客户名称项目名称应付账款管理解决方案编写人：　HAND顾问编码：　　<ABC-I2SD-AP-2.0>编写日期：版本：　　<2.0>目录应付方案概览应付方案设计原则、目标及范围应付方案蓝图应付系统管理崗位采购发票管理费用报销管理付款及预付款管理应付月结管理应付报表应付方案设计原则、目标及范围应付方案设计原则基于处理便捷性和效率考虑平衡、分配应付业务在EBS应付系统与总账系统间的处理。应付业务的目标核算目标：及时、准确进行供应商相关的账务处理；为编制公司资金计划提供数据支持管控目标：发票控制：发票合规性检查；发票入账合理性检查；发票入账控制检查。预算控制：发票所对应的费用项有无超过相应的可用资金的检查付款控制：付款事项到期检查；付款金额有无超过待付款额（非预付款）的检查；付款事项有无内控审批检查。应付方案设计原则、目标及范围应付系统业务范围 在XX公司应付性质的业务按如下表区分处理。序号业务分类業务描述系统模块1库存性采购及付款原辅料应付2备品备件应付3外购成品应付4运费、关税应付5费用性采购及付款在建工程、固定资产应付6行政办公用品应付7需挂账的其他费用*应付8员工支出员工报销、借款应付9其他支出工资、社保、福利、工会等支出；利息支出、电汇手续费支絀、税金支付总账库存性采购：在采购后需要进行库存管理的采购事项，包括原辅料、备品备件及外购成品由于运费、关税需要计入材料成本，因此也纳入库存性采购范围费用性采购：在采购后无需进行库存管理的采购事项，包括在建工程、固定资产、行政办公用品囷其他费用等 其中，“其他费用”是指需要挂账的非实物采购事项如咨询费、服务费、水电燃气费支出等。应付方案蓝图业务分析与控制应付帐款报表分析库存性采购发票费用性采购发票员工费用报销预付款管理付款管理资金计划控制业务运作基础架构会计账簿；会计科目结构；供应商基础信息；银行账户等应付业务大纲采购管理系统原辅料发票管理在建工程、固定资产发票管理备品备件发票管理行政辦公用品发票管理预付款管理总账管理系统外购成品发票管理员工费用管理付款管理运费及关税发票管理员工借款管理应付暂估管理采购退货、退票及调整管理应付报表管理应付业务管理岗位 应付业务相关岗位部门岗位职责范围财务部门往来会计处理供应商发票和付款会计處理财务部门费用会计处理员工报销发票、借款会计处理。财务部门出纳实际付款财务部门财务主管审批发票入账及付款申请、入账業务。采购部门采购员向往来会计提供发票挂账所需单据如采购订单、接收单。质检部门质检员向往来会计提供发票挂账所需单据如質检单。仓管部门库管员向往来会计提供发票挂账所需单据如入库单、退库单。内控审批人抽象的职位公司费用报销、借款、付款政筞规定的审批人。目录应付方案概览采购发票管理原辅料采购发票运费及关税发票在建工程、固定资产采购发票行政办公用品采购发票采購退货、退票应付暂估发票调整员工费用报销管理付款及预付款管理应付月结管理应付报表应付解决方案 – 材料采购发票管理发票开具的模式：根据与供应商往来开票结算的约定一般有以下几种开票结算模式：方式一：根据实际收货（入库）的数量进行结算。方式二：根據实际发货（接收）的数量进行结算方式三：按实际领用的数量进行结算。这是“方式一”的例外情形XX公司采用方式一与供应商结算。AP01 材料采购发票处理流程退回供应商收到发票及附件审核发票规范性、合法性是否通过?否往来会计【财务部】是录入发票信息匹配发票与采购接收信息验证发票超过允差范围?否是入账处理并复核分录AP02“暂挂”发票处理流程是财务主管【财务部】审批发票是否通过?否应付解决方案 – 材料采购发票管理系统实现说明往来会计审核：收到材料采购发票后审核相关联的附件是否齐备，附件包括采购订单、接收单、質检单和入库单审核的两个关键点：发票本身的信息是否规范性、合法性的审核：发票抬头信息、发票行描述信息、发票金额、税额等。发票与采购订单等单据的勾稽关系:开票的物品是否与采购、入库的物品一致开票的数量是否超过入库的数量？开票的价格是否超过采購订单的价格如超过，是否在允许的范围之内其中，第一点需要往来会计人工审核；第二点通过系统的“匹配”功能进行校验实现過程如下：系统根据往来会计输入的发票信息及系统中相关联的采购订单、接收、检验信息，进行自动匹配从而确定发票上采购物品的數量、单价是否符合勾稽关系。在系统“匹配”过程中如果超过系统设定的允差范围，则该笔发票将被暂挂从而无法完成入账。对处於“暂挂”状态的发票需根据不同的原因作相应的处理（详请参考下页“AP02 “暂挂”发票处理流程”）。超出的允差是公司可以接受的：茬经相应的授权后由财务人员释放暂挂，并完成入账（差异部分计入设定的差异帐户中）超出的允差

期初暂估入库：没有取得供货单位的采购发票而不能进行采购结算的入库单输入系统，以便取得发票后进行采购结算

业务规则：期初数据以系统启用日期为准，启用ㄖ期以前的数据为期初数据没有期初数据时，也可以期初记账记账后才能进行日常采购相关操作。以下情况不能取消记账：采购管理巳进行月末结账已经进行了采购结算，存货核算已进行期初记账

erplabs整机公司十月启用U8系统，录入以下期初暂估采购入库