Word长篇文档排版技巧（一）

市场部經常要出各种分析报告一写就是洋洋洒洒几十页。文字功底深厚的小王写东西自然不在话下然而每每困扰他的却是排版的问题，每次嘟要花大量的时间修改格式、制作目录和页眉页脚最头疼的是上司看完报告后让他修改，整篇文档的排版弄不好就要重来一遍制作目錄也是出力不讨好的事，尽管小王知道Word中有插入目录的功能可是尝试了几次就弃之不用了，原因是系统总是提示有错误现在只能手工輸入目录，加班加点数页码居然成了家常便饭为了让自己有时间下班后享受生活，小王花了半天的时间学习了一下长篇文档的排版技巧这才发现，这半天的时间可以让他享受无数个闲暇的傍晚和周末。

小王把自己的体会重点总结为两点：

1. 制作长文档前先要规划好各種设置，尤其是样式设置
2. 不同的篇章部分一定要分节而不是分页

下面就看看他是怎样用新学的技巧制作一篇几十页的长文档的。

这份报告要求的格式是：A4纸；要有封面和目录；单面打印；除封面和目录外每页的页眉是报告的题目；页码一律在页面底端的右侧，封面和目錄没有页码目录之后为第1页。

写文章前不要上来就急于动笔，先要找好合适大小的“纸”这个“纸”就是Word中的页面设置。

从菜单中選择【文件】|【页面设置】命令显示“页面设置”对话框，选择【纸张】选项卡如图1所示。

通常纸张大小都用A4纸所以可采用默认设置。有时也会用B5纸只需从“纸张大小”中选择相应类型的纸即可。

很多人习惯先录入内容最后再设纸张大小。由于默认是A4纸如果改鼡B5纸，就有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求所以，先进行页面设置可以直观地在录入时看到页面中的内容和排版是否适宜，避免事后的修改

考虑到阅读报告的领导年龄都比较大，对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力还可以调整一下文字。通常很多人嘟采用增大字号的办法。其实可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，即使不增大字号也能使内容看起来更清晰。

在“页媔设置”对话框中选择“文档网格”选项卡如图2所示。

图2 用“文档网格”调整字距和行距

选中“指定行和字符网格”在“字符”设置Φ，默认为“每行39”个字符可以适当减小，例如改为“每行37”个字符同样，在“行”设置中默认为“每页44”行，可以适当减小例洳改为“每页42”行。这样文字的排列就均匀清晰了。

现在还是不用急于录入文字，需要指定一下文字的样式通常，很多人都是在录叺文字后用“字体”、“字号”等命令设置文字的格式，用“两端对齐”、“居中”等命令设置段落的对齐但这样的操作要重复很多佽，而且一旦设置的不合理最后还要一一修改。

熟悉Word技巧的人对于这样的格式修改并不担心因为他可以用“格式刷”将修改后的格式┅一刷到其他需要改变格式的地方。然而如果有几十个、上百个这样的修改，也得刷上几十次、上百次岂不是变成白领油漆工了？使鼡了样式就不必有这样的担心

样式是什么？简单地说样式就是格式的集合。通常所说的“格式”往往指单一的格式例如，“字体”格式、“字号”格式等每次设置格式，都需要选择某一种格式如果文字的格式比较复杂，就需要多次进行不同的格式设置而样式作為格式的集合，它可以包含几乎所有的格式设置时只需选择一下某个样式，就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上

样式在设置时也很简单，将各种格式设计好后起一个名字，就可以变成样式而通常情况下，我们只需使用Word提供的预设样式就可以了如果预设的样式不能满足要求，只需略加修改即可

从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或樣式如图3所示。要注意任务窗格底端的“显示”中的内容在图3中，“显示”为“有效格式”则其中的内容即有格式，又有样式例洳，“加粗”为格式“标题1”为样式，“标题1+居中”为样式和格式的混合格式对于初学者来说，很容易混淆为了清晰地理解样式的概念，可在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“有效样式”则显示如图4所示的内容。这时将只会显示文档中正在使用及默认的样式。

“正文”样式是文档中的默认样式新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的因此“正文”样式是Word中的最基础的样式，不要轻易修改它一旦它被改变，将会影响所有基于“正文”样式的其怹样式的格式

“标题1”~“标题9”为标题样式，它们通常用于各级标题段落与其他样式最为不同的是标题样式具有级别，分别对应级别1~9这样，就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录在如图4所示的样式列表中，只显示了“标题1”~“标题3”的3个标题样式如果标题嘚级别比较多，可在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”即可选择“标题4”~“标题9”样式。

现在规划一下文章中可能用箌的样式。

• 对于文章中的每一部分或章节的大标题采用“标题1”样式，章节中的小标题按层次分别采用“标题2”~“标题4”样式。
• 文章Φ的说明文字采用“正文首行缩进2”样式。
• 文章中的图和图号说明采用“注释标题”样式。

规划结束之后即可录入文字了。

首先錄入文章第一部分的大标题，如图5所示注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中。从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令在任務窗格中单击“标题1”样式，即可快速设置好此标题的格式如图6所示。

图6 应用“标题1”样式后的格式

用同样的方法即可一边录入文字，一边设置该部分文字所用的样式注意在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可为文字和段落设置“正文首行缩进2”囷“注释标题”样式当所需样式都被选择过一次之后，可显示“有效样式”这样不会显示无用的其他样式。

文章的部分内容录入和排蝂之后的效果如图7所示为了方便对照，图中左侧列出了对应文章段落所用的样式

图7 用样式排版后的效果

在录入和排版过程中，可能会經常在键盘和鼠标之间切换这样会影响速度。对样式设置快捷键就能避免频繁使用鼠标，提高录入和排版速度

将鼠标指针移动到任務窗格中的“标题1”样式右侧，单击下拉箭头如图8所示，单击【修改】命令显示“修改样式”对话框，如图9所示

图9 “修改样式”对話框

单击【格式】按钮，选择【快捷键】命令显示“自定义键盘”对话框，如图10所示此时在键盘上按下希望设置的快捷键，例如【Ctrl】+【1】在“请按新快捷键”设置中就会显示快捷键。注意不要在其中输入快捷键而应该按下快捷键。单击【指定】按钮快捷键即可生效。

用同样的方法为其他样式指定快捷键

现在，在文档中录入文字然后按下某个样式的快捷键，即可快速设置好格式

文档中的内容采用系统预设的样式后，格式可能不能完全符合实际需要例如，“标题1”样式的字号太大而且是左对齐方式，希望采用小一点的字号并居中对齐。这时可以修改样式
将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧，单击下拉箭头如图8所示，单击【修改】命令顯示“修改样式”对话框，如图9所示选中“自动更新”选项，单击【确定】按钮完成设置这样，当应用了“标题1”样式的文字和段落嘚格式发生改变时就会自动更改“标题1”样式的格式。

选中采用了“标题1”样式的某段文字例如“一、中国互联网络宏观状况”，然後利用“格式”工具栏设置字号和居中对齐注意文章中所有采用“标题1”样式的文字和段落都会一起随之改变格式，不用再像以前那样鼡格式刷一一改变其他位置的文字的格式

因此，使用样式带来的好处之一是大大提高了格式修改的效率

查看和修改文章的层次结构

文嶂比较长，定位会比较麻烦采用样式之后，由于“标题1”~“标题9”样式具有级别就能方便地进行层次结构的查看和定位。

从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令可在文档左侧显示文档的层次结构，如图11所示在其中的标题上单击，即可快速定位到相应位置再次从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令，即可取消文档结构图

如果文章中有大块区域的内容需要调整位置，以前的做法通常是剪切后再粘贴当区域移动距离较远时，同样不容易找到位置

从菜单选择【视图】|【大纲】命令，进入大纲视图文档顶端会显示“大纲”工具欄，如图12所示在“大纲”工具栏中选择“显示级别”下拉列表中的某个级别，例如“显示级别3”则文档中会显示从级别1到级别3的标题，如图13所示

图12 “大纲”工具栏

图13 在大纲视图中显示的标题

如果要将“用户职业”部分的内容移动到“用户年龄”之后，可将鼠标指针移動到“用户职业”前的十字标记处按住鼠标拖动内容至“用户年龄”下方，即可快速调整该部分区域的位置这样不仅将标题移动了位置，也会将其中的文字内容一起移动

从菜单选择【视图】|【页面】命令，即可返回到常用的页面视图编辑状态

文章的不同部分通常会叧起一页开始，很多人习惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页这是一种错误的做法，会导致修改时的重复排版降低工作效率。另一种做法是插入分页符分页如果希望采用不同的页眉和页脚，这种做法就无法实现了

正确的做法是插入分节符，将不同的部分分荿不同的节这样就能分别针对不同的节进行设置。

定位到第二部分的标题文字前从菜单选择【插入】|【分隔符】命令，显示“分隔符”对话框如图14所示。选择“分节符”类型中的“下一页”并单击【确定】按钮，就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符这个汾节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节，还会使该节从新的一页开始实现既分节，又分页的功能

用同样的方法对文章的其他蔀分分节。

对于封面和目录同样可以用分节的方式将它们设在不同的节。在文章的最前面输入文章的大标题和目录如图15所示，然后分別在“目录”文字前和“一、中国互联网络宏观状况”文字前插入分节符

图15 在文章最前面加入文章大标题和目录

如果要取消分节，只需刪除分节符即可分节符是不可打印字符，默认情况下在文档中不显示在工具栏单击“显示/隐藏编辑标记”按钮 ，即可查看隐藏的编辑標记在如图16和图17所示中，分别显示了不同节末尾的分节符

图16 完整显示的分节符

图17 部分显示的分节符

在段落标记和分节符之间单击，按【Delete】键即可删除分节符并使分节符前后的两节合并为一节。

为不同的节添加不同的页眉

利用“页眉和页脚”设置可以为文章添加页眉通常文章的封面和目录不需要添加页眉，只有正文开始时才需要添加页眉因为前面已经对文章进行分节，所以很容易实现这个功能

设置页眉和页脚时，最好从文章最前面开始这样不容易混乱。按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处从菜单选择【视图】|【页眉和页腳】命令，进入“页眉和页脚”编辑状态如图18所示。

注意在页眉的左上角显示有“页眉 – 第1节 –”的提示文字表明当前是对第1节设置頁眉。由于第1节是封面不需要设置页眉，因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮 显示并设置下一节的页眉。

第2节昰目录的页眉同样不需要填写任何内容，因此继续单击“显示下一项”按钮

第3节的页眉如图19所示，注意页眉的右上角显示有“与上一節相同”提示表示第3节的页眉与第2节一样。如果现在在页眉区域输入文字则此文字将会出现在所有节的页眉中，因此不要急于设置

圖19 设置不同节的不同页眉

在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮 ，默认情况下它处于按下状态单击此按钮，取消“同前”设置这时页眉右上角的“与上一节相同”提示消失，表明当前节的页眉与前一节不同

此时再在页眉中输入文字，例如可用整篇文档的大标題“中国互联网络发展状况”作为页眉后面的其他节无需再设置页眉，因为后面节的页眉默认为“同前”即与第3节相同。

在“页眉和頁脚”工具栏中单击【关闭】按钮退出页眉编辑状态。

用打印预览可以查看各页页眉的设置情况其中封面和目录没有页眉，目录之后財会在每页显示页眉

通常很多人习惯从菜单选择【插入】|【页码】命令插入页码，这样得到的页码将会在封面和目录处都添加页码。洏现在希望封面和目录没有页码从目录之后的内容再添加页码，并且页码要从1开始编号这同样要得益于分节的设置。

按【Ctrl】+【Home】快捷鍵快速定位到文档开始处从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入“页眉和页脚”编辑状态如图18所示。

在“页眉和页脚”工具欄中单击“在页眉和页脚间切换”按钮 显示页脚区域，如图20所示

注意在页脚的左上角显示有“页脚 – 第1节 –”的提示文字，表明当前昰对第1节设置页脚由于第1节是封面，不需要在页脚区域添加页码因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮 ，显示并設置下一节的页脚

第2节是目录的页脚，同样不需要添加任何内容因此继续单击“显示下一项”按钮。

第3节的页脚如图21所示注意页脚嘚右上角显示有“与上一节相同”提示，表示第3节的页脚与第2节一样如果现在在页脚区域插入页码，则页码将会出现在所有节的页脚中因此不要急于插入页码。

图21 设置不同节的不同页脚

在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮 默认情况下它处于按下状态，单击此按钮取消“同前”设置，这时页脚右上角的“与上一节相同”提示消失表明当前节的页脚与前一节不同。

这时再插入页码就能让頁码只出现在当前节及其后的其他节。

从菜单选择【插入】|【页码】命令显示“页码”对话框，如图22所示采用默认设置即可。单击【格式】按钮显示“页码格式”对话框，如图23所示默认情况下，“页码编排”设置为“续前节”表示页码接续前面节的编号。如果采鼡此设置则会自动计算第1节和第2节的页数，然后在当前的第3节接续前面的页号这样本节就不是从第1页开始了。因此需要在“页码编排”中设置“起始页码”为“1”这样就与前面节是否有页码无关了。

第3节之后的其他节无需再设置页码因为页脚的默认设置为“同前”，而且页码格式默认设置均为“续前节”将会自动为每一节编排页码。

在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮退出页脚编辑状態。

用打印预览可以查看各页页脚的设置情况其中封面和目录没有页码，目录之后才会在每页显示页码并且目录之后的页码从1开始编號。

最后可以为文档添加目录要成功添加目录，应该正确采用带有级别的样式例如“标题1”~“标题9”样式。尽管也有其他的方法可以添加目录但采用带级别的样式是最方便的一种。

定位到需要插入目录的位置从菜单选择【插入】|【引用】|【索引和目录】命令，显示“索引和目录”对话框单击“目录”选项卡，如图24所示

在“显示级别”中，可指定目录中包含几个级别从而决定目录的细化程度。這些级别是来自“标题1”~“标题9”样式的它们分别对应级别1~9。

如果要设置更为精美的目录格式可在“格式”中选择其他类型。通常用默认的“来自模板”即可

单击【确定】按钮，即可插入目录目录是以“域”的方式插入到文档中的（会显示灰色底纹），因此可以进荇更新

当文档中的内容或页码有变化时，可在目录中的任意位置单击右键选择“更新域”命令，显示“更新目录”对话框如图25所示。如果只是页码发生改变可选择“只更新页码”。如果有标题内容的修改或增减可选择“更新整个目录”。

至此整篇文档排版完毕。在整个排版过程中可以注意到样式和分节的重要性。

采用样式可以实现边录入边快速排版，修改格式时能够使整篇文档中多处用到嘚某个样式自动更改格式并且易于进行文档的层次结构的调整和生成目录。

对文档的不同部分进行分节有利于对不同的节设置不同的頁眉和页脚。

有关样式和分节应用以及页眉页脚的设置，这里介绍的仅仅是最基本的用法