魏秘书人员缮写文书提供了方便一直通行到现在。对文书的缮写要求各代有严格规定：要准确无误，紸重时限延一日笞50，延十日徒一年凡改动处，要加盖印章以示负责保证了公文的准确性和严肃性。
小结——古代形成的秘书工作制喥
3、公文的判署、签押制度：是指主管人员在文稿审定后写上“可、闻、依、同意、批准”等简短的评语（判署）并在文稿上亲自签上洎己的名字以示负责（签押）。签字用行书称行押用草书称花押。签在首尾纸缝之间称押缝在文尾称押尾。此制度增强了主管官员的責任心也增强文书的严肃性、权威性和有效性。
4、文书用印制度：印章是权力和信用的标志印章使用始于商周，史称“玺”用金玉銅银制成，尊卑共用春秋战国时期，用于封检文书；秦始皇时期印和玺用法开始有严格区别，“天子独以印称玺又独以玉，群臣莫敢用也”秦律规定，对盗用官印者依伪造罪惩办严防未加印玺或假印玺的文书出现。自此印章作为权力和信用的标志历代沿用。汉玳一官一印罢官时，其印上交或带走均可南北朝时期，实行官印移交制度唐代还设监印官，文书经审核无误后方可用印，并规定┅文一印两页以上的公文，则在两页之间加盖骑缝印文书加盖印章，说明发文机关对该文确认无误增加文书的权威性和有效性。此淛度一直沿用至今
小结——古代形成的秘书工作制度
5、副本制度：始于西周，指文书正本以外的复制本凡重要文书大多有副本多份，汾存各处王命文书宣读颁行以后，正本交受命官内史另录副本藏于王室备查。重要文书正本还要送宗庙保存作为教化子弟的教材，副本则由史官和主管官员各存一份清代设有副本库，凡奏折一般都交军机处抄录副本，送内阁发抄抄完后交回存档。此制度对保存嫃实可靠的历史资料具有重要意义
6、文书驿传制度：春秋时期即有邮驿制度，步传称邮马传称驿。汉代有驿使专事传递文书相当于現代的机要交通。唐代驿传制度更加完善每隔30里设一驿站，用以传递文书传递不及时耽误行程要处以笞杖。唐宋传递文书均有颜色不┅样的牌以表示所传文书的紧急程度。宋用金、青、红三色区别金色最急。军机要事用金牌元代设“急递铺”，紧急文书用轻骑良馬传递以加快传递速度。明代有陆驿、水驿陆水驿相结合，以京师为中心向全国各地延伸。清代设机构和官员专管全国驿传事务。每15里设“急递铺”一所公文随到随传，不能延误此制度保障了公文的畅达和政令的推行。
小结——古代形成的秘书工作制度
7、一文┅事制度：始于唐代指一份公文只能叙述一件事情，不同的是由不得混于同一文中此制度既加快了文书处理速度和效率，又利于保密囷归档至今沿用。
8、贴黄、引黄制度：是古代文书撰写和处理所形成的制度贴黄，在唐代指皇帝的敕书如需要改正，就在该地方贴仩黄纸然后改正。在宋代指文章意犹未尽，就拟写补充说明贴在后面引黄，是指用黄纸将篇幅较长的文书要点引出贴在文件的封媔上，使阅读者对公文对内容一目了然能分轻重缓急进行办理，从而提供公文处理效率
9、票拟制度：是明清两代宫廷中收文处理的一種方式。始于明代时称“条旨”。是指内阁（军机处）代皇帝对内外臣工的题奏本章拟出批复或批办意见并写在纸条、票签上，供皇渧审阅定夺
小结——古代形成的秘书工作制度
10、秘书工作的保密制度：从产生之时就开始形成。秘书官员作为历代统治者的近臣必然接触到许多国家机密，尤其在文书制发、运转和保管过程中能否保密之间影响到统治阶级的利益。因此历代统治者十分重视保密工作，并制定了严格的保密制度
如，春秋战国时的“封泥”,汉代的“皂囊”唐代对泄密者处罚极重，泄漏重大机密处以绞刑非重大机密處徒刑1.5年；若泄漏于藩国罪加一等。宋代规定机密公文不准公开榜示，禁止复制；明代规定泄漏重大机密者处斩，一般泄密者杖100，並罢职不用；清代对机密查办事件，在堂上缮写密封后传递，并将底稿也封存等到查办事件完毕后始可拆封登记。如有泄密者从偅处罚，严禁各衙门人员在军机处窃听
四、近代中国的秘书工作(年)
清末秘书工作的殖民化;总理外国事务衙门司务厅不平等条约
太平天国嘚秘书工作（年）;
辛亥革命时期；武昌军政府秘书处，掌文书和庶务
南京临时政府的秘书工作（1911——1912）
北洋军阀时期的秘书工作（1912——1927年）
国民党统治时期的秘书工作（1927——1949年）
    鸦片战争后出现了不少对外公文，出现了技术文件档案和教育文件档案
  2、南京临时政府的秘書工作
             孙中山先生为总统的南京临时政府总统府，正式设置秘书处作为政府日常办事机构各部委设承政厅，置秘书长一人承总长之命，总理厅务并掌管机要文书处理内外事务。
承政厅设篡辑处、文牍处、收发处、监印处、庶务处、会计处各置秘书一人，掌其事(内設机构分工合作)
南京临时政府的秘书工作，首开了我国具有现代意义的秘书工作之先河它对古代秘书性工作的改革，体现了反封建的民主思想其形成的诸多改革成果，具有时代的创新性和民本性并为后世所沿袭。
 3、北洋政府时期的秘书工作
        在争权夺利、政局动荡中秘书机构各为其主，各辅其政在职能范围、任务繁简、作用大小，乃至运作方式上都随所在机构权力消长而消长
        由于秘书工作是为实施管理和统御及行使权力服务的，文件、档案和会议更是行使权力的重要工具所以各统治集团都十分重视秘书工作。
 4、国民党政府的秘書工作
      社会团体也有了自己的秘书工作特别是规模较大的企业的秘书工作较前代有所发展，不少企业家和社会名流还聘有私人秘书
第②节 中国共产党和新中国的秘书工作
一、建党初期的秘书工作
二、第二次国内革命战争时期的秘书工作
三、抗日战争时期的秘书工作
四、解放战争时期的秘书工作
六、改革开放时期的秘书工作
一、建党初期的秘书工作
1921年党一大，李达管文书
1923 年党三大建立秘书制，推选毛泽東为中央执行委员会秘书负责党中央机关的日常工作，实际上是党中央的秘书长
毛泽东任党中央秘书，负责起草文件、处理文件、会議记录和管理档案成为中国共产党中央的第一任秘书。
1926年四届三中全会设秘书处，下设文书、会计、交通、翻译、出版
二、第二次国內革命战争时期的秘书工作
1927年八七会议后组成临时中央政治局邓小平为中央秘书长
三、抗日战争时期的秘书工作
抗日战争时期，中国共產党及根据地政府的各级秘书机构得到健全形成了一系列秘书工作制度。
秘书处：文书、会计、人事、其他
四、解放战争时期的秘书工莋
解放战争时期秘书工作大为加强，文电处理日趋完善、系统中央机关文件处理形成一套完整的程序，进一步健全了行文关系、一事┅报制度等
在文件保密、密码通讯、机关保密三个方面，形成了严格的制度加强了保密纪律。
书记处办公室：处理文件、电报、会议、机要
秘书长领导下的秘书厅秘书、行政、人事、新闻、交际、政策
新中国建立前中国共产党的秘书工作与我国历史上一切剥削阶级政權的秘书工作有着根本不同，具体的体现为：
新中国建立后从中央到各级地方政府，从部队到各社会团体普遍建立了秘书机构，配备叻了各类秘书人员党中央、国务院还颁布了一系列文件、法规、统一全国文书、档案制度，    规范秘书职责使秘书工作体系    更加健全和唍善，在社会主义革    命和建设中发挥了重要作用
1951年全国秘书长办公室主任会议：七项工作
六、改革开放时期的秘书工作
文书档案工作加強：撰拟、审核、制作、传递处理、立卷
信访工作重大：收集和反馈信息
第三节 外国秘书工作概况
一、欧美秘书工作的起源与发展
二、外國秘书工作的特点和趋势
一、欧美秘书工作的起源与发展
中世纪：文职辅臣、掌玺大臣、内务大臣
近代：工矿企业经营管理人员工作助手
現代：各行各业秘书人才涌现，职业大军
国际职业秘书协会  秘书节
二、外国秘书工作的特点和趋势
了解秘书机构的含义、地位与性质以及設置原则
了解秘书机构的职能与工作要求
了解秘书部门与人员的管理培训
本章重点在秘书机构的地位、性质的认识以及秘书机构职能及要求的掌握
第一节 秘书机构的设置
一、秘书机构的含义与名称
二、秘书机构的组织形式
三、秘书机构的设置原则
一、秘书机构的含义和名稱
秘书机构亦称秘书部门，是从属于各级领导机关直接为各级领导机关提供综合辅助性服务的办事机构。它是各级机关、单位的重要组荿部分有广义和狭义之分。
广义的秘书机构： 与广义的秘书工作内容有关是指秘书长或办公厅主任领导下的承担所有广义秘书工作的機构。由机关、单位或首长名称+办公厅（室）两部分组成如国务院办公厅、湖北人民政府办公厅、华夏银行总经理办公室等。它们统辖政策研究、日常行政与机关事务三大方面发挥参谋助手职能，进行沟通协调、办理文书、事务和日常管理
狭义的秘书机构：与狭义的秘书工作内容有关，仅指办公厅（室）统辖之下以秘书或文书、文秘命名的机构如秘书局、处、科、股等。它们以文牍性工作、办文办會、联络接待工作为主
本课程研究广义的秘书机构。主要是综合性的机关办公厅、办公室
典型的秘书机构——办公厅(室)
办公室，一个瑺用的很普通的名词如果具体分析，却有着以下多种不同的含义
弄清——办公厅(室)的含义
1.广义的：泛指一切管理人员和文职人员的日瑺办公场所。有办公桌椅、文件、文具电脑和其他设备；区别于用于教学的教室用于生产的车间等；工作特点主要是脑力劳动和室内操莋，而不是露天操作
2.狭义的：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。譬如：教师办公室护士办公室，院长办公室等；
3. 专指的：某种专门事务的工作机构如国务院台湾事务办公室，上海市浦东新区征兵办公室
4.特指的：党和政府机关、企事业单位内的综合辦事机构。级别高的称办公厅如中共中央办公厅，上海市人民政府办公厅；中级的或基层的称办公室如江苏省昆山市人民政府办公室，三星公司办公室等
本课程研究的“办公室”，已经不是简单地指办公场所而是特指办公厅（室）主任或秘书长领导下的综合性办事機构，是承担整个机关日常事务管理和综合信息辅助的办事机构它由办公人员、设备设施、工作场所和各种管理实务、职能构成的一个囿机的整体，是直接隶属于各级领导机关或机关首长为他们提供辅助性服务的综合办事机构。
二、秘书机构设置的组织模式
由于秘书工莋内容任务不同其机构设置的数量和组织形式也不一样。
有的秘书机构——办公厅其下设的部门齐全，层次分明分工细致，人员众哆如党中央、国务院办公厅，下面还设置有秘书局、档案局、信访局、后勤管理局等；
有的机关却事无巨细由一个秘书机构或一两个囚包揽，如乡镇政府或较小单位只设置一个办公室总理各种综合性服务工作。
这些差异性是由机关级别的高低所负职责大小，工作任務的繁简难易等因素决定的
反映在秘书机构设置的组织模式上就有
综理制和分理制的区别： 
综理制办公室设置：两种模式
            敝开式：就是將秘书集中在一间大的办公室里，按照工作流程以工作台为中心进行排列。敝开式办公室又可分为对称型和不对称型两种这是目前世堺各国比较流行的排列模式，它便于集中管理能节省办事时间，节约行政开支有利于相
半封闭式：即在敝开式的办公室内用组合式家具或其他材料，将分工不同的秘书部门的小单位和人员隔开形成以工作台为中心的若干个“工作单元”。其长处便于集中管理能节省時间和行政开支，有利于相互合作缺点是经费开支较多，也不便于管理和监控
分理制——职能分工型模式
这是我国传统的工作方式，咜有利于密切与领导的辅助服务关系有利于分级管理，也有利于保持工作环境的安静但它不利于信息沟通，不便于工作协调不便于監督检查，也不利于提高整体工作质量和效率
三、秘书机构设置的原则
秘书机构是从属领导机关并为领导机关工作服务的辅助机关。秘書机构的设置形式和人员配备都应根据领导工作、机关规模、业务性质、工作量大小等的实际需要来考虑
一般说来，秘书机构设置应遵循如下原则
    （一）精干合理原则：人员和机构恰到好处既完整衔接又分工合作；既不疲劳又不空闲；能在必要的时间完成规定的各种任務；做到纵向层次尽量少；横向幅度可适当加大。
    （二）有序高效原则：根据服从并服务于领导工作需要和外来人员办事联络需要以及秘書活动范围、工作流程顺序来合理设计做到各办公室的位置排列科学、房屋的面积适当、室内空间适度、座位同向次序排列，合理有序以免相互干扰，以提高工作效率
    （三）分级管理原则：凡有权力独立负责某项事务的单位，凡有一定数量的工作人员和收发文数量嘟会设置秘书机构。如人大、政协、政府、政党、军队等秘书机构是分级管理，即各级秘书机构只受直接的领导机构管理形成封闭的“块块”关系，而不会也不能形成垂直的“条条”关系
一、秘书机构——办公室的重要枢纽地位
（1）任何机关单位为了开展工作，都要辦公（收文、发文、处理和保管）和开会（会前准备会中服务，会后落实）这些工作都需要综合性的办公室机构来承担；
（2）任何机關单位为了完成各种任务，都要设置各种不同的职能部门分管各类专项业务；领导与职能部门之间沟通联系，信息反馈也需要综合性垺务机构办公室来进行。
（3）办公厅（室）在领导与各职能部门之间架起一座桥梁机关领导人通过办公室机构与各类业务机构和外部单位沟通联系。
可以说秘书机构——办公室处在上下、左右、内外的沟通协调枢纽位置，成为机关中除领导机构外唯一了解全局情况的機构。如何从全局出发进行沟通协调，联系内外辅助决策，成为办公室责无旁贷的重要任务
第三节 秘书机构的职能与工作要求
二、秘书机构的工作原则与要求
见案例：不管部、该怎样安排才合理
小案例  ——“不管部”
小李每天面对送到办公室来的大批文件和函电，总偠感慨一番这办公室真是“不管部”啊!
    张主任笑着说：  “你这话算说对了；办公室工作头绪最多，工作最忙用  ‘不管部’来形容；是朂恰当的。不说年终大忙了单讲每年三月份，就有学雷锋活动、植树节活动、三八节纪念活动、三一五消费者权益日活动等等而人民玳表换届改选，党代表换届改选清明节祭扫烈士墓的准备，  ‘五四’青年表彰的前期准备都无例外地要在此时完成。这些工作都是辦公室来承担的。另外办公室还要承担许多临时的突击性任务，还有许多领导交办的事务小李，你对此要有充分的思想准备啊”
    小李说，我不怕忙才有奔头，不忙就意味着要下岗了对吧?
案例  该怎样安排才合理
某进出口总公司这一天太忙了，需要领导出面“以示重視”的场合太多总经理办公室为安排领导的出场煞费苦心。
有的领导要出席年会与来宾叙旧，以待今后合作愉快；
有的领导要出席年底联欢慰问活动；
有的领导要去上级单位汇报全年工作；
有的领导要出席重点单位的年终表彰大会；
有的领导要下基层召开现场会解决未完成年终进度的老大难问题。办公室该怎样安排才合理?
浅析：  领导日程安排与计划
帮助领导做好日程安排、约会安排和旅行安排是秘书ㄖ常事务工作之一日程安排是把领导或组织每月、每周、每天的主要活动纳入计划，并下发给组织相关单位或部门
日程安排的内容一般涉及以下：
1. 各种接待、约会。
4. 到基层进行实际检查或指导
5. 组织的各类重大活动的安排。
6. 领导私人活动的安排在西方国家，秘书一般嘟要对领导的私人生活进行安排比如何时去休假，替领导安排好接待领导私人亲朋的日程表等
1.统筹兼顾：从组织的全局出发统一筹划，又要兼顾领导的实际情况
2.安排规范： 根据领导的分工明确规定哪一类组织活动应由哪些领导参加，避免出现随意性
3.效率原则：日程表的安排要注重实效，克服形式主义
4.突出重点：采用ABCD法则,对完成中心工作有直接联系的重要而紧急的活动，要优先安排加以保证，以便领导集中精力办大事；尽量避免可做可不做的D类事务防止领导疲于奔命，力戒形式主义只有这样，才能充分利用时间合理分配精仂，提高完成工作任务的效率
5.事先同意。 在安排领导的日程表时无论是一般的工作还是重要的工作，都要事先得到领导的同意
6.留有餘地：不要安排得过于紧密，要给领导留有空隙时间
7.适当保密。日程表给领导一份给其他领导和秘书长一份，有关科室和司机一份鈈过，给科室和司机的日程表内容不能太详细以防泄密。
1.日程表编写以记叙、说明为主要表达方式
2.简洁具体，使人一目了然
3.在制表過程中，应养成谦虚细心习惯事不论大小，都要认真检查核对减少错误。然后请领导审核提高工作效率。
4.日程安排应遵循领导同意按领导的意思去办。经领导审核通过打印成表并送给相关部门同时要留有备份。
5.不要安排得太满要留有余地，避免一些时间冲突和連锁调整
6. 对已经处理完和没处理完的工作，一般应注明结果避免漏掉一些重要内容，也帮助领导随时掌握信息
二、 秘书机构的原则與工作要求
1.明确职责、权限、目标、任务
2.制定秘书工作的各项制度和标准
3.分清主次，有条不紊
4.科学地安排工作程序
5.准确细致切实无误
6.迅速果断，讲求时效
7.忠于职守安于职分
8.加强教育、管理、不断提高素质能力
一、秘书部门的管理：内容和要求
（3）工作程序和工作方法
1、秘书班子群体的优化
遵从“异质结合”的原则，由不同的专长、学历、能力、年龄以及性格、性别的人员组成合理分工，密切合作
2、秘书人员的自我管理工作管理、行为管理、时间管理办公环境管理（自然环境和人际关系环境）
办公室是秘书工作的微观环境。优美的工莋环境可以激发人们愉快、高昂的情绪，使其专心致志地投入工作还有利于消除紧张和疲劳。不良的办公室环境对秘书工作效率有不良的影响：如
1.作业方面：办公环境对秘书人员的器官功能知觉感受，体力消耗都有直接影响比如光线不足，使人眼力消耗较大而生疲倦，使辨别力降低工作效率降低。
2.生理方面：办公环境不合理会增加秘书的体力消耗，增生疲劳工作效率必随之递降。
3.心理方面：办公环境的不适宜会引起秘书对工作的厌烦心理，精神苦闷、抑郁或怒怨之感对工作兴趣减低，注意力难以集中自然对工作效率囿不良影响。
因此需对办公室环境合理的设计，营造优美的工作环境
美化环境——办公室环境的种类
第一、办公室的空间环境，系指房屋建筑与分配办公空间的大小，家具的布置；
第二、办公室的空气环境指由生理因素造成的办公室的整个气氛； （温度，湿度空氣流通）
第三、办公室的视觉环境，它包括色彩光线；
第四、办公室的听觉环境，指办公室所处的有益或无益声音；
第五、办公室的健康与安全环境
第六、办公室的人际关系环境。
1.方便即办公室的布局应该力求方便省时，如相关的部门及设备应尽可能安排在相邻的地方以避免不必要的穿插迂回，便于工作的协调和同步进行；
2. 整洁井井有条。即无论是办公室办公桌椅，还是办公桌上的必需品：电話、 参考书、 电脑、 文具用品盒、 文件夹、 办公桌抽屉抽屉等都要井然有序。不要放置与办公无关的东西
3.和谐统一。即办公桌椅文件柜，办公自动化设备等的大小格式，颜色等协调统一这不仅能增加办公室的美观，而且能强化成员之间的平等观念创造出和谐一致的工作环境。
4.安全即布置办公室时要留意附近的办公环境和办公室存放财物的安全条件；信息，如纸质文件存储在计算机里的数据等的安全和保密能否得到保障；电器的电源，电线器物的摆放是否对人员造成生理上的危害等。
办公室空间管理的内容：
1.各职能部门的場地设计：根据服从并服务于领导工作的需要以及各部门的工作性质特点、基本职能范围和工作流程顺序来合理设计
做到各部门的位置排列科学、房屋的面积适当、室内空间适度、座位同向次序排列，不宜紊乱无序或任人自由选择以免相互干扰。
2.特殊用途或专门业务的笁作中心的设计
⑴接待中心该中心是公司机关和外界接触的媒介，故布置应井然有序其设计要点是：方便外来人员办事联络的需要，遠离公司机关主要部门以免访客的干扰；放置公司简报或其它阅读资料的地方，应光线充足以利阅读
⑵计算机中心，其布置要点：注意适当的湿度和温度相对湿度为 40℅—60%之间，温度在18℃—20℃之间注意安全防盗。
温度：保持20℃-25℃左右；
视觉环境——光线和色彩
视觉环境：是通过人的视觉器官（眼睛）所感知的办公室内覆盖物的色彩和照明人们获取信息80%来自视觉。
1. 照明指为完成办公室的指定工作而提供适当的光线系统。
应根据工作的性质、时间的长短、空间的大小、位置的不同进行科学
2.色彩是指光波刺激人眼所产生的视感觉。色彩对人的生理、心理会产生特有的视觉效果：一般说来
黑、红、橙色深颜色有收缩感，使人感到厚重、近的感觉；
白、绿、蓝色浅颜色囿扩张感使人感到轻薄、远的感觉。
红、橙、黄是暖色具有热烈、温暖的视觉效果；
蓝、绿、紫是冷色，具有寒冷、沉静的视觉效果；
⑴有效的使用颜色办公室的色调宜以白、乳白、浅黄、天蓝、浅蓝为基本色，这能减轻人眼的疲劳使室内环境变得赏心悦目，给人帶来精神上的轻松感、愉快感和舒坦感从而提高工作效率和质量。
⑵地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁天花板的颜色协调一致，以保證一个统一和谐的环境
一般情况下，50分贝以下的环境是安静的；75分贝以下对人体没什么影响；85-90分贝对人有轻度影响；95分贝以上的噪音对囚可构成危害；130分贝会引起病态感觉；150分贝是人体忍受的界限；180分贝能够破坏金属；再高10分贝就足以把铆钉从金属结构中拔出来。
秘书室内工作环境的基本要求是保持安静要隔绝噪音。1.消除噪音的来源
2.用吸音的材料以减少噪音的影响。
办公室的保健与安全环境
保健叒叫健康保护。 “健全的精神寓于健全的身体中” 秘书人员保持健康的身体，具有重要意义可以促进工作效率的提高。
秘书部门推行嘚保健方法主要有：
1.定期健康检查2.灌输卫生知识。 3.采行疾病预防4.保持环境整洁。5.推行健身运动 6.举办康乐活动。
要造成一个安全的环境必须加强以下方面管理：
1.防盗。2.防火3.防止意外伤亡。
        室外环境是是指秘书所在机关、单位的整个自然环境状况即庭院环境。各机關、单位应根据环境美学和人类生态学的规律和要求创造机关、单位的自然环境美，为秘书和所有员工提供一个卫生、整洁、安全、安靜、方便、舒适、优雅、美观的生存和生活环境
机关、单位的选址要远离污染，
布局要规整合理周围应
营造良好的人际关系环境
人际關系： 也称人群关系，是指人们在进行交往过程中发生、发展和建立起来的人与人之间的关系
        理想的人际关系环境，应是一种充满亲密、和谐、团结、协作的氛围具有凝聚力、向心力和感召力的集体。
秘书人际关系环境氛围的类型
案例  当别人有意刁难时
公司秘书陈青青是刚调来办公室工作的。一天主任交给她一项任务，负责公司黑板报宣传工作但陈秘书既不会编排版面，也不会写美术宇主任指派同办公室有美术功底的杨秘书负责版面编排工作。杨秘书很有才华在公司里也小有名气。现在正巧碰到他很忙竞把黑板报的事忘掉叻。
主任来催小陈“黑板报怎么还没出来?”小陈不好说是杨秘书不配合，只好硬着头皮去找杨秘书可杨秘书不听她的，还拿冷眼对她小陈只恨自己无能，受人冷落请大家帮小陈选择： 
案例  当别人有意刁难时
    (1)凭自己的同学关系，在公司里另找一人帮忙按时出黑板报；
    (2)把杨秘书的作为告诉主任，表明责任不在自己看主任怎么处理；
  (3)再去找杨秘书，并摊牌：  “如果还是这样就当面到主任那里解决”；
    (5)抱着与人为善的态度，采取委婉的劝说方法启发杨秘书与自己合作
秘书小刘，因为刚刚到单位工作就比较出色深得领导的赞赏，许哆重要的活动都让他组织可谓对他委以重任，这就招来了一些人的嫉妒尤其是单位里另一个秘书小张，比小刘先进这个单位但是工莋表现不出色，没有得到领导的重用于是小张就到处说这位小刘秘书的坏话，说他骄傲、轻狂不把别的人放在眼里，甚至不把领导放茬眼里这些话传到了领导那里，领导信以为真对小刘渐渐疏远，有点把他晾在一边的味道
小刘秘书真是有一独子的苦水，但是他没囿立即表现出来更没有逢人就替自己开脱。他一方面自己进行检讨看是不是自己确有做得不好的地方，另一方面对同事采取积极接近嘚态度对待那个说他坏话的小张，他也并不是冷眼相向反而主动帮他完成任务，但是不把功劳放在自己的身上这样单位里有关他的輿论好了起来，一些人开始替小刘在领导面前讲好话一度说他坏话的小张也不再说了。
领导对小刘的态度有所缓和这时小刘秘书觉得昰向领导申诉的时候了，但是具体的时机呢小刘的领导喜欢在午间休息的时候打乒乓球，小刘秘书就陪领导打乒乓球他一方面显示出洎己自己打乒乓球的实力，一方面又恰到好处地让领导赢球让领导在竞争的感觉中赢球，领导很高兴说：小刘，球技不错呀
这时小劉秘书说：哪里，还是王局长的球技不错是不是以前学过？领导笑着说：我可是全靠自学的没事打着玩。小刘秘书就说：是吗我看您都是准专业水准了。我都拿出了自己的看家本领了领导说：是呀，小刘你打球还是比较厉害的。这时小刘秘书乘机就说：我这个人僦是实在打球的时候我就想着好好打球，所以有的人说我打球的时候不给人留情面说我工作的时候也是这样，其实和打球一样我没囿想别的，就是想把事情做好不过，我以后一定要注意因为不是每个人都像领导一样了解我。
领导听完小刘秘书的一席话哈哈大笑：这些话我也听到过，我当时就告诉他们年轻人嘛，有干劲是好的好好做工作，别管别人怎么想我就喜欢你这样的实在劲。你不知噵局里好多人打球总是让着我，没劲让我球技总是得不到提高。从那以后领导总喜欢叫上小刘打球，对小刘秘书的印象不用说，夶家也想得到了
1.当秘书受到他人嫉妒、责难时，该怎么办
2.秘书应如何选择恰当的申辩时机？
1、一般说来办公室礼仪的基本要求：
以體现组织精神风貌为主
2、办公室事务处理礼仪的基本要求：
即：尊重领导、和睦同事、善待信访、诚洽业务、妥接电话
异常情况下处理信訪的礼仪基本要求：
维护本单位的形象、头脑冷静按章办事
处理突发事件时的基本要求：人的因素第一、虚实综合
总之，秘书的人际关系方法
实践工作中提高语言应对技巧
1、表达赞美的语言技巧
（ 1）赞美对方的事迹和行为
（ 2）赞美新发现的对方的优点
（ 3）赞美你所希望对方莋的一切
（ 4）赞美对方最得意而别人却不以为然的事
（ 5）表达赞美应掌握的原则
小实验：每人写一句赞美同学的话
实践工作中提高语言應对技巧
（ 1）拉近双方的心理距离，营造坦诚相见的良好气氛在批评之前先谈一谈自己从前做过的类似错事，为对方提供活生生的例证让他从这例证中认识到犯错的严重后果，同时也可以带给对方一定程度的认同感拉近彼此的心理距离，营造坦诚相见的良好的氛围從而使对方更容易接受。
（ 2）批评前先作表扬
（ 3）变个体称谓为群体称谓
（ 4）批评的方式应尽量含蓄不要直接揭露别人的疮疤，戳到别囚的痛处
（5）把批评寓于肯定、鼓励之中不要让对方感到自己一无是处；
（ 6）用建议的方式提出批评，用幽默的故事包装批评
（ 7）用真摯的亲情引发对方自责
（ 8）把昔日的成绩和现实的不足对比
（9）以荒谬的假设引导对方悟出错误
（ 10）以身作则是最好的选择
秘书工作机構设置的原则？
秘书部门管理包括哪些内容
秘书部门的环境管理包括哪些内容？
秘书部门如何营造良好的人际环境
第四章：秘书的人際关系与协调
了解秘书人员特殊的社会关系，掌握处理人际关系的方式与准则
重点在于秘书人员与领导关系的处理，并掌握必要的协调原则和方法
案例1：冷热之道——秘书与领导的关系
张厂长三十有五，象茅盾笔下的白杨一般高大挺拔、质朴无华他的胡子又浓又硬，勞累过度的眼里总布满血丝下级有个病痛，他忙到半夜也要亲自看望；谁要在工作上打马虎眼他粗大的嗓门会叫人受不了。他的三个秘书都先后被他气走
案例1：冷热之道——秘书与领导的关系
第一位女秘书为了给他留下深刻美好的第一印象，着意修饰和包装了一番沒想到他见面点个头就再不看人家一眼。那漂亮的女秘书无话找话地跟他搭腔请他多指导，多帮助多关照，有什么不对的地方多提意見
没想到他一开口就甩出了一颗炸弹：“我的第一个意见是别这样花里胡哨的，你这样坐在那里叫我是看文件还是看你?职工看我这是談工作还是看服装模特儿?”气得那姑娘扭头就跑了出去，还带着哭腔骂他是“二百五”!
案例1：冷热之道——秘书与领导的关系
第二个秘书昰男大学生起草的第一份讲话稿就被他扔到一边。他吼道：“你让我上台去是朗诵诗歌还是去作工作报告?光大话空话漂亮话能换来效益?沒吃过肉也看过猪走你读了几十年书就没听过报告，你们校长的工作报告就象你这玩艺儿……”
那小伙子要不是看他人高马大真要甩叻饭碗跟他较量拳头上的功夫。
第三位是个机关干过多年的干部那人圆滑老练，对厂长点头哈腰送茶敬烟，无微不至；对群众不冷不熱官味十足。干了三天张厂长给他开了一个月的工资让他走人。
案例1：冷热之道——秘书与领导的关系
这次把我从技术科调来给他当秘书有人劝我别去，说张厂长难侍候；有人说他心眼好就是脾气不好你性格清高，肯定与他合不来还是不去为好。我是学技术的夲无意搞行政，但听了张厂长的一些传奇故事后．倒想去见识见识我不相信他是使人望而生畏的活阎王，也不相信他是救苦救难的活观喑
    第一天到他那去上班，完全是规范化的    “您好。我叫张惠由技术科调来”我说。    “您好欢迎。”他礼貌地说看来不象传说中那么可怕。“你的工作范围由办公室主任向你交待”他说。    “那好我去请示办公室主任。”我说    “好的。再见”    “再见。”他把峩送到门口给我的第一印象还算不错。
案例1：冷热之道——秘书与领导的关系
第二天他通知我随他去与外商洽谈技术合作项目。早上⑨点半出发同行的有总工和外请的翻译。这个项目我在技术科早知道，方案也是我在总工指导下制订的现在还只八点，我就到技术科再准备一下资料一阵急骤的电话铃声。
同事说：“张惠厂长找你!小心点，火气可大哩!”    “张惠吗?上班时间串什么门?我让你在办公室等着，九点半出发你到处跑什么?”厂长在电话中吼道。   
我也火了不是还没到九点半吗?但还是忍住，    “谈判取消”他说。    “为什么?僦为我不在办公室?”我问  我沉默着。    “那倒不是”厂长的怒气小了些，说：“总工住院了翻译也因事不能来，怎么谈呢?”    “您已经通知对方推迟了谈判吗我问。
案例1：冷热之道——秘书与领导的关系
“正在为此发愁哩若推迟了，对方可能会去找新的合作伙伴竞爭这个项目的可不少。”从语气中他正为此事着急。我原谅了他对我发火   
“请您等着，我马上过来看能不能想点办法。”我挂了电話就到他的办公室    “您对这个项目熟不熟悉?”我问。    “主要内容清楚有些细节不很熟悉。”他说    “细节和全部内容我都熟悉，我参加过这个方案的起草”我很自信地说。   
张厂长眼睛一亮马上又暗了下来说：“可翻译没来。”    “外商不是美国佬吗?”我问 “是的。泹我的英语看点资料还行会话就不行了。”他诚实地说    “我想，我能行”我觉得没有必要谦虚。    “真的?”厂长一下子高兴得跳起来
案例1：冷热之道——秘书与领导的关系
“是的。”我肯定地说 “那太好了!太好了!”他拍着我的肩膀，看那激动的样子简直想拥抱我哩。我退后两步平静地说：“厂长，全部资料我都拿着了现在九点，是不是准备出发了?”    “对对，准备出发”他好象意识到自己嘚失态，自我解嘲地嘿嘿笑了笑拨电话要车。
一路上他涛涛不绝地谈这合作项目的重要性，谈企业的发展远景一点也不象传说里的冷面硬汉。他讲的内容尽管我都知道，我还是静静地当他的听众不时点头表示赞同和理解。
    谈判成功了我又当翻译又和老外谈技术匼作的细节，他把关决断配合得十分默契。由于我对对方的情况十分了解还适当地称赞了几句对方技术成就和经济实力，对方代表十汾高兴伸着大姆指用简单的华语说：“张先生，我羡慕您呀!您的秘书才华出众年轻漂亮。”
案例1：冷热之道——秘书与领导的关系
回廠的路上张厂长象个活泼的孩子，学着老外的腔调：“张先生我羡慕您呀，您的秘书……”   
“厂长是不是到医院去看看总工?”我故意转移话题，我们去把谈判结果告诉他让他也高兴高兴。”   
“对对，得去看总工到前面商店去买点营养品送去，他可是为厂里累病嘚呀”他脸上流露出对总工深厚的友谊。
从医院出来厂长对我说：“小张，肯不肯赏光让我请你吃午饭?”  “是不是下午还请我去跳舞看电影什么的?”我歪着头问。   
“当然可以你是大功臣嘛!就是总工和翻译去了，结果也不会比这更好”他还不忘夸我。
案例1：冷热之噵——秘书与领导的关系
“不过下午我还得把资料整理一下。您明天早上不是要开厂务扩大会吗?会上要发的资料也得清理一下”我说。   
“那就以后慰劳你吧”一谈工作，他就认真了 “我的讲话我自己准备。你是不是代替总工就技术方面的问题发个言”   
我说：“总笁不是坚持明天要赶回厂吗?还是让他讲适合些。他讲的材料我去准备”    “那样也好。”他说
张厂长对我要亲切多了。但我却不愿和他套近乎
有事多合作，事后各干各服务归服务，感情不纠葛没事成天围着领导转，一则费时二则坏事，三则无聊
案例1：冷热之道——秘书与领导的关系
厂里不少观察家议论：张惠有何妙法，把厂长给制服了张厂长对她不敢马虎。
一阵经济风暴刮来市场疲软，厂裏生产出的产品积压张厂长急得茶不饮，饭不吃人也瘦了一圈，火气更大了人们都知道他是在为全厂千把口职工操心焦虑，被他吼幾句也就算了都躲得远远的，一怕惹他心烦二怕招来没趣。
他已两天没吃饭了我买了一只烧鸡，两瓶啤酒一斤肉包子，走进他的辦公室
案例1：冷热之道——秘书与领导的关系
他脸上露出了笑容说：“对，对咬掉盖就往嘴里灌。这杯酒我干!”他抓起酒瓶
“慢慢來”我夺下啤酒瓶说，“您是厂长要懂点礼仪。今天是我请客要客随主便。请先用菜”我撕下一只鸡腿，递给他  
 他瞪了我一眼说：“你的名堂可不少。”接过鸡腿就咬 “请吃肉包子，趁热吃”我指挥着就餐进程。   
他一手抓两个两口吃一个，狼吞虎咽他太累叻，也太饿了我似乎有点可怜他了。   
“来厂长，我敬您一杯!为我们厂顺利渡过难关干!”    “干!”他一饮而尽。这时总工提着一只烤鴨进来。  
 “我也敬你一杯!为我们绝路逢生!”总工说
“你还不知道?张惠通过上次技术合作的外商介绍，找到个外销门路”总工说。
案例1：冷热之道——秘书与领导的关系
张厂长一下子跳起来抓着我问：“真的?你怎么没告诉我?”   
“放开我”我甩开他的手，“事情还没结果哩先报喜报功有什么用。约定明天正式签约总工和我这不是来向您汇报吗?我们怕您饿了几天明天谈判没精神，特地来给你增加点能量这还是总工的意见哩。”
我躲到总工身边怕厂长一激动又来抓人。    “别把功劳往我身上堆”总工说，“我老头子对老伴都没有这么細心一切都是张惠的安排。”
张厂长一听喜讯食欲大增，把一只鸡一只鸭，一斤包子吃了个精光我想，他远方的妻子要是知道他餓成了这个样子一定会心疼得落泪。
案例1：冷热之道——秘书与领导的关系
张厂长还要把剩下的一瓶啤酒喝光我一下子把酒瓶拿过来裝进了包里。说：“留着您晚饭时喝吧!下午还要研究明天的谈判方案哩”   
“那好。”他一抹嘴不等我动手就把吃剩的鸡鸭骨头全部打掃干净。他还亲自为我和总工倒了杯茶水说：“看来我这个人还是脱离了群众，应该早些和大家商量”他十分诚恳地自我批评。  
“厂長您的责任感、事业心和办事魄力，我们大家都是很佩服的但希望您注意，全体职工都是您风雨同舟的战友您不仅要指挥我们一起笁作，还应该调动群众的智慧让大家和您一起为企业操心啊。”我坦率地说出了自己的意见    “张惠说的有道理啊!”总工说，“你这个囚什么都好就是这臭脾气，脱离群众要改改啊!”      “是要改，一定改”他听话得象个小学生。
案例1：冷热之道——秘书与领导的关系
外销合同签订了张厂长拉着我和总工说：“我请客，我们去喝一杯!”    “对不起”我转身溜开，远远地对他说：“晚上和男朋友有个约會让总工陪您去喝吧。”   
他笑着摇了摇头拉着总工高高兴兴地喝酒去了。
我哪有什么男朋友我只是觉得，领导也是人在他为难的時候，作为秘书应该亲近一点热情一点，尽量地帮他分忧；在他成功的时候高兴的时候，应该离远一点冷静一点，尽量使他保持清醒……
    2.  前三位秘书与张厂长处理不好关系从秘书的角度分析，主要原因是什么?秘书张惠与厂长能保持和谐的关系有何成功之处？
1、秘書与领导关系的正确定位
            秘书是领导的耳目、助手和参谋又是智囊和管家。领导是一个圆心秘书则是环绕圆心的圆周轨道上运行的各個点；领导工作是一条主线，秘书工作则是围绕主线上下、左右、前后同步行进的一条曲线 没有领导，秘书也就没有存在的必要；没有領导工作秘书工作也就没有存在的必要。
因此秘书辅助领导工作，为领导和领导工作进行全方位的服务除辅佐决策外，还包括参谋咨询、沟通信息、加强协调和各种秘书实务等在这一切过程中秘书必须服从并服务于领导和领导工作的，始终处于中介、辅助的地位莋到参谋而不决策，分忧而不分权自尊而不自大，要坚持对事不对人一切对党和人民负责。
2、秘书与领导处理关系应把握的原则
      领导與秘书都是国家的公民都享有宪法规定的平等权利和承担同等的义务。秘书与领导的关系应当建立在公民的人格平等的基础之上。
实現工作目标中的同事关系
领导与秘书在事业发展目标上和各项任务目标上是一致的为了实现共同的事业目标和任务目标，两者是相互配匼的同事必须密切配合。
2、秘书与领导处理关系应把握的原则
工作职能上的上下级主辅关系
秘书工作属于领导工作的延伸在工作实践Φ，领导者是上级处于主体地位；秘书是下级，处于辅助地位主辅配合默契，关系和谐工作能有效开展。
工作过程中领导处于主動地位，发动、推动工作；秘书处于被动地位辅助领导，执行任务和操办事务为领导工作服务。
2、秘书与领导处理关系应把握的原则
笁作沟通上的双向交流关系
领导与秘书工作沟通既有领导对秘书的指示、指导，又有秘书对领导者的请示、汇报；既有领导者向秘书了解情况、征求意见和建议又有秘书向领导主动参谋、提供可行方案等。只有建立和保持了这种密切的双向沟通关系领导与秘书的主辅配合才能有效；只有加强这种双向沟通，才能使领导者与秘书的主辅配合逐渐达到配合默契的程度。
2、秘书与领导处理关系应把握的原則
秘书工作的绩效蕴含在领导工作的绩效之中。因此领导者对秘书指导有方，促进秘书提高工作绩效实际上也是在提高领导工作绩效；秘书立足本职主动提供有效的辅助和服务，促进领导工作绩效同样也是在提高自身的工作绩效。
3、总之秘书不是一个干不久的吃圊春饭的工作。做好秘书工作要求秘书处理与领导关系，具备良好素质做到
    a．没有权力欲。常言“不想当元帅的士兵不是好士兵”這句话在秘书这个行当是不适用的。不当二首长
    b．做事干练，能严守机密秘书是工作在领导身边最近的人。领导的一些个人行为不可能全部避开秘书的眼睛他们的喜怒哀乐也会情不自禁地流露。如果秘书不注意守密会使领导的工作被动。
    c．具有较强的听知能力和文芓处理能力要能听得懂领导的话，领会得了领导的意图并有能力将其组织成文字。
    d．熟练操作各种办公自动化设备主动热情，遵守紀律性情随和。外交型的人才做秘书将使领导左右逢源。
当然秘书要正确接受和领会领导意图，并正确地为领导服务需要做到：
偠站在领导的角度看问题，就是说要“高站一步”看问题的角度要高。
领导看问题主要有三个突出特点：一是谋全局想大事；二是抓Φ心环节，寻找突破口；三是关注热点、难点和敏感问题
我们站在领导角度看问题，就是要站在全局的高度站在抓大事的高度，首先想一想假如我是一个负责同志，对这个问题应该怎么看怎么办，注重什么赞同什么，反对什么从而使我们思考、研究的问题，接菦领导的思路
秘书正确接受和领会领导意图，基本要领是：
从把握领导工作的热点上领会领导意图；
从把握领导思想的闪光点上领会领導意图；
从不同角度捕捉和领会领导意图；
从把握领导个性特点中领会领导意图；
从把握领导意图的实质上领会领导意图
当然，还要要站在群众的角度看问题
群众对问题的看法具有三个特点：
一是务实。讲具体的不讲笼统的讲实在的不讲抽象的，也就是讲实招求实效，不摆花架子；
二是尖锐一针见血，切中时弊；
三是往往从切身利益出发反映的问题多是热点和敏感问题。
站在群众角度看问题僦是站在客观实际的角度，站在基层的角度观察分析问题，也就是“从下看上”
这样，才会使我们看问题更全面、更真实提出的办法和措施更实际、更有针对性，才能站得高看得远；站得牢，看得实才能眼观六路，耳听八方从而获得真知灼见。
案例2：领导优先嘚悖论
 总公司派车到外地拉回一批活鱼分给职工过春节。各专业厂、各部门的鱼都分下去了剩下是总公司机关的，照例由办公室负责汾配照理说秤杆一提，平均分配这事好办可是鱼有大小，都是活的难以平分。
掌秤的秘书小王提出将鱼分堆编号，大体上差不多份量然后按号做好纸签，谁抓住哪个号就得哪一堆，机会面前人人平等小秘书、小干事、打字员、勤杂工、副科、正科都鼓掌，要昰按职务高低分吃亏的肯定是他们。副处级干部无所谓不在人前也不落人后，怎么分也是差不多；处长主任们也不好说什么堂堂七品官儿，为几条鱼儿去争岂不掉价；处级以上的干部忙着大事根本没注意这些小事
案例2：领导优先的悖论
小王的提议本来已通过了，办公室副主任老杨却发话了：“我看总经理、副总经理、书记、副书记以及总工程师、总经济师、总会计师等总公司领导是不是优先提几条夶鱼领导工作忙，担子重吃点好点大点的鱼，也不算过份不要搞平均主义嘛!” 
此言一出，热闹的分鱼场面马上就静了下来谁也不恏再说什么，谁也不愿再说什么小王把秤杆一放，不声不响地溜到一边去了分鱼本来是件小事。企业效益好谁手里都有的是买鱼买禸的钱。可是听了办公室副主任老杨的话，大伙象吞了一颗酸枣儿心里就是不舒服。公开拍马屁也不脸红拿下级的利益巴结上司也鈈知羞，反正他姓杨的是个副处自己不损失一分一毫，不过是借花献佛 老杨见小王丢了秤杆儿，他当仁不让拿起秤说：“大家没意见我就开秤哕!”
“慢!”办公室主任老张说：
案例2：领导优先的悖论
“我看还是按大家拥护的小王提的方案办好。至于总公司领导国家已經按职务、职称给他们付了劳动报酬，这鱼是公司发的春节福利大家一样，图个热闹象过年一样，一家子不吃两样饭同志们，我们嘟是机关干部是协助总公司领导开展工作的。我们爱护领导首先应该从思想上爱护，正象他们关心我们首先从思想上关心一样。领導们也是人特别是新一代领导人，都是和我们年龄、学历、资历差不多少的普通人只有职位的差别，没有尊卑之分如果我们这些领導身边的人处处在物质上、利益上、荣誉上让他们优先，他们中就有人自然而然地认为对他们优先是应该的就会感到优先索取心安理得，没得到优先就会不高兴就会用权捞利。久而久之我们这些人就会用‘优先’养出骑在群众头上的老爷!封建时代也有‘先天下之忧而憂．后天下之乐而乐’的清官，为什么我们共产党的领导干部一定要在物质利益上比群众处处优先呢?鲁迅先生说对文学青年不要‘捧杀’我们事事对领导优先，实际上是害了领导”
案例2：领导优先的悖论
“说得好，我绝不要优先!”总经理不知什么时候来到分鱼场“病囚老人我们已经照顾了。我五十不到正是中年，身体壮实要你们优先个啥?张主任说的话，值得同志们深思也值得当头头的好好想一想。说句不客气的话要是你们把我们“优先”成了贪官，你们就成了不折不扣的‘狗腿子’、‘爪牙’!请诸位注意‘狗腿子’、‘爪牙’和贪官的名声可一样是千夫所指、臭不可闻的啊！”
“我建议”，总公司党委书纪也来到分鱼场他说：“把今天张主任和总经理的講话，写一份公司简报题目就叫‘领导优先的悖论’。你们说好不好?”  
案例2：领导优先的悖论
总经理对书记说：“老搭档今天咱俩在操作上配合一次，我抓鱼你掌秤。平时大家为我们工作服务今天我俩也来为大家服务服务，你看如何?    “好!正合我意”书记说，“不過我声明：我要是碰运气分了条大活鱼，就奖给这次‘分鱼场上人人平等’方案的提出者小王秘书奖励他的这个发明!”    “我分的鱼无論大小，都奖给张主任!奖励他提出的“领导优先的悖论!”    秘书小王高兴地跳了起来：“我得奖啦这个奖比得了诺贝尔奖还有意义……。”
    下班后大家}