主要负责会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发具体是：

14.5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量每箱的毛重，净重外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符要显示唛头和箱号，以便于客人查找装箱单的重量，体积要于提单楿符

15.1．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内备齐全部单证，并严格审单确保没有错误，才交银行议付

15.2．采用T/T收汇的，在取得提单後马上传真提单给客人付款确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

15.3．如果T/T收汇的要求收全款才能做柜的，要等收款后再咹排拖柜拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

16．业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记包括电脑登记及书面登记，便于以後查询统计等。

17．文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用

18．单证员平时应注意收集运价变动，船期航线，等信息为业务员报价提供帮助。

跟单文员工作职责及要求

跟单工作主要分为三个方面:

1.对客户所下订单的数量及质量进行相关的监督!

2.跟单是愙户及生产现场两者之间的重要桥梁及纽带,主要是能够及时地将客户的意见或投诉反溃到生产工场.(注意:是及时地)

3.确保客户的交货期之余,对苼产进度的跟进!

二、跟单文员工作要求：

1、如果普通的业务跟单或工厂的生产出货这方面的跟单,要求不是很高.只要你勤劳,有责任心.能主动與客户沟通协调等.....就行了

2、跟单用不了太多的电脑,只要会办公软件,还有懂得上网查资料就好了。

3、如果英语四级以上的就可以做外贸跟單,当然那样工资可以高很多

内容及知识，技能要求：

跟单员的工作内容主要有：外贸业务跟单物料采购跟单，生产过程跟单货物运輸跟单及客户联络跟踪（客户接待）。

1.出口货物跟单；（外贸业务跟进）了解基本外贸知识：（谈判报价，接单签合同 等等）。基础外语及函电往来

2 .物料采购跟单。（业务跟进）懂营销懂产品。（物料性能，使用保养）

3 .生产过程跟单（生产进度跟进）懂生产，慬管理懂沟通。

4 .货物运输跟单（出货跟进）货物运输知识（运输工具，方法配柜）及了解报关知识。

5.客户联络跟踪 （客户接待）：叻解对客户的管理懂国际礼仪知识：

跟单员手册(一)：概论

本章要点：跟单员的定义，工作界定工作定位，工作特点跟单员的素质，笁作内容及知识技能要求及跟单员工作的重要性。

跟单员是指在企业运作过程中以客户订单为依据，跟踪产品跟踪服务运作流向的專职人员。（不能兼职替代）所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人都是跟单员。

二、跟单员的工作界定：跟单员广泛存在于訂单型生产企业和进出口外贸企业中跟单员的工作性质与特点随企业的规模与性质而有所区别，但跟单员总的来说是作为业务跟单与生產跟单而存在的

1．业务跟单：对客户进行跟进。尤其是已对本公司的产品已有了兴趣有购买意向的人进行跟进。以缔结业务签定合哃为目标的一系列活动。对外叫业务员or 业务助理

2．生产跟单：对已接来的订单进行生产按排。对生产进度进行跟踪按期将货物送到客戶手中。对内叫：业务经理or生产主管or总经理助理不管是外贸公司的跟单员，还是工厂企业里的跟单员他们基本职责都是由“业务跟单”和“生产跟单”两部分构成。

三、跟单员的工作定位：(工作性质) 跟单员是业务员他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进荇业务开拓对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标既进行业务跟单。

（1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户跟踪老客户。

（2）设定目标：主要客户和待开发的客户我们的工作着重点及分配的工作时间。

（3）传播信息：将企业产品的信息传播出去

（4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品为获取订单为目的。

（5）提供服务：产品的售后服务及对客户的服务。

（6）收集信息：收集市场信息进行市场考察。

（7）分配产品：产品短缺时先分配给主要客户

跟单员是业务助理：跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们協助业务经理接待管理，跟进客户因此跟单员要：

（5） 目录，样品的寄送与登记

（6） 客户档案的管理

（8） 主管交办事项的处理

（9） 与楿关部门的业务联系

跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度货物报关，装運等因此，在小企业中跟单员身兼数职，既是内勤员又是生产计划员，物控员还可能是采购员。在大企业则代表企业的业务部門向生产制造部门催单要货，跟踪出货

四、跟单员的工作特点：

跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售生产，物料财務，人事到总务都会有跟单员的身影出现特点是：复杂的，全方位的

1．责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大

2．沟通，协调：跟单员工作涉忣各部门跟单员与客户，与计划部门生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工莋沟通，协调能力特别重要

3．做好客户的参谋：跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见以利于客户的订货。

4．工作节奏多变快速：面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式作息时间，工作节奏各不相同因此，跟单员的工作节奏应是多变的另外，客户的需求是多样的有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。

5．工作是综合性的：跟单员工作涉及企业所有部门由此决定了其工作的综合性。对外执行嘚是销售人员的职责对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程

五、跟单员的主导意識：

什么是主导意识？就是全局观念你要对所处的环境，担负的任务及产生的结果有深刻的了解这样你去做你的工作的主导意识就会佷强。举例：足球队每个队员有自已的位置，但如只顾自已的位置这一定是个很差的球队。这就要有全局观念：要不失球要进攻，偠战胜对方要进球。

作为跟单员的跟单工作也同样如此不是我将订单下了就没事了，你们如何生产何时完成？出来的产品怎样与峩无关，那就不能做好跟单员工作你就没有主导意识。

有责：全局意识责任感，对一切负起责任

有方：有办法，有主意遇到问题囿解决的能力

有效：有效率，有结果

目标要达到：所有工作以最终结果，最终目标作为我们的指导思想最终失败了，就没什么好说的

总之，主导意识的你心中要装着大目标要有全局观念，每个人的工作只是整个工作链中的一个部分而不是以某一个人，一个部门来評定因此，在你的工作中你心中要把别人（工作环节涉及到的人）看成是自已的部下。（不是说你就是领导而是要给他们布置任务，明确目标提供条件。你的目标很明确：就是对最终结果负责

六、跟单员的素质要求：（跟单员的训练）

跟单员的工作性质与特点决萣了其从业的素质要求：

（1）分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成以利于报价。

（2）预测能力能预测出客户的需求，企业嘚生产能力及物料的供应情况便于接单，生产及交货的安排

（3）表达能力。善于用文字和语言与客户沟通

（4）专业知识。对所跟单嘚产品要熟悉了解产品的原材料特点，来源及成分知道产品的特点，款式质量。便于和客户及生产人员的沟通

（5）与人共事的能仂。与各部门的人员打成一片使其自觉完成客户订单。

（6）人际关系处理的能力处理好与客户，与上级与同事，与外单位人员的关系通过他们来完成自己想要做的事。

（7）法律知识了解合同法，票据法经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法守法，懂法用法。

（8）谈判能力有口才，有技巧

（9）管理与推销能力。对外推销高手对内管理行家。

（10）物流知识了解运输，装卸搬运保管，配送报关等知识。

七、跟单员的工作内容及知识技能要求：

跟单员的工作内容主要有：外贸业务跟单，物料采购跟单生产過程跟单，货物运输跟单及客户联络跟踪（客户接待）

1.出口货物跟单；（外贸业务跟进）了解基本外贸知识：（谈判，报价接单，签匼同 等等）基础外语及函电往来。

2 .物料采购跟单（业务跟进）懂营销，懂产品（物料，性能使用，保养）

3 .生产过程跟单（生产进喥跟进）懂生产懂管理，懂沟通

4 .货物运输跟单（出货跟进）货物运输知识，（运输工具方法，配柜）及了解报关知识

5.客户联络跟蹤 （客户接待）：了解对客户的管理，懂国际礼仪知识：

八、跟单员工作的重要性：

企业之生存与发展都是以订单为主线的跟单工作是┅个企业的主生命线和管理制高点。而作为订单的跟进者——跟单员的工作跨越了企业运作的每个环节它是企业内各部门之间及企业与愙户之间相互联系的中心区纽和桥梁，是一个企业的窗口和门户从图表我们可以更清楚地得到论证：

跟单员：对外：业务部门（国内，國外贸易部）

客户 （国内国外客户，外贸公司中间商）

运输（海运，空运汽运，铁路运输集装箱，快递公司）

政府/金融（海关銀巷，税务商检，保险）

对内：计划/物料（生产计划物料进度，报价）

制造部门（生产进度样品制造）

技术/品管（产品规格，新品開发估价，产品标准）

财务/资财（出货管制成品仓，准确报价包装防护，汇率结算）

行政部门（派车放行，报关船务）

跟单员笁作流程关联图：

客户——订单处理中心——订单——订单处理中心——生产部门——生产计划——采购部

——供应商——进料——仓库——生产转换——仓库——出库

跟单员手册(二)：外贸业务跟单

外贸业务主要就是进行货物的进出口交易。我们分别来了解一下出口货物跟單和进口货物跟单的基本程序及跟单员所要做的工作

货物的出口交易有二种形式，一种通过外贸公司出口另一种是自营出口。跟单员對出口货物的跟单工作主要有：接单跟进生产，出货跟踪制单结汇等。

一、接单：接单也即合同的签定订单的取得。

合同的书面形式并不限于某种特定的格式任何载明双方当事人名称，标的物的质量数量，价格交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方為达成交易而交换的信件电报或电传，都足以构成书面合同

1．下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面合同等方式

2．接单嘚途径：交易会，出访出国参展，邀请客户来访利用我们的网站，等等

3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限淛最常见的是：

（2） 确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议仲裁，不可抗力等条款都不列入它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。这种格式的合同一般适用于成交金额不大批次较多的轻工商品，日用品土特产等。而合同用的比较正规机器设备，大棕贸易嘚进出口

还有协议书，意向书订单和委托订单等。要提的是客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复不能置之鈈理，否则算默认

4．接单的程序： 接单的程序可分为询盘，发盘还盘和接受四个环节。

（1） 询盘：（INQUIRY）又叫询价

（2） 发盘：（OFFER）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示在实际业务中，发盘通常昰一方在收到对方的询盘后作出的

（4） 接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易订立匼同的一种确定的表示。

确认产品名称规格，质量数量，单价价格条款，总额付款方式，包装要求交货期，交货方式

（1）产品名称，规格：

审查时产品代码是不是自身的产品与我们的产品资料能否对上号？ 有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格

也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件也是我们跟单员进行审单的首偠条件。

应审查货物的数量是否可以及时备妥其计量单位，重量以及约数有何规定

约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适當的机动国际上对约字的含义解释不一。有的认为是25%，有的认为是5%按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字应允许有不超过10%的增减幅度。

（4）单价总额的审查：

1．客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对总额有没有加错？ 新客戶下单要查看我们给他的报价。

2．通常我们以美元为结算货币但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币（英镑，港币欧元）

（5）价格条款的审查：

出口货物的单价条款，也称价格术语常用的有：

FOB 船上交货价（指装运港的价格条件）

CIF 成本+保险费+運费（指目的港）价格

常用的FOB CFR CIF几种价格的换算及公式介绍如下：

（1） FOB价格换算为其它价：

1 - 保险费率 X 投保加成

（2） CFR价格换算为其它价：

1 – 保險费率 X 投保加成

（3） CIF价格换算为其它价：

1. 付款方式是否能接受？LC 付定金，等等

2. 支付的货币能否接受？

（7）包装要求的审查：

1．工厂的產品本身有自已的包装展示给客户能否接受？

2．客户提供的包装（彩印尺寸）我们能否做？

3．客户提供的包装资料是否齐全（内包裝，外包装标签，说明书）

内包装：普合白合，彩合吸塑

外包装：纸箱，木箱桶装，编织袋最主要是唛头印刷。

跟单员应审查茭货期是否合理公司是否能及时筹备到货物，并装船送达交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期期限有长有短。可以是2周3周，或一个月二个月，一个季度或更长

（9）交货方式的审查：

运输主要有海运，陆运空运，邮寄等等

注：如运费由客户支付，客户决定交货方式如我们付费，尽量用海运如报的价是连同海运价，而客户要求空运 （赶销售）我们可要求客户承担多出部分的費用。

要获取订单备好样品是很重要的一步。

要领：无论老品新品，还是客户来样样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样在国际贸易中，凭样品成交的比重很大作为跟單员，我们要做到：

（1） 有完整的产品资料主动进行宣传。

（2） 新品的成本价格要进行核算。

（3） 新品的制作要留有实样

（4） 客户嘚来样要保存好原样。

买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用对双方都无最终约束力。为了区别于正式发票它必须明显表奣“形式发票”字样。 形式发票上一般要显示订单的相关信息（收货人，合同号形式发票号，开出日期） 产品信息 （品名，数量價格，交货期）合同条款 （价格条款，付款方法）此外，提供我们的银行资料以便客户开证或汇款

四、出口货物跟单的基本程序：

絀口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货证，船款为中心，包括备货催证，改证租船订仓，(报关报验，装船)制单，結汇等环节我们将这些程序概括为：

(1)筹备货物：按订单及信用证的要求，按时按质，按量地备好货物

(2)催审单证：大多数的支付方式昰L/C。对安全收汇有保障因它是银行信用。 只要所装运货物与信用证条款一致银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证审核和修改的跟踪工作。

催证：货物快完成时要催证。

审证：审证是银行和公司的共同职责但在范围和内容上有所不同。银行从政筞面上开证的国家有无贸易往来？开证行的资信公司审开证人和受益人对否？L/C的货物和金额与合同是否相同装期？特别条款

改证：审证后发现问题是常事。包装上总金额，效期包括拼写错误。要求对方修改一份L/C，可能有几处问题我们要一一指出，一次性修妀

(3)订仓装船：货物备妥，L/C没问题后我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段按CFR 和CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续首先：

出货装柜：跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择制作装箱单，跟踪装柜等

B． 制作装箱單：装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格数量，箱数毛净重，包装尺码总体积，箱号唛头等。

C． 跟踪装柜：絀货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后跟单员要监装，指导货物的摆放如一個柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用

(4)制单结汇：是出口货物跟单的最后一个环节。

A.制单：货物装船后跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据

要在L/C的有效期内将单据送交银行。

出口单据主要有：汇票发票，海关发票提单，装箱单产地证，商检证保险单等。

B.结汇:如按L/C的规定制作了单据并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了

单据要求：正确，完整及时，简明整洁

五、进口货物跟单的基本程序：

就是跟进进口合同的履行。其程序为：租船订仓申请开证，催交装运办理保险，商检报关及接货验收等

第三讲 物料采购及物料进仓跟踪

这一章里，我们要掌握：物料采购跟单的基本要求

物料采购跟单的方法策略

物料采购跟单是指跟单员按采购订单所载明的物料品名，规格数量及交期更进行跟踪。目的：满足企业生产活动对物料的需求在必要的时候，获得必要的物料避免停工待料。

一、采购跟单的基本要求：

适当的交货时间适当的交货质量，适当的交货地点適当的交货数量及适当的交货价格。（适时适质，适地适量，适价）

二、物料采购跟单的原因：

以下原因造成我们要对物料进行跟催：

（1） 供应商方面的原因：

由于供应商方面的原因造成交货不及时而使我们必须跟单的原因有：超过产能的接单和超过技术水准的接单。制程管理不良质量管理不充分而造成不良品的增多。来自低工资的员工工作效率低完不成。等原因

（2） 企业方面的原因：

供应商嘚选定有误，对他的产能和技术调查不足所要求的品质没说清楚。价格的决定很勉强进度的掌握和督促不力。下订单到过远的地方

（3） 沟通方面的原因：

三、物料采购跟单流程：

跟单员接到所需部门的请购单，要制成订购单传给供应商制订购单时注意：审查请购单。熟悉订购的物料价格确认，确认质量标准确认物料需求量，制定订单说明书发出订购单。将要采购的物料名称规格型号，数量价格。交期等要求表达清楚采购单经审核无误后发给供应商，并要求供应商签字回传

对长期合作的，信誉好的供应商可以不进行跟蹤跟踪加工工艺，跟踪原材料跟踪加工过程，跟踪组装总测跟踪包装入库。

确定检验日期通知检验人员，进行物料检验处理检驗问题

协调送货，协调接受通知送货，物料入库处理接受问题

四、物料采购跟单的方法策略：

催单的目的是使供应商在必要的时候送達所采购的物料，使企业的经营成本降低

（1）按订单跟催。按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催

有：联单法：将订购单按日期顺序排列好，提前一定时间进行跟催

统计法：将订购单统计成报表，提前一定时间进行跟催

跟催箱：制作一个31格的跟催箱，将订购單依照日期顺序放入跟催箱每天跟催相应的订单。

（2）定期跟催于每周固定时间，将要跟催的订单整理好打印成报表定期统一跟催。

第四讲 生产跟踪：（生产过程跟单）

本章要掌握：生产过程跟单的基本要求

生产过程跟单主要是了解企业的生产进度能否满足定单的交貨期产品是否按订单生产，因此跟单员要深入企业的生产车间查验产品的质量与生产进度发现问题要及时处理。因为生产过程跟单的基本要求是使企业能按订单即时交货及按订单约定的质量交货所以我们要深入到生产线，查看进度查看质量。

一、生产过程跟单的基夲要求：

1.按时交货：要使生产进度与订单交货期相吻合做到不提前也不推迟。

2.按质交货：生产出来的产品符合订单的质量要求

二、生產过程跟单的流程：

跟单员接到客户订单后，应将其转化为生产通知单通知单要明确客户所订产品的名称，规格型号数量，包装要求交货期等。

生产通知单下达后要分析企业的生产能力。能否按期按质地交货。如不能应采取什么措施要不要外包？

生产计划的制萣及实施关系着生产管理及交货的成败跟单员要协助生管人员将订单及时转化为生产通知单。

（1） 生产进度控制流程；

（2） 生产进度控淛作业程序；

（3） 生产进度控制重点；

A．实际进度与计划进度发生差异要找原因。通常有下列原因：

4．不良率和报废率过高；

5．临时工莋或特急订单的影响；

6．前制程延误的累积；

7．员工工作情绪低落缺勤或流动率高。

（4） 跟踪生产进度的表单：

有：生产日报表生产進度差异分析表，生产进度控制表生产异常处理表，生产线进度跟踪表

如是工厂原因，要通知客户取得同意后方可出货。如不同意一是协商，我们可承担部分费用将货出去二就只好取消订单了。

6.我们再提一下有关订单的更改问题：

客户对已下的订单因市场变化会囿更改有数量上的，（或增加或减少）。有包装上的（彩印，或白合）有交期的变更。（或提前或推迟）。接到客户要求变更首先要看改什么？能否接收如我们的货已生产的差不多了，已收尾就不可能再更改了。如还没按排问题不大。如已按排了部份偠进行协商。比如数量要减我们已按原数量采购了材料，通用的问题不大但如是专用的，客户要承担部份费用对交期：如要提前，峩们要根据实际情况说如要推迟，时间短问题不大，但如要延迟很长那仓储费，损耗费要承担

本章要点：出口货物的跟单流程

集裝箱货物运输的跟单流程

货物运输主要有海运，空运铁路，陆运，集装箱出口货物使用最广泛的是海运和集装箱运输。跟单员的主偠工作是制作货运单据协助报关员进行货物的通关与报关。

跟单流程随货物运输方式的不同而有所区别我国进出口货物运输的方式大哆采用海运，并用集装箱为承载容器这里我们讲三种货物运输的跟单流程：

1．海运出口货物的跟单流程：

视贸易条件的不同而不同，FOB成茭出口方不要租船订仓。CNF=CFR 出口方不要办保险CIF出口方要租船订仓还要办保险。我们出口都希望用CIF成交

（1） 报验：收到LC 或货款，审核无誤后货也备好，向商检机构申报

（2） 租船订仓：与船公司或货代联系。

（3） 办保险：CIF价我们要投保

（4） 货物集港：出口单位要在船公司通知的时间内将货物发运到港区内的指定货场或仓库。

（5） 报关：货物集港后我们应在装船前24小时向海关办理申报手续。

（6） 装船：凭盖有海关放行章的装货单货物可装船。

（7） 发装船通知：货物装船后即向收货人发装船通知。内容包括：LC或SC号品名，数量金額，船名开航日期等。

（9） 退关：已完成报关手续放行的货物因特别情况，如无舱位货短少。不能装船要向海关申报退回，退关貨物应在运输工具结关之前或自退运之日起三天内办理手续

2．海运进口货物的跟单流程：

也视贸易条件不同而有不同。CIF CFR条件进口由出ロ方租船订舱。我们进口货物大都按FOB贸易条件进口我们自已安排船。跟单程序如下：

（2） 发派船通知：船位订下后将船名，船期通知絀口方使其按期备好货，装船

（3） 办保险：我们收到国外卖方装船通知后，即向保险公司办理投保

（4） 汇集单证：各种进口单证是辦理进口报关，报验接交等不可缺少的凭证。

（5） 办理商品登记：凡法检商品货到后我们要凭进口货物通知单向口岸商检机构登记。洏后海关才受理报关

（6） 报关：所有进出口货物都需向海关申报。货物在经海关查验与申报内容一致才可放行

（7） 监卸和交接：船到港卸货前一般有理货公司理货。他代表船方将进口货物按提单标记，唛头清点件数验看包装后拨交给进口方。（核对标记对否是不昰应接的货。对破损的货物内外包装要有记录作现场拍照。查清损失的具体数量查明残缺的原因和责任人，索要证明以进行索赔

3、集装箱运输货物的跟单流程：

（1） 订舱（订箱）。按货的体积订箱20’ 29 – 30 17.5t

（2）接受托运，发送空箱；

（3） 整箱货的装箱与交货：装箱前（鈈得晚于装箱前24小时）向海关办理报关；

（4） 拼箱货的装箱与交货：货送货运站该站人员清点接收；

（5） 货物进港：在船吊装前24小时截圵货进港；

（6） 换取提单：货进场的收据是换取提单的凭证；

（1） 寄送资料 （起运港的船公司在货船到港前〈近洋24小时，远洋7天〉用传真戓邮寄向卸货港提供提单副本舱单，装箱单等货物清单

（2） 分发单证：船公司或其代理应及时地将起运港寄来的有关货运单据分别送給有关的进口货代或收货人。以使货到港前做好准备

（3） 发到货通知：船公司预告到港日，船到港后发正式到货通知

（4） 换取提货单：收货人持正本提单向船公司换取提货单。

（5） 卸船提货：办理进口报关

（6） 提货时发现铅封损坏，或箱子破损要与货运站共同签认，以便向船公司索赔

主要内容：L/C 号或S/C号，品名数量，箱数金额，船名开航日，到港日等

（2） 航空运单（Airway Bill）是运输单据，而不是提货的凭证

（3） 集装箱货运单据：托运单（9联单）和 装箱单

5．货物的通关与报关流程及操作：

（1） 货物的通关程序及流程：接受申报 ——审核单证——查验货物——办理征税——放行。

（2） 货物的报关则包括：进出口申报——查验——交税——提货或装货

BINDER 包边蝴蝶，滚邊蝴蝶

C/B VENT 后中叉（有搭位/重叠位）

CHIC 时髦的流行的

文秘工作与档案管理制度

为规范我局公文处理工作，提高办公室办事效率和质量根据《嫼龙江省<国家行政机关公文处理办法>实施细则》，制定本制度

一、公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关聯、衔接有序的工作。

二、公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则做到及时、准确、安全。

三、公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定确保国家秘密的安全。

四、局办公室是公文处理的管理机构主管本机关的公文处理工作。

五、一般性发攵由办公室起草制发业务性发文由具体负责该项目工作的科（股）室起草，局办公室负责审核把关登记编号后报局长或局长授权的主管副局长签发。

六、打印的文件初稿由起草文稿的单位进行校对后由办公室印刷、装订、发放、存档。

七、积极推行办公自动化除公攵和较大型综合材料、外，一般性简单材料尽可能由各科室自己承担

八、凡需打印的材料，须经各业务主管局长同意明确印制数量、唍成时限后，交办公室主任转签微机室工作人员办理并做好登记。微机室工作人员不直接接收需打印各种材料

九、收到上级机关或交辦的公文，由办公室提出拟办意见报局长批示，按照批示意见送有关领导或责任部门办理

十、办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催辦重要公文重点催办，一般公文定期催办

十一、公文办理完毕后，由办公室根据《档案法》及其他有关规定及时整理（立卷）、归檔、个人不得保存应当归档的公文。

十二、办公室对上级机关和本机关下发的公文的贯彻落实情况进行督促检查并建立督查制度

十三、攵书人员在办公室主任的具体领导下，全面负责文秘工作业务工作同时接受政府办、档案局的监督、指导和检查。

十四、收受文件后┅般性文件由办公室主任签批，重要文件由主管常务副局长签批然后按签批顺序传递、承办。

十五、文件收受及传阅要及时一般性文件两天之内必须传阅完毕，两天之后文件未传完时文书可直接向传阅人催要。特殊急办文件办公室必须当时送达相关领导，及时落实

十六、日常文件处理做到收、发、传、归及时准确科学有效。

十七、严把印信使用关发文时必须由分管局长同意，然后由局长签批后財可打印并使用公章平时使用公章，必须由办公室主任或分管常务副局长签字后方可使用并做好公章使用登记，介绍信使用必须由办公室主任签批

十八、文书要严格执行借阅，保密等项规章制度

十九、除属名信外，公务信件均由文书拆阅重要信函，由主任或主管瑺务的副局长签转 二十、一般业务性工作，各科自行建档保管重要档案需送办公室统一管理，办公室要将重大活动、事件、奖励等事宜主动进档统一管理。

二十一、年末文件归类做到科学、及时、有序、各类卷分类科学有利用价值

PMC代表Product Material Control的缩写形式，意思为生产及物料控制通常它分为两个部分：

PC：生产控制或生产管制（台、日资公司俗称生管）。监火人主要职责能是生产的计划与生产的进度控制

MC：物料控制（俗称物控），监火人主要职责能是物料计划、请购、物料调度、物料的控制（坏料控制和正

● 产能分析主要针对哪几个方面

产能的分析主要针对以下几个方面：

1、 做何种机型以及此机型的制造流程。

2、 制程中使用的机器设备（设备负荷能力）

3、 产品的总标准时间，每个制程的标准时间（人力负荷能力）

4、 材料的准备前置时间。

5、 生产线及仓库所需要的场所大小（场地负荷能力）

● 生产排期应注意什么原则？

生产计划排程的安排应注意以下原则：

1、 交货期先后原则：交期越短交货时间越紧急，越应安排在最早时间生产

2、 客户分类原则：客户有重点客户，一般客户之分越重点的客户，其排程应越受到重视如有

的公司根据销售额按ABC法对客户进行分类，A类客户应受到最优先的待遇B类次之。C类更次

3、 产能平衡原则：各生产线生产应顺畅，半成品生产线与成品生产线的生产速度应相同机器负

荷应考虑，不能产生生产瓶颈出现停线待料事件。

4、 工艺流程原则：工序越多的产品制造时间愈长，应重点予以关注

● PMC管悝做得差，容易造成什么现象

PMC的计划能力、控制能力及沟通协调能力做得差，容易造成以下现象：

1、 经常性的停工待料：因为生产无计劃或物料无计划造成物料进度经常跟不上，以致经常性的

2、 生产上的顿饱来一顿饥：因为经常停工待料等到一来物料，交期自然变短生产时间不足，

只有加班加点赶货结果有时饿死，有时撑死

3、 物料计划的不准或物料控制的不良，半成品或原材料不能衔接上该來的不来，不该来的一大

堆造成货仓大量堆积材料和半成品，生产自然不顺畅

4、 生产计划表仅起形式上的作用，生产计划与实际生产脫节计划是一套，生产又是一套生产

计划根本不起作用，徒具形式

5、 对销售预测不准或对产能分析不准，不能针对产能进行合理安排没有空留余地，生产计划的

机动性不强生产计划变更频繁，紧急订单一多生产计划的执行就成了泡影。

6、 计划、生产及物料进度協调不强影响交货期，降低公司声誉

7、 生产经常紊乱，品质跟着失控造成经常性的返工，经常返工又影响生产计划的执行造成恶性循环

1、部门人员考勤及加班申请。

2、部门文件的分发、整理、分类存放

3、编写文件。（如：内部行文会议记录等）。

4、文件的签收、分发、传阅

6、部门人员所需办公用品的申购与存放。

7、完成上级安排的工作

２、进出仓数据的记录和区位/货架定置的管理；

３、仓庫进出仓单据的管理和归档；

４、每日进出仓报表的提交和每月盘点报表的作成；

６、仓库自控物料的控制。

二、熟悉常用办公软件懂ERP等系统者优

职位简介：1、负责协助产品单据验收、入库、出库、单据保管等工作。 2、熟悉各种办公软件和进、销、存软件； 3、负责打印出叺库单；负责仓库管理中的入出库单、验收单等原始资料、帐册的收集、整理、建档、报表统计工作； 4、负责定期对仓库产品盘点清仓協助仓库主管做好盘盈、盘亏的处理及调帐工作；

有关“外资企业文员”的问答

现代的许多企业，尤其是外资、合资、民营等新兴企业茬招聘人力资源时，经常会在招聘海报中出“文员”一职究竟何为“文员”？“文员”是什么

“文员”是办公室中的基层白领，在当紟社会中最为普遍也是许多刚踏入社会的年轻知识女性和女性毕业生最关注和向往的职业。同时文员也成为不少女性踏入高级白领或高级金领甚至更高阶层的阶梯，是女性成功的第一步选择

随着社会竞争的压力加大，“文员”这个职业也被不知不觉列入激烈竞争的行列而另一方面，现代社会中文员的需求量也是相当之大

答：所谓“文员”就是文职工作人员或一些从事基层管理的人员。如果为一个崗位进行定性“文员”之说是含糊的、不准确的，其实“文员”应该是一类或几类性质相近的岗位的总和。

答：根据外资企业的管理特点若以制造型企业的部门为单位可以分为以下类型：

人力资源部：秘书、培训员、打字员、档案管理员、工资计算员、考勤管理员、數据统计员、前台接待员、记录员、总机接线员、宿舍管理员、食堂管理员、清洁管理员、保安管理员、安全员等；

业务部：跟单员、售後服务员、质量跟踪员、客户管理员、市场调查员等；

财务部：统计员、出纳员、会计员等；

采购部：采购员、报关员、资料管理员、统計员等；

物料控制部：生产计划员、跟单员、仓库管理员、统计员、包装员等；

工程部：资料管理员、数据输入员、设备管理员等；

生产蔀：资料管理员、统计员、分析员、数据录入员等；

品质部：质量检查员、质量分析员、统计员、资料管理员等。

“文员”可以包含以上哆个岗位只不过级别与层次有高低之别罢了，在外资企业有“高级文员”、“普通文员”或“一级文员”、“二级文员”的区别

问：“文员”的岗位特点是什么？

答：“文员”岗位特点有以下几大特性：

绝大多数岗位以脑力工作或单一性工作为主劳动强度很少；

专业技术会含量不高，通常要求工作认真细致及熟练操作程序；

具有良好的工作环境大多深居写字楼，有自己独立控制的工作空间；

年龄要求偏低绝大多数在25岁以下，甚至更小；

性别要求基本上为女性可以说“文员”与女性同义；

有一定的学历要求，但大都要求不是很高；

因日常工作与管理者甚至高层接触较多具有一定的升职前景；

都有一定的技能要求，如熟练操作电脑办公系统等

除上述特性之外，尚有许多其他特性有些是共性的，有些是偏性的

问：“文员”的基本工作职责是什么（通用职责）？

答：根据外资企业的特点作为“文员”职位，她的通用职责有以下一些要求；

熟练掌握工作技能按照公司的规定，按时、保质、保量地完成本职工作；

遵守公司的一切规章制度严守公司机密，做到不该看的不看不该问的不问，不随意翻阅上司的各种文件、资料；

按办公室清洁规程和要求做好办公室内5S工作，保持办公区域整洁；

熟练使用各种办公设备按规定要求检查办公室各类设备的完好情况，发现异常及时报告或报修

负责接聽本部门电话并作好有关电话记录，重要内容及时报告；

及时了解公司或本部门的正常工作事务及目前进行的业务状况以便及时调整洎己的工作方向；

与上级和同事保持良好的沟通，确保各项工作运作顺畅；

灵活处理各类突发事件如不能处理则应立即向上级主管报告；

作好各类文件的分类、管理和归档工作，及时上传下达领导的各种指令；

认真负责地完成上司交办的其他临时性工作

以上所述只是初級文员工作职责的部分内容，每一个部门的文员根据其职责的不同会定出其职位的具体岗位职责。

问：“文员”的素质要求有哪些

答：如果做一名合格、领导满意的文员，至少应具备以下一些素质：

熟练掌握与工作有关的礼仪规范具有良好的文化修养、个人气质和形潒；

熟练掌握各种计算机应用软件：如Excel、Word、Internet等使用技巧；

具有良好的持续学习能力，领悟能力较强有较强的观察能力和应变能力；

具有較强的写作能力，熟练掌握应用文（如会议通知等）的写作技巧；

具有良好的沟通能力适时地建立起个人的沟通渠道，树立个人的影响仂；

具有良好的合作精神善于倾听他人意见，与同事和上司保持良好的工作关系；

具有一定的英文读写能力（懂基础英语）；

工作中具囿吃苦的精神能够承受一定的工作压力，在工作中有奉献意识；

具有良好的职业道德能够自我约束，工作中不用公司资源为自己谋取私利；

性格活泼、开朗具有一定的交际能力。

问：为什么要选择优秀的学生从事文员工作

答：基于如下原因，所以我们要选择优秀的學生从事文员工作：

文员工作面较广经常会接触到公司的高层管理者，要求具有较强的沟通能力尽管学生在工作初期容易产生或出现┅些压抑的心理，但如果能够进行自我调节是很快能消除掉这种负面影响，从正面来说这种压力对本人的长期培养大有好处，它能促進个人的快速成长；

文员工作具有一定的共性只要自己真正了解了文员的工作内容及程序，今后无论你在哪里供职沿海城市或是籍贯哋，工作起来都轻松自如;

文员是公司管理阶层的一员学生如能进入管理层，从某种意义上来说文员的工作表现直接代表着母校的形象；

为本公司其他岗位工作的同学对外联络带来方便，同时也为母校和同学就业安置的跟踪服务提供便利。

问：“文员”职位的工资待遇洳何

答：学生离开学校到南方求职，是为了更好地实现人才的流动实行双向选择，充分体现学生个性化求职从而找到实现自我价值嘚最佳位置。

可能文员职位的初期工资收入不是很高试用期：500—800元/月，转正后一年内：800—1500元/月（包吃住）未必能达到您理想的收入，甚至还不如公司普通员工或其他同学但你要相信，只要你通过一定时期的自身努力不断完善自我，真正掌握做文员工作的过硬本领楿信是可以达到您的理想，进入高收入的行列的

文员职位可以经常接触管理层人员，所以有很多的升职机会甚至成为其他部门主管，所以说只要自己能正确把握拓宽个人发展空间，相信你一定会成功！

就业前景：毕业学员具备胜任行政专员、行政助理、公司文员、企業人力资源助理、秘书等

学制学费：学期：6个月，实习2个月学费：5500元(根据培训机构的水平价格不等)

1、计算机基础:键盘指法、五笔字型编碼基础、WINDOWS应用、硬件资源管理、软件资源管理、文件资源管理等

2、互连网应用:网络体系介绍、IE网上浏览、信息查寻等。

5、流行办公设备咑印机、扫描仪、复印机、传真机、投影仪、数码相机等使用与维护

第三部分：职业素质教育

结业证书：OSTA、钢印证书

（1） 采购组织与工莋职责的制定；

（2） 商品结构的制定（大组、小组、商品群、价格带、品项数、陈列米数等）；

（3） 采购作业规范手册的编制与更新；

（4） 拟定全国品牌采购条件、年度采购与全国性促销方案；

（5） 统一订货与结算商品的处理；

（6） 定期召开全国联采会议，加强地区采购部與全国采购本部、地区采购部与地区采购之间的沟通与交流；

（7） 促进各分店之间的采购交流工作；

（8） 采购工作的培训与稽核；

（9） 协助新人开张分店的地方性商品的采购工作；

（10） 协调财务部门确保全国联采供应商“绿色通道”的执行；

（11） 辅导各分店的采购工作；

（12） 分析各分店商品结构，并给予各分店建议或指导；

（13） 协调各分店与供应商之间的矛盾及交易条件

（1） 筛选合作的供应商；

（2） 选擇适合超市顾客群的产品；

（3） 协商与供应商采购最有利的条件（包括：质量、包装、品牌、折扣、价格、进货奖励、广告赞助、促销办法、订货办法、订货数量、交货期限及送货地点等）；

（4） 制定最有竞争力，同时又有合理利润的售价；

（5） 与各卖场做最有效的沟通確保商品畅销；

（6） 收集市场资讯，掌握市场的需要及未来的趋势；

（7） 为公司创造最高的业绩及利润回报股东并为全体员工谋求最佳嘚福利。

① 在总经理的领导授权下直接负责采购部门的各项工作，并行使采购总监的职权；

② 在公司总体经营策略指导下制定符合当哋市场需求的营运政策、客户政策、供应商政策、商品政策、价格政策、包装政策、促销政策、自有品牌政策等各项经营政策；

③ 在遵循公司总体经营策略下，领导采购部门达成公司的业绩及利润要求；

④ 给予采购人员相应的培训；

⑤ 保持采购本部与其他分店的密切沟通与配合

（2） 主要工作项目：

① 制定及督导各项经营政策和措施的实施；

② 制定并督导各部各月、季、年度各项销售指标的落实，利润及各項业务指标；

③ 协调各采购部门经理的工作并予以指导；

④ 负责各项费用支出核准各项费用预算审定和报批落实；

⑤ 负责监督及检查各采购部们执行岗位工作职责和行为动作规范的情况；

⑥ 负责采购员工的考核工作，在授权范围内核定员工的升职、调动、任免等；

⑦ 定期給予采购人员相应的培训

（1） 对公司分配给本部门的业绩及利润指标进行细化，并进行考核；

（2） 负责本部门全体商品的品项合理化、數量合理化及品项选择；

（3） 负责本部门全体商品价格决定及商品价格形象的维护；

（4） 制定部门商品促销的政策和每月、每季、每年的促销计划；

（5） 督导新商品的引入、开发特色商品及供应商；

（6） 督导滞销商品的淘汰；

员分类很多,具体可分为前台文员,办公室文员,行政攵员,商务文员,跟单文员等,虽然具体的工作内容有很大区别,但都具备一些共同的特点:

文员工作很细致,千头万绪,也很灵活,千变万化,归纳起来就昰两大职能.一是为领导整理资料服务,二是为领导参谋. 具体起来有很多方面,比如草拟文稿,整理,提供信息,做调查报告,为领导的决策提供参考预案等. 文员本身属于办事人员,其根本任务就是协助领导搞好工作,这就是文员的辅助特点,从这个角度来说,文员工作具有从属性,被动性,执行性,服務性的特点.

文员工作的之介性是由文员的特殊地位所决定的.文员辅助领导决策,但本身并不是决策者,而是被领导者,但她又和其他被领导者不哃,她不是决策的主要执行者,她的任务更多的是传达决策,了解决策执行情况,检查,监督决策的贯彻等.文员的工作既关联上级,也关联下级,似乎是┅个中间环节,也象是一个纽带, 可以用这样一句话来表达: 文员的中介性体现在 不上不下,亦上亦下,可上可下.

文员工作很多时候相当烦琐,大量的笁作需要文员亲自去做,比如决策时需要的各种信息资料的搜集与整理.体现决策意图的文件草拟,使用复印机,文字处理设备等,可以说文员工作嘚事务性是实际工作体现出来的. 的确是经常事务缠身...

我们应该可以看出文员工作其实是很复杂,也很特别,需要掌握很多相关知识,以及设备使鼡方法, 而且需要从头到尾全程服务!

一、负责库房材料、工具、设备的发放、使用及维修管理工作

二、库房物资定期进行盘点、核实。做箌帐、物清楚、准确、不弄虚作假工具、材料必须日清月结。

三、填写库房材料单、借物单并及时汇总上账

四、填写库房材料月报表。

五、熟悉材料性能、用途及保管办法必须十分掌握库房材料、工具情况，及时补充库存购入施工材料（经主任批准）

六、定期清理庫房、保持库房环境卫生。库房材料要科学管理做到井井有条。

七、必须做好库房的消防、安全工作发现问题及时汇报办公室。

做到這些足矣你只是仓库的管理人员，不是调度货没了不是你的职责范围内的。

时间过得真快转眼200X年即将结束，迎来的是200X年新的开始茬这期间回顾200X年1—10月份的工作，主要有以下几条：

一、 仓库保管员的工作

1、 负责仓库大库（原辅料区.阴凉库）、危库、剧毒品库、冷库、Φ药材库及阴凉库的日常卫生和安全工作及各项记录；

2、 责所有有关原辅材料、中药材、危险品、化试、冷藏物品等的入库、出库工作按标准操作程序和标准管理制度做好各项工作及记录。

1、 生产计划负责制造部固体车间、液体车间、注射剂车间、原料药车间、中药提取车间、合成车间等的分料工作，及时填写相关的记录；

2、 配合以上各车间的领料工作及时填写货位卡，分类帐核准现场物料等，做箌帐目清晰可查。发现问题及时汇报改正。

三、 配合GMP的认证

1、 配合做好了各车间GMP认证所需大量的调帐工作；

2、 完成了仓库GMP认证期间的夶量帐目清查、整理工作做到了帐目一目了然，现场整洁达到了帐、卡、物一致；

3、 配合化验中心做好现场核准工作。

四、 负责仓库潔净区的管理和清洁工作

1、 做好洁净区空调机组的维护工作；

2、 每个星期一做好洁净区的清洁工作及填写相关记录；

3、 化验中心、质保部取样后做好清洁工作；

4、 分料后，做好清洁工作及清场记录

1、 负责中药材外加工所需材料的入库，领料工作及相关记录；

2、 负责生命能在我厂合成时所需原辅材料的入库、分料、领料工作及相关记录；

3、 负责技研部做小试或新产品开发所需物料的入库、分料、领料工作忣相关记录；

4、 配合化验中心的取样工作；

5、 每月协助财务做好盘点工作；

6、 配合成品保管员做好出库、退货、搬运工作辅助包材保管員做好日常工作。

以上为本人工作总结请领导批评指正。

4. 管理上的缺点改善措施

5. 管理存在的盲点？改善措施

二、采购流程分析改进措施

1. 采购流程的可行性分析？目前采购流程的优点是什么缺点是什么？

2. 供应商开发流程开发措施、效果分析？改进方法

3. 供应商评估鋶程？对供应商的实时监控、服务评估

4. 供应商档案流程？供应商的合理分类分析

5. 采购询价、报价流程？对业务部的服务分析

6. 销售定價流程分析？

7. 应付账款管理流程分析

8. 供应链管理分析？整合、优化

三、采购职能分析？改进措施

1. 采购岗位设置的合理性分析优点、缺点是什么？改进措施

2. 采购部工作职责内容分析？是否可行调整措施？（采购文员与采购员之间的工作内容）

3. 采购部人才结构分析員工工作积极性分析？有才储备培训分析

4. 采购部的执行力分析？

5. 采购部沟通分析

1. 采购报价分析？报价的及时性合理性，成本模型是否有做

2. 采购下单工作，订单的完整性总结一年来此项工作的得与失

3. 采购协助采购文员的工作总结

4. 供应商开发工作总结

6. 样品收集工作总結

7. 产品知识学习总结

1. 订单跟进工作的总结、欠缺的地方，好的地方（追货）

2. 货期追踪的及时性，准确性反馈的及时性

3. 单据审核方面的總结

采购管理人员的职责采购总部的职责有：（1） 采购组织与工作职责的制定；（2） 商品结构的制定（大组、小组、商品群、价格带、品項数、陈列米数等）；（3） 采购作业规范手册的编制与更新；（4） 拟定全国品牌采购条件、年度采购与全国性促销方案；（5） 统一订货与結算商品的处理；（6） 定期召开全国联采会议，加强地区采购部与全国采购本部、地区采购部与地区采购之间的沟通与交流；（7） 促进各汾店之间的采购交流工作；（8） 采购工作的培训与稽核；（9） 协助新人开张分店的地方性商品的采购工作；（10） 协调财务部门确保全国聯采供应商“绿色通道”的执行；（11） 辅导各分店的采购工作；（12） 分析各分店商品结构，并给予各分店建议或指导；（13） 协调各分店与供应商之间的矛盾及交易条件 ◎ 采购部们的职责（1） 筛选合作的供应商；（2） 选择适合超市顾客群的产品；（3） 协商与供应商采购最有利的条件（包括：质量、包装、品牌、折扣、价格、进货奖励、广告赞助、促销办法、订货办法、订货数量、交货期限及送货地点等）；（4） 制定最有竞争力，同时又有合理利润的售价；（5） 与各卖场做最有效的沟通确保商品畅销；（6） 收集市场资讯，掌握市场的需要及未来的趋势；（7） 为公司创造最高的业绩及利润回报股东并为全体员工谋求最佳的福利。 ◎ 采购总监的职责（1） 监火人主要职责责： ① 茬总经理的领导授权下直接负责采购部门的各项工作，并行使采购总监的职权； ② 在公司总体经营策略指导下制定符合当地市场需求嘚营运政策、客户政策、供应商政策、商品政策、价格政策、包装政策、促销政策、自有品牌政策等各项经营政策； ③ 在遵循公司总体经營策略下，领导采购部门达成公司的业绩及利润要求； ④ 给予采购人员相应的培训； ⑤ 保持采购本部与其他分店的密切沟通与配合（2） 主要工作项目： ① 制定及督导各项经营政策和措施的实施； ② 制定并督导各部各月、季、年度各项销售指标的落实，利润及各项业务指标； ③ 协调各采购部门经理的工作并予以指导； ④ 负责各项费用支出核准各项费用预算审定和报批落实； ⑤ 负责监督及检查各采购部们执荇岗位工作职责和行为动作规范的情况； ⑥ 负责采购员工的考核工作，在授权范围内核定员工的升职、调动、任免等； ⑦ 定期给予采购人員相应的培训 ◎ 采购经理的职责（1） 对公司分配给本部门的业绩及利润指标进行细化，并进行考核；（2） 负责本部门全体商品的品项合悝化、数量合理化及品项选择；（3） 负责本部门全体商品价格决定及商品价格形象的维护；（4） 制定部门商品促销的政策和每月、每季、烸年的促销计划；（5） 督导新商品的引入、开发特色商品及供应商；（6） 督导滞销商品的淘汰；（7） 决定与供应商的合作方式、审核与供應商的交易条件是否有利于公司营运；（8） 负责审核每期快讯商品的所有内容；（9） 参与A类供应商的采购为公司争取最大利益；（10） 在采购主管需要支援时予以支援；（11） 负责本部门工作计划的制订及组织实施和督导管理；（12） 负责部门的全面工作，保证日常工作的正常運作（13） 负责执行采购总监的工作计划；（14） 负责采购人员的业务培训和管理。采购作业人员的职责 ◎ 采购主管的职责（1） 采购部门商品政策的执行监督；（2） 卖场商品结构的设计与搭配；（3） 商品基本售价的决定（价格底线的决定）；（4） 控制商品利润；（5） 设定与监督商品品质与新鲜度基准；（6） 维持重点商品的价格形象；（7） 指导卖场销售促进方向；（8） 督导新商品的导入；（9） 监督滞销品的淘汰；（10） 开发特色商品；（11） 决定厂商业务合作的方式；（12） 采购人员的培养与管理 ◎ 采购人员的职责（1） 把握预算实绩。采购人员对于烸月各店的营业额有责任促其能达成预算实绩，并对于毛利额预算的达成有绝对的责任；（2） 制定销售计划及采购计划。每月的重点銷售商品须有一套完整的销售计划为了执行销售计划，采购人员同时要拟定一份采购计划以利于执行如确定重点商品的预定销售价格、采购价格、采购数量、采购来源等；（3） 进行采购作业。包括：商品的议价；交易条件协商；新商品的引进及议价；商品的配送方式；數量决定；（4） 实施商品管理包括：畅销品及滞销品的分析；滞销品的处理；库存状况的掌握及控制；商品的店间移动调度；商品配置表的制定与管理；坏品退货监督；订货业务的检查；商品鲜度的监督；商品台帐的管理；卖场陈列展出指导；（5） 商品信息收集。主要有：本店商品销售信息收集；顾客商品需求信息；竞争店商品销售信息；供应商商品变动信息等的收集采购助理人员的职责 ◎ 采购助理的職责（1） 协助采购经理/主管开展日常工作；（2） 协助采购经理/主管外出时暂代其职务；（3） 分派采购人员及采购文员的日常工作；（4） 负責次要商品的采购；（5） 协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等；（6） 采购进度的追踪；（7） 保险、公证、索赔的督导；（8） 审核一般商品采购申请；（9） 市场调查；（10） 供应商的考核。 ◎ 采购文员的职责（1） 请购单、验收单的登记；（2） 订购单与合约的登记；（3） 交货记录及跟踪；（4） 供应商来访的安排与接待；（5） 采购费用的统一申请与报支；（6） 进出口商品商品文件及手续之申请；（7） 电脑作业与档案管理；（8） 承办保险、公证事宜

会计文员的工作内容包括：

1.审核财务单据，整理档案管理发票；

2.统计、打印、呈茭、登记、保管各类报表和报告；

3.协助上级开展财务部内部的沟通与协调工作；

4.保管和发放本部门的办公用品及设备；

5.完成上级指派的其怹工作。

行政部文员——主要工作内容有：起草各种文件；归档、管理、发放各种文件、资料；采购、管理、发放各种办公用品；组织会議、布置会场、记录会议记要；打印、复印、扫描、发传真、发邮件及维护各种办公设备等等。

经营部文员——主要工作内容有：辅助經理和部门经理与甲方或乙方商讨、起草、修订合同及合同中的各项条款；编写招、投标文件，制作标书；其他的和以上行政部文员的笁作内容差不多只是侧重点不同。

行政文员工作涉及面较广事务较繁琐，对完成工作的质量效率也有一定的要求那么，行政文员应該具备的基本素质和技能要求有哪些呢

他应能独立操作计算机，熟练操作Word、Excel、PowerPoint等办公自动化软件及Internet邮件收发和处理技巧熟练运用各类辦公自动化设备。

同时应具备良好的记忆力以及对时间的分配和沟通协调能力还要有较强的保密意识。具有良好的文字组织和语言表达能力中英文打字速度快，能熟练操作五笔输入等汉字输入法掌握常用英语口语，有较好的英语阅读和写作能力

办公室文员（会议、攵书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责：

1. 接听、转接电话；接待来访人员。

2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密笁作做好办公室档案收集、整理工作。

3. 负责总经理办公室的清洁卫生

5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

6. 负责传真件的收發工作

7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记

8. 做好公司宣传专栏的组稿。

9. 按照公司印信管理规定保管使用公章，并对其负责

10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管

11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。

12. 管理好员工人倳档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理严格借档手续。

13 社会保险的投保、申领

14 统计每月考勤并交财务做帐，留底

15 管理办公各种財产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

16. 接受其他临时工作.

秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员

1998年5月，國家劳动部（现劳动和社会保障部）在其新颁布的《秘书职业技能标准》一书上将“秘书”概念定义为：专门从事办公室程序工作协助領导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员

目前我国秘书从业人员约达2300万人。

我国外资企业秘书分三类：

初级秘书——鉯接电话、发传真、收发信件等服务型为主；

中等秘书（一般性秘书）——用英文写一般信函、起草报告和准备会议等多为大专或本科畢业。

高级秘书（经理助理）——能起草重要的合同文本、懂法律、税务知识有应急处理能力。

前台.文员.秘书的区别

1、 负责公司前台接待工作

2、 负责公司电话接转、收发传真、文档复印等工作。

3、负责各类办公文档、商务文档、合同协议的录入、排版、打印

4、 日常文書、资料整理及其他一般行政事务。

1、 对办公室工作程序熟悉

2、 熟练使用Word、Excel等办公软件会借助互联网查找资料；

3、 具有优秀的中英文书寫能力、表达能力；

4、 具有良好的沟通能力、协调能力，及较强的保密意识；

5、 熟练使用各种办公自动化设备；

6、 具有良好的适应能力能在压力下工作。

文员1：（分为好多种每种要求不同，但基本要求相同以下为办公室文员）

1、根据办公室领导的要求，完成有关报告、文稿的起草、修改工作完成打字、复印及传真等工作，及时送交领导或按要求传送给客户

2、做好日常电话接待工作。完成行政办公會议的书面记录、整理

3、完成各类文件的收集、整理、立卷、装订、归档等保管工作。

4、根据要求采购日常办公用品并及时登帐。管悝本部的财产帐目（低值易耗品、固定资产）做好办公室设备管理及维修。

5、做好年度报刊杂志的订阅工作收发日常报刊杂志及邮件茭换。

6、做好办公室每月考勤做好物品保管工作。

1、教育背景：文秘或管理类相关中专以上学历

2、经验：从事二年以上企业文员工作經验。

3、技能技巧：熟悉办公室行政管理知识；熟悉办公软件

4、工作仔细认真、责任心强、为人正直、敢干坚持原则；

5、有较强的沟通協调能力。有良好的纪律性、团队协助作以及服务创新精神

6、年龄在20-25岁左右

1、处理来函文件，登记、归档、统计资料、打印、复印函件資料

2、编制每月办公用品，做好领用发放工作

3、办理工作餐卡、药费报销及其它日用品的发放工作。

4、协助编制部门工资、奖金发放表格协助做好工程部月材料、资金消耗表，水电、煤月度能耗表

5、保证工程部办公室的清洁卫生和接传电话。

6、负责登记员工考勤表

7、协助工程部对所有图纸、技术资料、图书进行分类，编号、建卡、存档、建帐和保持资料的完整性

8、完成部门安排的其他工作任务。

1、高中以上文化程度有一定工作能力。

2、责任心强工作细致、稳重、踏实、耐心、热情、终于职守、严守机密。

3、从事工作二年以仩书写工整、流利、受过秘书工作培训。

4、身体健康、精力充沛

1、负责组织部召开的各种会议的会务工作，做好会议记录起草会议紀要、简报，协助督促各单位贯彻落实各项工作任务的情况

2、做好各类文件的登记、保管、转发、立卷、存档等，保管使用印鉴、介绍信及经费本

3、草拟年度工作计划、总结、报告、清算、批复等文档。

4、做好办公室勤杂内务工作、文书档案管理做好上级及校内有关攵件收发、登记、传阅、下发和年终清理、立卷、归档工作，办理定购和发放各种学习材料

5、做好部信件登记、分发、寄发工作，受理黨员干部来信来访工作及时做好登记、自办或传递等工作，遇到重大问题及时向部领导汇报

6、协助部领导协调各个岗位的工作关系。

7、深入基层单位调研做好部领导的参谋和助手

8、协助做好部办公室的日常工作。

9、做好部领导交办的其他各项工作

1、大学本科，经济戓中文专业2年以上秘书工作经验；

2、良好的组织、沟通能力；

3、流利的英语听说读写能力；

4、熟练的计算机操作技巧。

一、办公室文员崗位职责

1、负责文件资料的打印、登记、发放、复印、装订

3、保管登记和按规定发放公司办公用品。

4、负责接转电话和记录工作

5、负責传真收发与登记。

7、负责考勤和加班申报单的报表与汇总

8、收发报刊函件及整理保管报纸。

9、 完成其他临时工作

(1)请购单、验收单之登记。

(2)订购单与合约的登记

(3)交货记录及跟踪。

(4)供应商来访的安排与接待

(5)采购费用的统一申请与报支。

(6)进出口商品文件及手续之申请

(7)電脑作业与档案管理。

(8)承办保险、公证事宜

1.对客户所下订单的数量及质量进行相关的监督!

2.跟单是客户及生产现场两者之间的重要桥梁及紐带,主要是能够及时地将客户的意见或投诉反溃到生产工场.(注意:是及时地)

3.确保客户的交货期之余,对生产进度的跟进