一、需求提交阶段第一步：需求部门领取并填写采购申请单。(生产由班长以上人员填写)第二步：需求部门负责人审批1、物资请购部门需将各类物资采购需求按缓急程度分类及时报至采购部；其中办公类：先向行政人事部提交采购需求，非特急采购，行政人事部需提前7天向采购部提交采购需求。2、需求部门负责人审批：需各部门的负责人签字（或授权签字）确认采购申请单，方为有效，使用OA系统以后亦必须有纸质申请采购单。二、申请认可阶段第一步：仓库先确认库存情况第二步：采购部经办人第三步：上报采购部主管核实，主管采购副总审核。第四步：上报总经理或授权副总审批请购部门上交申请采购单经采购部经办人确认（除办公用品类报行政部外），报采购部主管核实；公司主管采购副总审核，最后要经总经理或有授权的副总审批同意后，进入询价阶段。三、询价搜索阶段第一步：找供应商、询价第二步：主管采购的公司副总审核第三步：总经理或有授权的副总审批第四步：签订合同采购部经办人收到采购申请单后，需比较询价。大宗原材料采购至少寻找3家或3家以上供应商询价，对比供应商报价并制作对比表（采购询价需使用录音电话，供应商的报价需传真到指定传真机，否则视为无效）。报主管采购的公司副总审核后，呈报总经理或有授权的副总审定，再与供应商签订合同，进入下一步采购阶段；四、采购跟踪阶段第一步：采购、跟踪第二步：进货1采购员与供应商签合同及合同备案，一式三份（采购部、供应商、财务部各执一份），采购人员填写《供应商资料表》和《新品录入资料表》。2 采购部门随时跟踪采购物资的发货、到货时间、数量、种类、地点等信息，凡出现情况变化时应与有关各方及时沟通告知。五、入库保管阶段第一步：验收第二步：入库1、按公司规定在采购到货单上由有相关资质的人员签字验收。具体：对于合金材料需抽样送检，选样时质检人员牵头，生产与采购参与，样品封存，由其中两人送样并领取结果；旧轴的检验：由质检部检验；刀具等消耗件，因入库时无法进行检验，需由请购部门对其使用出具评价报告，该评价报告作为采购部下次采购同类材料的依据。2、凭入库单与发票到财务部报账。入库单一式三份，第一联保管单位留存，第二联财务部，第三联采购部；第三步：跟踪由采购部对采购回司的物料建立使用情况跟踪表，长期跟踪其质量，判断该品牌产品质量及该物料供应商的优劣，建立供应商评价体系和合格供方名录。随着企业之间竞争的日益激烈，企业对影响自身发展的环节越来越重视。而成本控制的环节是重中之重，采购成本得到了控制，企业经营的总成本就得到了控制，企业的利润就得到了保证。企业采购成本控制存在哪些难点？如何解决？一、新形势下改进采购成本控制的必要性随着国际、国内经济发展的新形势出现，一个企业要想在市场经济的大潮中长期处于不败之地，企业的领导者应迅速认识到采购在生产和销售中的重要价值，国际化的贸易需要实现从供应商、厂家、分销商到最终用户之间的物流、信息流和资金流的一体化管理。作为影响企业成本的重要组成部分―采购成本，它一般采用实际成本法计价，即采购入库前发生的一切合理支出计入采购成本，包括购买价款、相关税费、运输费、保险费及装卸费等。要使组成采购成本的各项费用降低，使企业利润最大化，我们首先要做的，就是尽快改变旧有采购的观念和做法，建立新型供需关系和采购经营模式，全力改进影响采购成本方面的人员素质、采购流程、采购技术、存货管理等问题。二、采购成本控制中存在的主要问题(一)领导轻视，采购人员非专业大多数生产企业中采购岗位，一般都不是熟悉采购专业的专职人员，领导一般都是安排自己信得过的人做，一些采购人员利用手中职权谋取私利、拿回扣现象屡见不鲜，这样就很难保证所买原料质量，质劣价高的产品一旦被购回就直接导致产品质量下降，质检不过关，影响了产品的销售而失去顾客，进而失去市场。尤其是一些国有企业因内控部门职能薄弱，导致采购腐败事件层出不穷。(二)采购流程不合理企业对常用的、数量大的、价格偏高的生产主料未进行采购前的市场调研、质量评估、信用评价、现场调研，致使得到与所购商品不十分准确的价格、质量信息，如果直接购买就直接影响了产品的质量，也使产品成本不断增加。有的企业虽然前期调研工作做好了，但因为相关采购流程不能紧密跟进，生产急需的原材料不能及时到达现场，影响了生产进度，待工待料的过程也导致了采购成本增加。(三)采购技术落后传统上一般直接去市场比较，小量的直接购买，大量的直接确定供货商送货，带有一定的盲目性、仓促性;有的仅和以前的熟人合作，不比对市场的价格变化和同类质量的产品，这些都是片面的进行采购，采购技术相对落后。三、采购成本控制的有效对策(一)领导重视，制度制约，提高采购人员素质企业的领导者要在单位树立重视采购的意识，再从内控和采购制度着手，从制度上规范原料的采购及计划的申请、审核人批准权限额度、采购流程、相关内审部门的责任和关系、各种材料依据办公与生产分类采购的规定和采购方式、报价单和审批单等，要求采购人员严格按制度进行，相互监督、制约，使每一采购环节公开、透明，在加强采购的基础上同时保证了所购原料的质量合格率，为企业持续发展经营提供了基本保障。对于采购人员业务能力及素质的提高，一些跨国公司的做法值得借鉴和思考：(1)绩效考核：跨国公司对采购人员的绩效考核交替运行两套指标体系，即业务指标体系和个人素质指标体系。尤其是业务指标体系所包括的：采购质量是否提高?质量事故造成的损失是否得到有效控制?供应的服务是否增值?采购是否有效地支持了其他部门，尤其是生产部门?采购管理水平和技能是否得到提高?这些指标都是硬性的、很难加以粉饰，所以这种评价很残酷，对那些只会搞人际关系而没有业绩的采购人员很快就会被淘汰。(2)制度约束：只有存在回请机会的前提下，才可以出席供应商的宴会，在出差的发票上必须注明费用发生的时间、地点等。(二)优化采购流程，规范操作程序采购活动作为生产经营管理过程的一个基本环节，首先由采购部门负责初选供应商，质量与技术等部门评价供应商的供货能力，内控部门对其资格进行认定，价格由审计部门控制，入帐和付款结算由财务部门负责监督。在确定完这些流程后再由采购部门进行原料的运输，保证原料的及时供应，相关经办人员对控制点严格按照规范操作，相互监督，紧密配合。(三)建立信息化供货商平台，优化采购技术生产企业与供货商之间是共生、共荣的关系，频繁的更换会给双方带来相应的成本增加，而保持长期的友好合作，不但节约大量的前期市场调研费用，还能保证原料的质量和送货的及时。企业内控部门应建立供货商市场准入制度，对长期合作的单位从近三年的经营业绩、有无不良记录，相关合作单位等方面考察供货商的经营能力、产品质量、市场信誉，必要时还可实地考察，按所采购的原料分类给他们建立长期档案，就可在准入供货商的档案里优先选几家进行招投标采购，进行签有固定期限的开口或闭口合同，这样不但能节约大量的前期市场调研摸底费用，还能保证在市场价格波动的情况下供货商不会临时涨价，这些都大大节约了采购成本。(四)集中采购企业对所采购的原料按用途可进行以下分类：大量采购、小批量采购、办公用品、生产主料和辅料，在相关的供货商企业里分别选上3-5家单位进行采购询价，供货商不仅要在询价单上明确写出：产品总价、供货周期、付款方式、质量承诺及与所供产品相关的其它说明事项，而且还要提供特殊产品的授权书、产品质量认证类证明、单位营业执照、组织机构代码、税务登记证(复印件)等材料，并加盖公章后传真或扫描发回。在资料收齐后召开集中采购询价结果讨论会，通过比对相关资质、样品质量，最终确定1-2家集中采购供货单位，这样不仅能够在价格谈判上使供货商做出一定的让步，还可防范市场波动风险，集小订单成大订单，获取采购规模优势，摆脱代理商的中转成本，直接与制造商交易，保证了产品质量，大大降低了采购成本。}

企业在确定采购流程的重要性之后，下一步就是流程设计。以下是有效采购流程的七个步骤：第一步：确定所有业务单位对商品和服务的需求当企业中的任何业务单位需要从外部供应商获得货物/服务时，采购周期就开始了。因此，采购过程的第一步需要识别和合并企业中所有业务单元的需求。这提供了支出领域和类别的可见性，以确定通过支出分析节省成本的领域。第二步：确定和评估供应商名单一旦业务单位确定了他们的需求，下一步就是确定可能提供商品/服务的潜在供应商名单。这个过程涉及简单的网络搜索或通过更结构化的措施，如RFP、RFQ 和 RFI。这个过程的目的是评估相关供应商。评估指标包括定价、服务质量、行业声誉和认可、保修和保证条款以及客户服务。第三步：与选定的供应商协商合同在选择供应商满足企业的要求之后，合同流程就开始了。对于任何企业来说，签订合同都是创造最大价值和促进买方与供应商合作的关键步骤。这个过程包括评估价格结构、工作范围、条款和条件、交付时间等关键因素。详细的合同分析和谈判可以洞察更多的成本节约机会，包括动态折扣。第四步：提出采购申请并下达采购订单在企业与供应商敲定合同后，下一步是提出采购请求（PR）。PR包括商品/服务、价格和数量、供应商信息和审批流程的描述。一旦PR获得批准，财务团队将向供应商发布采购订单（PO），其中记录了PO编号、付款条件、供应商信息等信息。第五步：在收到发票后完成付款流程供应商收到采购订单后，会发送一张发票，说明所要求的商品/服务的价格。一旦企业获得了PO并开出了发票，采购团队就会对其进行匹配以确保质量和数量。根据企业与其供应商之间建立的支付条款，在交货前或交货后支付。第六步：接收并审核所要求的货物/服务的交付根据付款和合同条款，供应商提供货物/服务。收到后，公司应进行审核，以确保供应商符合质量要求。第七步：保存发票的正确记录在收到交付后，作为最佳实践，有效地存储所有发票以跟踪支出和企业内的各种支出类别是很重要的。总结与过去的流程相比，采购已经成为一个企业不可缺少的长期战略。但随着采购流程越来越复杂化，有很多企业便纷纷采用现代的采购软件来简化杂乱的采购流程并保持透明化。使用像8Manage SRM一样可靠的采购管理软件，便能有效的简化采购流程将加快采购效率，可以更好地控制并监视采购生命周期的每个阶段。以高效的8Manage SRM采购管理软件为例，可以实现以下好处：○ 供应链管理○ 供应商关系管理○ 财务报告、预测和审计○ 合同管理○ 为流程注入透明度○ 保持过程准确和一致虽然企业有不同的采购需求和不同的采购过程，但选择现代自动化的采购管理软件以此来加快采购流程，便大大的节省了时间和资源你不熟悉的，我熟悉，你熟悉的，我更熟悉！}