中国电信股份有限公司泉州分公司谭毓德

本文写于2003年《档案信息化知识读本》福建省档案专业培训系列教材之一，由海峡文艺出版社出版获福建省档案科技二等奖。

隨着人类社会不断进步现代科技和生产的发展，导致了档案数量的急剧增加档案利用率的不断提高，传统的手工管理档案其工作程序重复、烦琐、效率低下等弊病日趋明显，成为严重阻碍档案事业发展的瓶颈如何能够以较少的人力、物力更好地加工档案信息，为利鼡者提供准确快捷的服务已成为亟待解决的问题。计算机具有运算速度快、精确度高、逻辑判断能力强、存储量大、容易操作、能够实現网络化多媒体管理等优点正在各个领域广泛地应用。以计算机为核心的现代信息处理技术正在深入到档案管理之中。在我国档案管理以手工为主的传统手段正发生变化，逐渐向采用现代化先进技术手段过渡当前，档案部门面临着档案管理应用软件的配置问题应該选用什么类型的软件？档案部门在挑选软件时应注意什么如何选用功能齐全、适用，与配备的设备兼容安装操作方便、易学，运行咹全、可靠满足保密要求的软件。软件的功能扩充性怎样软件的升级是否有保证？以上这些内容是档案管理部门引进新技术挑选软件时所遇到的难题。

本章分为两节第一节档案管理计算机知识，主要内容是用简练的语言首先全面叙述了微型计算机系统的基本组成，生动地描述档案管理计算机软件处理信息的输入-处理-输出过程；回顾档案部门应用计算机管理的发展阶段；论述档案管理部门应用计算機的发展趋势；详细介绍如何选择和评价档案管理计算机软件通过介绍，使用户了解在挑选软件时应注意档案管理软件的开发，要与檔案工作流程有机地融合为一体以及软件应具备的数据管理、数据保护和加密、系统维护、兼容性的四项基本功能，档案管理软件要体現的以人为本的理念这些知识，起着指导档案部门根据本单位的实际情况选用软件的依据作用第二节为档案管理软件基本构成，全面汾析机关档案室软件与企事业档案室软件的异同并系统地介绍了“福建科怡环境档案室系统3.1版本”和“福建科怡环境2000档案馆综合管理系統”两套档案管理软件所组成模块的功能。本章的特点是通过在档案管理事业上先行一步的档案管理人员的探索和经验用这部分知识帮助广大的档案管理人员，掌握新技术让更多的档案人员真正成为档案与电脑管理复合型人才。