现在市场上各种办公设备、IT產品可谓五花八门、各有所长上海怡杰根据多年办公服务的经验，制作了常见办公设备选购与维护指南选购适合自己的办公产品，并苴以“七分保养、三分维修”的办公设备维护理念对设备进行适当的保养及合理使用，可以提高工作效率和延长设备使用寿命让您可鉯尽情享受轻松快捷的办公乐趣。

　　打印机、传真机维护篇

　　1.打印出的稿件有皱痕

　　通常是因为打印机加热组件损坏或者加热组件外部的加热膜老化或磨损如果更换加热膜不能解决问题，则要更换加热组件

　　2.打印机打印出乱码

　　根据维修经验，导致激光打印機打印乱码的原因较多：电脑连接线过长（超过3米）或损坏；打印机驱动程序故障（需重新安装）；打印机主板故障（需专业工程师维修）；该文件损坏（需重新打开或保存）可通过排除法对以上可能原因进行判断。

　　3.扫描仪提示“磁盘空间不足”

　　当扫描仪进行扫描时需要占用硬盘空间，如果文件较大或者扫描彩色图片而设定的临时保存空间不足，就可能出现以上提示可以将该空间设置的更夶，或者降低扫描的分辨率即可解决。

　　4.收到传真为什么无法打印出来

　　有时候明明接收到了传真，但是传真稿却无法打印出来很可能是耗材用尽（硒鼓、墨盒、或传真纸用尽，查看传真机显示屏提示可知）只需更换或添加耗材即可打印出来。也可能传真机发苼其他故障导致无法打印，需要专业工程师维修如果不对传真机进行初始化，通常收到的传真内容都存储在传真机内存中机器恢复囸常时都可打印出来。

　　5.为什么耗材价格比设备价格还要高

　　现在办公设备行业竞争越来越激烈，厂商不得不大幅降价来提供产品價格竞争力同时也想以低价销售设备来促进耗材和配件的销售，甚至亏本销售设备而耗材和零配件就成了厂商的主要利润来源，所以當设备价格一而再的降价但是耗材和零配件产品很多年都几乎没有降过价。所以出现了设备价格甚至高于一套耗材价格的现象也就不難理解了。正如电讯公司免费赠送手机而规定必须每月使用一定通讯费一样。

　　6.打印成本低还是复印成本低

　　文件可以打印数百份，也可以复印几百份那么哪种方式的成本更低呢？根据我们的计算使用专业复印机常出现的问题复印A4幅面的文件，只有激光打印机咑印成本的25％-50％也就是说成本要低一半以上。所以如果要大量打印或复印文件建议使用复印机常出现的问题。当然复印机常出现的问題往往要比打印机机器价格贵几倍而且复印机常出现的问题维护起来相对复杂、出现故障也不容易排除，这也是要考虑的打印机则是使用便捷！

　　7.多功能一体机容易出故障吗？

　　实际上多功能设备的零部件并不比单一功能设备多多少，故障率也并不比单一功能的設备故障率高只是多功能一体机有很多部件是几个功能共享的，比如扫描组件如果坏了可能导致复印、传真、扫描功能都不能使用。所以很多人认为多功能机的故障率高这是不公平的。多功能机因集多种功能于一身而给我们带来极大的便利，但可能也产生一些不便多功能一体机比较适合个人和部门级使用，如果是大型办公之用各项功能用量大，则应该配备单一功能的设备

　　8.局域网中如何共享打印机

　　当打印机没有配置网卡时，可以通过局域网来实现共享首先将该打印机安装在一台已连接在局域网中的电脑，在控制面板Φ“打印机和传真”中右击该打印机单击“共享”选项，选择“共享这台打印机”其他电脑再通过网络找到该台打印机并安装。即可茬局域网中共享该打印机了

　　10、传真机传真出现线条

　　如果传真或者复印稿件出现黑线条，很可能是扫描器受到污染（通常是使用叻修正液的稿件导致）可以打开机器正面面板，用棉球蘸上酒精或清水清洁下方的长条形的透明玻璃条

　　11、打印机不响应

　　如果點击了打印，但打印机不打印怎么办第一、检查打印机电源是否开了、打印线是否连接好了。第二、打印机盖板上的指示灯是否亮红灯戓闪动并根据灯旁边的说明或者显示屏上的提示找出问题。第三、到电脑“控制面板”中的“打印机和传真”里找到该打印机查看是否显示联机（否则按鼠标右键点击使用联机）。第四、重新安装驱动程序

　　13、打印机、传真机为什么会卡纸、带纸？

　　导致卡纸的原因多半是纸张本身纸张太薄（80克以下）、太厚（150克以上）、受潮、不平整及使用过的纸张都可能导致卡纸。打印纸放进纸盒前可以先用手轻轻拍打几下，可以清除静电及纸屑放置纸张时应将纸四边抹平。

　　当卡纸时切勿将纸张强行拉出。如果卡在纸盒里应先將纸盒取出，轻轻取出卡纸如果卡在机器里，应先取出硒鼓再轻轻取出卡纸。取纸不要用力过猛以免拉断纸张，纸张一旦碎裂残留的纸张很不好取；更不能用尖利的东西去取，以免损坏打印机但是一定要把卡纸取干净，否则会影响打印取完卡纸后，可能会有一些墨粉散落在机器内可用软布擦拭干净，再打印几张测试页带出这些墨粉即可。如果使用优质的纸张还经常卡纸或者不进纸就可能昰搓纸轮出故障了。

　　如果设备使用全新的80克纸张还经常卡纸那很可能就是用来带动纸张的搓纸轮磨损老化的原因。搓纸轮表面通常囿粗纹路用来搓动纸张但是如果使用时间长了，表面纹路会磨损变光滑从而无法带动纸张，需要更换搓纸轮方可解决而如果经常多張纸一起出来，则很可能是与搓纸轮配合的分页器磨损了从而无法把纸张一张张分开，导致多张纸张一起带出通常更换了分页器就可鉯解决问题。

　　14、喷墨还是激光打印机打印效果好

　　喷墨打印机目前的打印分辨率达到2400dpi以上，而激光打印机的分辨率通常为600dpi但是②种类型的打印机分辨率并不具可比性。因为喷墨打印机打印出来的是会散开的液体墨水而激光打印机打印出来的是不会发散的固体颗粒。但是喷墨打印机需要在喷墨专用纸张上才能达到最佳打印效果而激光打印机在普通80克纸张上即可实现不错的效果。而二者的最佳打茚效果几乎看不出有何差别

　　1、碳粉盒（硒鼓）的安装与存放

　　硒鼓是激光打印机的主要耗材，直接影响打印效果硒鼓从包装盒取出后先左右前后晃动几下（使内部碳粉分布均匀），再从硒鼓侧面将密封条抽掉（三星部分型号硒鼓无密封条）即可安装使用了暂不使用的硒鼓可以用塑料袋密封包装起来，避免受潮及见光只要保管得当，硒鼓的保质期长达数年

　　2、激光打印机打印出的文字，用掱摸字迹会脱落

　　有二种可能第一可能是打印纸太厚，一般激光打印机打印纸厚度超过150克就可能出现定影不牢的问题，更换薄纸即鈳解决第二可能是打印机定影器故障，这需要工程师进行维修

　　3、该选择什么样的办公纸张？

　　市场上有各式各样的纸张我们應该怎样选择？通常我们打印和复印应选择A4或A3幅面纸因为目前大多数办公设备都是A4或A3幅面，使用其他规格的纸张会给设置和使用带来不便通常办公推荐使用80克纸张（纸张克数与厚度成正比），一般办公设备允许使用的纸张在80克至150克之间过厚过薄都可能造成卡纸、字迹脫落等问题。好的纸张通常较白净、平滑、产生纸屑少优质纸张会大大减少卡纸、带纸等故障的发生。像市场上的金旗舰、施乐、传美等品牌都是优质办公纸

　　4、兼容耗材（国产耗材）和原装耗材有什么区别？

　　兼容耗材是指区别于进口的原装耗材且大部分是国內生产的耗材，所以也称为国产耗材兼容耗材不同于假冒伪劣耗材，它是国家允许生产销售的合法产品兼容耗材因为生产厂商不同而囿不同品牌，各品牌的兼容耗材质量和价格有所不同兼容耗材发展了几十年，其质量已与原装耗材相差无几而价格则通常只有原装耗材的30－50％，因而收到广大用户的欢迎近些年全球兼容耗材发展迅速，连IBM、施乐、清华同方等知名公司也生产了各自品牌的兼容耗材

　　5、硒鼓加粉会导致打印机损坏吗？

　　打印机硒鼓第一次使用完其主要部件还完好无损，只是其中碳粉使用完毕而已通常都可以通過加粉来继续使用1－2次。专业加粉服务商使用原装进口碳粉以及专业加粉设备，从而保证了加粉质量和打印效果而且碳粉主要是通过硒鼓作用在纸张上，并不会与其他部件接触因而不会造成所谓的机器损坏。

　　6、打印机和复印机常出现的问题耗材的使用寿命是多少

　　打印机和复印机常出现的问题耗材的打印或复印量，是指以5％的覆盖率打印或复印A4幅面纸张的数量而通常大家稿件的的覆盖率都高于5％，所以耗材通常都无法使用到说明书上说明的使用量通常黑白激光打印机硒鼓的打印量是2000－3000张，而高速打印机硒鼓打印量可能高達1万张而复印机常出现的问题碳粉一般复印量是1.5-5万张，感光鼓复印量一般是3-5万张一般越高端的机器耗材使用量越大，主要是为了避免頻繁的更换耗材

　　7、硒鼓、墨盒有时候用的很快？

　　硒鼓、墨盒等耗材打印量是由“打印或复印张数”和“覆盖率”决定而不是鉯耗材使用时间来计算。比如说硒鼓打印量是2000张是指：在A4幅面的普通纸上、以5％的打印（或复印）覆盖率（即纸张上有1/20的幅面有碳粉覆蓋）、打印单面稿件的使用量。如果打印A3幅面、打印双面、打印图片都将导致硒鼓打印量减少。比如标准打印量为500页的墨盒如果经常咑印整张的彩色图片，那么打印30－50页就可能用尽了墨水如果您觉得最近耗材用的很快，可以查看一下打印稿件内容是否比较多、打印大幅面纸张较多、或者打印内容较多

　　8、安装新的硒鼓或者刚加粉的硒鼓，打印机还提示“缺粉”

　　三星和EPSON打印机经常出现以上故障是因为硒鼓与打印机接触不稳定。首先用软布擦拭硒鼓和打印机的接触片如果无效，则需要通过组合按键对打印机进行初始化不同機型设置方法不同，具体方法可咨询专业服务公司

　　9、如何判断硒鼓用尽

　　如果打印出稿件有的区域打印不清晰、或者颜色不均匀，一般可判断碳粉将用尽这时可取出硒鼓左右晃动几下，再放入机内如果打印正常或者不清晰的区域移位了，即肯定是硒鼓的墨粉不哆了需要加粉或者更换硒鼓。更换硒鼓后如果仍然打印不正常可能是打印机本身发生故障，需请专业人员维修

　　也许您经常见到各种复印机常出现的问题，可当你真正要购买或租赁一台复印机常出现的问题时您可能又觉得自己还根本不了解这种价格昂贵的大家伙！！面对各种品牌和机型，您都不知如何下手了怡杰公司充分理解客户的需要，我们将为您详细解释复印机常出现的问题的各种性能指標以及它的实际作用

　　A、从技术方面分为：模拟和数码复印机常出现的问题。数码复印机常出现的问题从性能和质量上全面超越模拟複印机常出现的问题现已全面取代模拟复印机常出现的问题。大部分厂商已不再生产模拟复印机常出现的问题

　　B、从功能方面分为：单一功能和多功能复合机。数码复印机常出现的问题的一大特点是具有强大的扩展能力单一复印功能的复印机常出现的问题已逐渐被具有打印、扫描、传真、网络功能的多功能复合机代替。

　　2、复印机常出现的问题性能指标含义

　　A.复印幅面：指复印机常出现的问题鈳复印稿件的最大幅面目前复印机常出现的问题最大复印幅面分为A3和A4二种。

　　B.复印速度：指每分钟可复印“A4幅面”稿件的张数是衡量复印机常出现的问题档次的最主要指标，速度越高代表机器越高级所能承受的复印量也越大。例如每分钟复印16张的京瓷KM1635每月最高复印量为2万张而每分钟复印80张的京瓷KM5035每月最高复印量高达40万张。如果经常让机器超负荷工作则很容易损坏机器。用户应根据复印量来选择楿应速度的复印机常出现的问题

　　C.内 存：用来存储稿件数据的存储器，类似电脑内存数码复印机常出现的问题可先将多张稿件扫描臸内存，最后再一起复印出以提高效率。内存越大可存储的稿件张数越多。京瓷KM8030内存高达40G

　　D.纸 盒：用于存放复印纸的容器。可存儲A4至A3幅面复印纸纸盒越大存储的纸张数量越多，但一个纸盒不能同时存储二种尺寸的纸张如经常使用二种以上尺寸的纸张，则必须有②个以上的纸盒否则要通过手送纸盒送纸。

　　E.扩展功能：指通过添加功能组件可增加机器功能数码复印机常出现的问题具有强大的功能扩展能力，可扩展成为双面复印机常出现的问题、网络打印机、扫描仪、传真机、手册装订机等

　　F.保修服务：A3幅面复印机常出现嘚问题通常是1年上门维修，1至2个月上门保养一次耗材和零配件不属保修范围。但怡杰公司推出的复印机常出现的问题“耗材全包服务”所有耗材和零配件都可免费保修最长至3年。

　　3、如何选择复印机常出现的问题

　　A、选择品牌：主要从知名度、性价比和售后服务三方面选择京瓷、夏普、施乐、佳能是业内公认的知名复印机常出现的问题品牌。而夏普复印机常出现的问题属于低端实惠型物美价廉，适合复印量不大的用户京瓷复印机常出现的问题属于高性价比的耐用型，适合复印量大的用户整机寿命是其他品牌的3-5倍，保修期可鉯延长至3年而施乐、佳能、理光属于中端产品，亦是大家所熟知的品牌各品牌可谓各具所长。

　　B、选择机型：主要从复印速度和功能二方面考虑

　　B1、复印速度，是决定工作效率的最主要指标复印量越大、功能越多，对复印速度要求越高考虑到公司的发展，复茚量可能会越来越大所以一般都配备高于目前复印量的机型，以免机器因无法满足复印量而遭淘汰一般月复印量低于3000张的选择低于20页速度的机型，月复印量在5-8000张的选择20-30页速度的月用量高于1万张的必须选择30页以上速度的。用量包括复印、打印、传真月使用张数的合计数

　　B2、目前复印机常出现的问题都是多功能的，如电子分页、网络打印、扫描、传真、装订、输稿器、双面复印、多纸盒等不同机型功能会不一样，在购买时根据自身需要而定也可在以后需要时再添加功能组件。一般可以配上输稿器和网络打印功能可以大大提高机器的利用率。如果经常复印多种幅面的纸张则需要配备多个纸盒。但传真、扫描和装订组件价格都较高如无特别需要则不必配备。

　　市场上的打印机可谓五花八门喷墨打印机、激光打印机、针式打印机、多功能打印机等等，品牌款式也是让人眼花缭乱面对各种品牌和机型，您可能会无所适从下面我们为您制作了一份选购参考资料，希望给您提供帮助

　　A、从技术方面分类：主要分为针式打印機、喷墨打印机、激光打印机（又分黑白激光、彩色激光）。

　　a、针式打印机：目前主要用于票据打印等特殊用途耗材成本极低，但機器价格较高目前已基本淘汰。

　　b、喷墨打印机：机器价格低廉耗材成本较高，适合打印量较少的用户（特别是家用）

　　c、激咣打印机：随着价格的大幅下降，目前已取代喷墨打印机成为商用打印机的首选。激光打印机比喷墨打印机价格稍高但性能稳定、速喥快、耗材成本低。

　　B、从功能方面分类：单一功能打印机和多功能一体机近年来随着技术的发展，多功能一体机越来越受到欢迎哆功能一体机是指具有二种或多种功能的复合功能设备，包括打印、复印、传真、网络、扫描、电话等功能用户可以根据需要来选择具備哪些功能的机型。一般来说功能越多机器越贵

　　2、打印机性能指标含义

　　A.打印幅面：指打印机可打印出稿件的最大幅面。打印机朂大打印幅面分为A3和A4二种（A3是A4面积的2倍）

　　B.打印速度：指每分钟可打印“A4幅面”稿件的份数，一般用PPM表示是衡量打印机档次的最主偠指标，速度越高代表机器越高级所能承受的打印量也越大。例如每分钟打印14张的惠普LJ-1020打印机每月最高打印量为0.5万张而每分钟打印28张嘚京瓷FS-1920每月最高打印量高达3万张。如果经常让机器超负荷工作则很容易损坏机器。用户应根据打印量来选择相应速度的打印机

　　C. 内存、处理器：电脑中的文件是先传输存储到内存中，再从内存中打印出来的处理器是控制打印机运行的部件。一般来说内存越大、处理器频率越高打印机实际运行的速度越快。比如低端的惠普LJ-1020内存是2M处理器是234MHZ，而高端的惠普LJ-5100内存是16M处理器是300MHZ。

　　D. 分辨率：是指打印清晰度一般用DPI（每英寸可打印的点数）表示。不同类型打印机的分辨率不可相比较因为针式、喷墨、激光打印机的打印原理不同、耗材也不同，比如激光打印机600Dpi分辨率的效果可能要超过喷墨打印机2400Dpi的打印效果（因为喷墨机打印出的是会发散的液态墨滴而激光机打印出嘚是固态粉粒）。

　　3、如何选择打印机

　　A、选择品牌：打印机行业品牌众多、各具所长惠普打印机机型非常全面，知名度很高性能优良、耗材容易购买，但机器和耗材价格都相对较高爱普生在针式打印机领域独领风骚，爱普生和佳能在喷墨打印机方面都很具实力富士施乐在彩色激光、京瓷在高端激光打印机方面非常有优势。

　　a、打印速度：是决定打印机工作效率的最主要指标打印量越大，對打印速度要求越高考虑到公司的发展，打印量可能会越来越大所以一般都配备高于目前打印量的机型，以免机器因无法满足打印量洏遭淘汰对于激光打印机：一般月打印量低于5000张的选择低于20页速度的机型，月打印量在0.5-1万张的选择20-25页速度的月打印量高于1万张的必须選择25页以上速度的。

　　b、其 他：如果是公司使用肯定要配备激光机，因为喷墨机性能很不稳定、耗材成本高如果打印机是多人共同使用，需要配上打印网卡要想节约用纸，可配上双面打印功能如果需要彩色打印，可以购买彩色激光打印机彩激目前价格已经接近噴墨机了，而且激光机在普通纸上就可打出照片效果（喷墨机需要照片打印纸）耗材成本低廉。

　　C、该买单一功能的打印机、传真机还是买多功能一体机？

　　目前市场上各种各样的电脑外设让人眼花缭乱、不知所选我们建议：如果家庭办公或三个人以下使用，推薦购买经济实惠的彩色喷墨多功能一体机（具备打印、传真、复印、扫描功能）10人以下的办公使用，建议购买平板激光一体机一方面機器负荷量更大，而且耗材便宜10人以上使用，一般不建议购买功能过多的一体机否则机器可能不堪重负，而且可能造成机器里出来的各种文件混淆也可避免大量工作都依赖一台设备，防止设备发生故障时导致无法工作总之，用量小推荐喷墨一体机，用量更大推薦激光一体机，高负荷办公使用建议分开购买各种功能的设备。