写此文以帮助用户更好的理解和使用《专注清单》这款番茄工作法与任务管理相结合的软件。
先简单通俗说明几个重要概念:
- 番茄工作法:核心思想大概是把一件事分解成具体的小任务,每个任务可以较短时间内完成,然后采取专注工作一段时间再休息一会,专注工作的时间就叫番茄时间,以此提升效率,具体可百度了。
- 任务:具体的一件事,一般能在较短时间内完成,比如说2个小时内完成,这样就可以设置一个预计时间也就是几个番茄时间,并努力按预计时间完成,自我监督以克服拖延症;
- 项目:一系列小任务所要完成的事件;
下面开始介绍Windows 10版专注清单功能
- 页面中数据为随意制造,只为演示操作;
- 截图上传可能被处理,显示不太清楚,具体请参见软件;
打开软件后,进入主页,主页为最重要的一个界面,包含的内容较多,如下图
1)登录与注册(左上角):
- 如果已经有账号(如在其他端注册过)直接登录即可同步已有数据;
- 没有账号可点下方“注册”,注册过程简单,目前只支持邮箱注册;
- 需要找加密码请点击“忘记密码”;
任务有一个截止日期属性,根据是否设置,及设置的具体时间,把任务按今天、明天、即将到来、待定归类,每个分类的右侧数字代表其中未完成任务数;
- 今天:截止日期为今天或今天以前(遗留任务),按任务所属项目分组显示(如下图);
- 明天:截止日期为明天的任务,同样按任务所属项目分组显示;
- 即将到来:有截止日期,但截止日期晚于明天的任务,按截止日期以天为粒度分组显示;
- 待定:未设置截止日期的任务,也按任务所属项目分组显示;
注:此处几个分类名称不允许修改;
今天分类中有2点特殊之处:
- 顶部有预计时间(预计番茄数 乘以 番茄时长)、待完成任务、已用时间、已完成任务4项统计数据;
- 今天中有”已完成任务“,点击下图中间灰色”显示/隐藏已完成任务“可显示或隐藏,默认不显示;
- 默认会有一个“收条箱”项目,可修改名称;
- 点击右下角红色”新建项目“可新建项目;
- 项目(左侧)列表中的多个项目可通过拖拽排序;
- 项目右侧小数值代表该项目中未完成任务;
- 右侧项目或点击鼠标悬浮于项目之后出现的”三个小点”图标,可看到“重命名项目”和“删除项目”操作;
- 最后一个项目不允许被删除,若因为同步原因导致项目全被删除,未再创建项目而直接创建任务时,会再次新建默认项目“收集箱”;
- 在每个项目的任务列表上侧都会显示预计时间、待完成任务、已用时间、已完成任务(与”今天“相同);
- 项目中都有”已完成任务“,点击下图中间灰色”显示/隐藏已完成任务“可显示或隐藏,默认不显示(仍旧与“今天”相同);
- 通过时间分类或项目右侧任务列表顶部的输入框来新建任务;
- 新增任务输入框中没有内容时会提示当前的新增的任务所属的项目;
- 右侧5个图标代表“预计番茄”的意思,选中后变成绿色图标;
- 时间分类中,最右侧图标为项目选择图标,选中一个项目后以后该项目就会是默认项目(如下图);
- 在项目中,最右侧图标为截止日期选择图标,点开后可直接通过点击上排4个图标今天、明天、即将到来(默认为第7天)、待定图标选择或选择具体日期,不能选择当天之前的日期,选择一个日期后,该日期为默认日期(如下图);
- 左1图标,点击可完成该任务;
- 左2图村,点击开始对该任务计时,并全屏展开计时界面(稍后讲);
- 标题,如上图,下面有番茄时标题显示在上方,没有番茄时标题居中显示;
- 番茄,在标题下方,如果有就显示,没有就不显示,红色代表已完成,绿色代表预计,如果已完成番茄超过5个将会以“1个红色图标”+“x '番茄数'”的形式显示;
- 右1图标,提醒图标,任务若有提醒才显示,若提醒过期,则显示为红色(如上图),否侧为灰色;
- 右2图标,重复图标,若任务设置了重复才会显示;
- 右3图标,子任务图标,若任务设置了子任务才会显示;
- 右4图标,备注图标,若任务设置了备注才会显示;
- 最右,为任务的截止日期,过期截止日期显示为红色,其中时间分类中只有“今天”里的过期任务才会显示截止日期且为红色;
- 点击可查看任务详情(稍后讲),即可对任务进行最详细的编辑;
- 右键也可进行较多操作,参见下图;
- 已完成列表按时间从近到远以天为粒度分组显示(如上图);
- 点击左1图标可取消完成;
- 右键可“取消完成”或“删除任务”(如上图);
- 点击查看任务详情,已完成任务不可编辑;
除以上不可进行其他操作;
关闭:点击任务列表的空白区域 或 点任务详情左下角的图标;
- 标题:两图标分别为完成图标和开始图标,点击标题可进行编辑;
- 番茄数:显示方式与任务下方显示方式一致,若已完成番茄数小于5,可修改预计番茄数;
- 到期日:设置任务的截止日期,不可以设置在今天以前,若该任务已过期,则显示为红色;
- 项目:修改该任务的项目;
- 提醒:设置任务提醒,若提醒已过期则显示为红色,所有已过期提醒会在主界面右上角”通知“中显示;
- 重复:可设置每几天/周/月/年重复,其中周重复还可以设置具体的周几,重复任务在完成时自动生成下一个未过期的重复任务(即只会生成一个截止日期晚于今天的重复任务);
- 子任务:左侧为完成/取消完成图标,中间有标题点击可编辑,鼠标悬浮于子任务之上右侧会显示删除图标;
- 添加子任务:输入子任务后点击回车保存子任务;
- 备注:备注内容可换行即回车不会保存,若要保存只需要点击其他位置让备注失去焦点即可;
- 关闭:左下角图标,点击后隐藏任务详情;
- 删除:右下角图标,点击后会有删除任务的确认对话框;
显示近期的任务提醒事件,有新内容时会声音提醒及高亮图标,如下图;
计时界面有2种展示形式:
- 悬浮界面:当你想要操作任务或查看其他信息时可保持在此界面;
- 全屏界面:当你想要专业做一个任务时可保持在此界面以心无杂念;
左侧:显示进度环和剩余时间(分);
中间:任务名称,当没有任务名称时,为空白,且悬浮框要窄一些;
右边:操作按钮,以图标显示,包含开始、暂停、停止、继续、开始休息、完成,根据当前状态显示可进行的操作按钮,如图中为计时状态,点击暂停图标后进入暂停状态后显示继续和停止按钮;
- 鼠标移至计时界面,右上角会显示一个小白框,点击即可;
- 双击除操作按钮外的区域;
- 左侧为完成按钮,可完成任务;
- 中间为任务和番茄信息,不可操作;
- 右侧可删除任务与计时关联,并不是删除任务,删除后计时计时不再属于该任务;
- 刻度分虚线空心和实心刻度2种,根据计时进度逐渐填充;
操作按钮,以图标显示:共开始、暂停、停止、继续、开始休息、完成休息6种操作,根据实际状态动态展示;
报表有5项统计:汇总、近期回顾、项目时间分布、番茄曲线、完成任务曲线;
- 专注时间;包含所有、本周、今天专注时间;
- 完成任务:包含所有、本周、今天完成任务数;
- 番茄数(鼠标移至专注时间上以显示):包含所有、本周、今天完成番茄任务数;
包含近一周的番茄分布图,以红色方块显示,如下图
- 左侧以圆环图形式展示各项目所占时间;
- 圆环图中心数值为总时间;
- 右侧会列举出所有项目;
- 可按日、周、月时间粒度查看,并可选择具体时间段;
- 数值经过四舍五入处理,所以各项和可能与实际和有较小偏差,各项百分比之和也可能不为100%;
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